Por medio de un sistema de gestión de riesgos las empresas optimizan sus operaciones, ahorran costos, reducen la probabilidad de incidentes humanos, disminuyen el impacto negativo de un evento previsible y mejoran la capacidad de ofrecer soluciones.
Los riesgos o amenazas son capaces de afectar el normal funcionamiento y capacidad de crecimiento o permanencia en el mercado de una empresa; incluso impacta en su reputación.
Adentrémonos ahora en lo que representa el riesgo operacional y cómo afecta en los proyectos de la organización.
¿A qué llamamos riesgo operacional?
El concepto de riesgo en la Norma AS/NZS 4360:2004 para gestión de riesgos en las organizaciones, se refiere a la posibilidad de que suceda algo que incide en los objetivos de la empresa.
Cabe agregar entonces que los riesgos operacionales son aquellos asociados con la ejecución de actividades de una empresa.
Su origen puede estar en problemas internos, incluyendo fallos en los procesos, errores humanos o fallas con sistemas o tecnologías. También se deben considerar acontecimientos externos, como son: desastres naturales y cambios en los entornos reguladores o de mercado, entre otros.
En ese sentido, la gestión de riesgo operacional permite contemplar, evaluar y plantear acciones y soluciones considerando los factores que impactan directamente en los ingresos y capacidad de una empresa para cumplir con las regulaciones.
| 👉 La gestión de riesgos operacionales es una manera de obtener una visión global de la magnitud y trascendencia de riesgos de una empresa a lo largo de la cadena de suministro. |
Actualmente la gestión de riesgos en proyectos y operacionales es mucho más simple, mediante softwares que permiten automatizar procesos; al parametrizar un sistema, con base en estándares internacionales. ¿Qué tipo de riesgos operacionales existen y pueden contemplarse? Te explicamos.
Tipos de riesgos operacionales
Errores humanos
Toda negligencia o error por parte de personas que lleve a pérdidas financieras. Entre los errores humanos se cuentan: conflictos laborales, lavado de dinero, sabotajes, robos, fraudes, espionaje industrial.
También se incluye en este tipo de riesgos un ambiente laboral inadecuado, falta de especificaciones en los términos de contratación del personal o trabajadores con deficiencias en las destrezas y/o capacitación, necesarias para su desempeño.
Fallos en los procesos
Estos riesgos parten del diseño deficiente de procesos u omisiones, que afectan la ejecución de las operaciones mismas y su resultado.
A saber: evaluación inadecuada de contratos y operaciones, incumplimiento de plazos y presupuestos planificados, transacciones fallidas, entre otros.
Problemas con las TIC
Riesgos operacionales originados por el mal uso de las tecnologías de la información y la comunicación, uso ineficiente, problemas técnicos o deficiencias en la integridad, confidencialidad o disponibilidad de la información digitalizada.
Al respecto destacan las debilidades de softwares en la seguridad informática, errores de implementación y programación de plataformas tecnológicas, incompatibilidad entre sistemas o entre un sistema y procedimientos.
Los riesgos de proyectos son riesgos operacionales
El riesgo de proyectos entra en la clasificación de riesgo operacional, ya que puede afectar a la ejecución exitosa de los procesos y actividades dentro de un proyecto. Sin embargo, también puede ser considerado como un tipo separado de riesgo, dependiendo de la perspectiva y enfoque de cada empresa.
Definición de «Riesgos de proyecto»
Los riesgos de proyecto son todos aquellos eventos probables o amenazas que pueden interferir en el logro exitoso de un proyecto, dentro de una organización. Por tanto, afectan su alcance, el tiempo de ejecución, estructura de costos, calidad o resultados esperados.
| 👉 Los riesgos de proyectos están enfocados en aquellos que amenazan el logro de objetivos estratégicos y están enfocados en el cliente. |
Al igual que los riesgos operacionales, los riesgos de proyectos pueden ser causados por factores internos, (falta de recursos, inexperiencia en el personal, fallas con la tecnología); así como factores externos, tales como: entorno económico o regulaciones.
