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Implementación eficiente de la norma ISO 9001: claves y consejos

La Calidad es un factor clave en todo negocio porque asegura la fidelidad de los clientes ante los productos o servicios desarrollados. De ahí que obtener el certificado de calidad ISO 9001 sea indispensable.

Además, ante un entorno de competitividad tan notorio como el que existe hoy día, contar con una certificación internacional es una ventaja. 

Quizá, lo más importante aquí es que si deseas darte a conocer como una empresa confiable, debes asegurar y demostrar protocolos que aseguren la calidad. Por ello, hay que evaluar tanto las exigencias de los nuevos clientes como la necesidad interna de la empresa de mejorar.

Aquí te explicamos con detalle qué es y cómo lograrás implementar la norma ISO 9001 en tu organización. 

¿Qué es la norma ISO 9001?

ISO 9000 es una normativa internacional básica para crear Sistemas de Gestión de Calidad (SGC). El SGC (en inglés QMS) es un conjunto de políticas, procesos, procedimientos documentados y registros que definen el conjunto de reglas internas que establecerán cómo tu empresa creará y entregará los productos o servicios a tus clientes. 

En la certificación ISO 9000 encuentras los principios y vocabulario a manejar para entender y validar la calidad en los procesos. 

Por su parte, la certificación ISO 9001 te permite identificar áreas de optimización y actuar para corregir errores y mejorar los procesos comerciales.

👉 La norma ISO 9001 es genérica, aplicable a todas las organizaciones, indistintamente del tipo y el tamaño.

Sin importar las características, tamaño o rubro de la empresa, se pueden aplicar los principios de ISO 9001. Este estándar representa una plataforma desde la cual puedes avanzar hacia otras certificaciones; pues se conforma de guías y herramientas específicas de implantación como los métodos de auditoría

También, es importante resaltar que un SGC según la ISO 9001 pretende la mejora continua de la calidad, teniendo como centro la satisfacción del cliente.

¿Por qué es tan importante la norma ISO 9001?

El estándar ISO 9001 es el único que se puede certificar en la familia ISO 9000. Si bien no es estrictamente necesario, te ofrece una herramienta útil y completa con la cual analizar y determinar los puntos clave que deben ser mejorados.

👉 ISO 9001 es la única que permite la certificación de la familia ISO 9000. Su propósito es lograr la mejora continua y satisfacción del cliente

Gracias a su abordaje podrás hacer una adecuada implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad de forma completa y documentada.

Cómo implementar ISO 9001

Si deseas tener un negocio exitoso, debes cumplir con los estándares de calidad del mercado. La implementación de un sistema de gestión de calidad ISO 9001 lo hace posible, reduciendo la probabilidad de errores e incidencias; también, aumentando la productividad y afianzando el compromiso del cliente.

Principales ventajas de esta norma

Estandarizar las actividades

La norma ISO 9001:2015 es la más importante porque establece un estándar mínimo al que todas las organizaciones deben llegar para establecer un SGC eficiente.

Incrementar la satisfacción del cliente

Lograr identificar y cumplir con los requisitos y necesidades de los clientes es el primer principio del SGC para ISO 9001. El objetivo es que la empresa defina y gestione los procesos necesarios para asegurar que sus productos y servicios fidelicen al cliente.

Entonces, no sólo se trata de mantener la expectativa del cliente, es mejorarla. Una vez entendemos que las empresas dependen de los clientes, se presta mayor atención en conocer la siguiente información:

  • Quiénes son tus clientes.
  • Cuál es el nivel de satisfacción del cliente.
  • Cómo se están abordando los problemas o necesidades que tiene un cliente, para brindarle soluciones.

En resumen, se trata de un proceso dinámico y que evoluciona en beneficio del cliente. De hecho, en la ISO 9001:2015, ya no solo se habla de clientes, sino de “partes interesadas”. Por tanto, colaboradores, socios y demás vinculados a la empresa entran en este enfoque.

Monitorear los procesos

La norma ISO 9001 impulsa la adopción de la gestión por procesos. Esto de manera ampliada se refiere a la identificación sistemática y la gestión de los diferentes procesos empleados dentro de la empresa; así como las interacciones entre tales procesos.

En la versión más reciente, el enfoque se convierte en el apartado 4.4 “Sistema de Gestión de la Calidad y sus procesos”.

Mejorar la eficacia y eficiencia

Al establecer objetivos claros de mejora se puede lograr una reducción de los costes de operación. Para ello, parte de las pautas de ISO 9001 se abocan a documentar los procesos de la empresa y trabajar en la comunicación interna. Con ello también se logra que los trabajadores optimicen su tiempo.

Cómo ayuda ISO 9001 a tu empresa

Asegurar la calidad

Otra parte importante de la norma es que al analizar los procesos relacionados con la calidad, se detecta en qué etapas se producen los fallos en la calidad del producto o servicio. De esta manera, se logra aplicar acciones correctivas, reduciendo la tasa de fallos y de esta forma, ahorramos importantes cantidades de dinero. 

Como puedes notar, éste punto está totalmente relacionado al de la eficacia y la eficiencia y a los anteriores.

¿Cómo implementar el sistema de gestión de calidad?

Para implementar la certificación ISO 9001, la organización debe:

  1. Identificar y valorar los procesos de la organización para poder planificar el SGC.
  2. Planificar el Sistema de Gestión de Calidad, con personal formado o a través de consultoras externas. 
  3. Formación de las personas responsables de la implementación y el desarrollo de la norma ISO 9001, conforme a los requerimientos del proyecto. 
  4. Documentar todo el proceso. Esto permite el monitoreo para garantizar la eficiencia de su implementación, al evitar acciones repetitivas, innecesarias o fuera de pauta.
  5. Implementar los procesos, mediante la realización de todas las tareas que exige el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001.
  6. Auditoría interna, para corroborar el fiel cumplimiento de todos los requisitos que contiene la norma (es un requisito) y el Sistema de Gestión de la Calidad.
  7. Auditoría de certificación, que avala que el Sistema de Gestión de la Calidad se ha implementado de manera correcta

Recordemos que por ser un método de mejora continua, entre los requisitos de la Norma se contempla la recertificación periódica. 

Conclusión

Toda empresa necesita optimizar sus procesos y un software especializado te ayuda a estar internamente comunicado con los colaboradores de cada proceso responsables del sistema de gestión de calidad.

Además, al tener una herramienta de evaluación o checklist podrás controlar la ejecución efectiva de tareas. Sin embargo, aplicar los principios de calidad a las operaciones comerciales también requiere de análisis y rectificación.

Es por ello, que implantar un Sistema de Gestión de Calidad necesita dinamismo, es decir, evolucionar es parte de las claves de la calidad.

Full Audits te puede ayudar a realizar auditorías con informes automatizados, ahorrándote tiempo y dinero. Podrás detectar fallas en los procesos. Incluso puedes identificar riesgos y oportunidades comerciales, mejorar la satisfacción y lealtad del cliente.

En Full Audits te ayudamos a aprovechar todas las ventajas que ofrecen nuestras herramientas con o sin conexión a Internet.

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