¿Cómo se abordan los riesgos de proyecto?
La manera de abordar eficientemente los riesgos de proyecto es siguiendo las distintas fases, que describimos a continuación:
- Identificación. Cada proyecto tiene una serie de posibles riesgos que puedan afectarlo, por lo que es imprescindible mapearlos, para pasar a la fase 2.
- Evaluación. En esta fase se describe cada riesgo, en cuanto a su probabilidad y el impacto potencial de cada riesgo.
- Priorización. Completada la fase 2, ahora puedes priorizar cuáles de los riesgos identificados tienen mayor probabilidad de ocurrir y mayor impacto.
- Planificación de controles. Con base en la información recopilada hasta el momento podrás desarrollar un plan de acción que permita mitigar cada riesgo e incluso sacarle provecho.
- Seguimiento. Hacer monitoreo constante a lo largo del proyecto, a fin de poder ajustar el plan de respuesta de manera oportuna si es necesario.
- Comunicación. Al momento de tomar decisiones importantes es necesario hacer del conocimiento de quienes participan los riesgos probables.
- Documentación. Es tan necesario como útil llevar registro de todo el proceso de gestión de riesgos, a fin de poder verificar la correcta planeación y actuación durante el proceso.
Principales dificultades para abordar riesgos de proyectos
Para una correcta gestión de riesgos en proyectos hay que partir de reconocer los factores que influyen y que deben trabajarse con el equipo a cargo. Éstas son:
- Cultura de gestión de riesgos. Cuando los trabajadores internalizan los riesgos a los que se pueden enfrentar en un proyecto, tienen una mejor capacidad de respuesta cuando se presentan; sabrá identificarlos y responderá para mitigar los riesgos de proyecto.
- Tiempo y recursos. Es necesario sincerar los tiempos de ejecución de proyectos y asegurar los recursos necesarios, acorde también a las expectativas en los resultados. Si los proyectos se dan con presiones de tiempo y presupuesto ajustados, aumenta el riesgo en proyectos claves para el core de negocio.
- Visibilidad y transparencia. La información relacionada a los riesgos del proyecto deben estar al alcance de quienes toman decisiones para así asegurar la correcta identificación y puntos críticos; así como la priorización de los riesgos.
- Comunicación y colaboración. Sin una comunicación constante y cercana entre los miembros del equipo y los stakeholders se puede dificultar el abordaje de los riesgos de proyecto.
- Experiencia y conocimiento. Cada participante y responsable del proyecto debe contar con la competencia suficiente para ejecutar las distintas fases del proyecto.
Conclusión
La adecuada gestión de proyectos y operaciones permite mantener tu autoridad en el mercado. Por un lado, puedes identificar los riesgos reales para tu organización y trazar un plan que permita minimizar su impacto o convertirlo en ventaja.
Por el otro, logras cumplir con todas las regulaciones importantes; lo que te lleva a mejorar la experiencia y producto o servicio.
Con un software de gestión podrás visualizar todos los puntos críticos de los procesos; también establecer un entorno de colaboración, simplificar tareas, hacer checklist y valorar las condiciones en las que se ejecutan dichos procesos.
Al tener bien identificado los riesgos operacionales y establecer puntos de control podrás apoyarte en la estandarización de estos sistemas digitales; así podrás tomar decisiones que mantengan las operaciones seguras y productivas.
Si deseas automatizar de manera simple y efectiva un sistema de gestión de riesgos, agenda una cita con Full Audits. Te mostramos cómo tener el control sobre los riesgos, en cumplimiento de la legislación vigente.
Si te ha gustado este artículo, quizás te interese:
Supervisar personal a distancia: ¿Cómo evaluarlo y qué indicadores tener en cuenta?
Conoce los 8 principios de la gestión de calidad para mejorar los procesos
La importancia de la calidad aplicada a la gestión empresarial