Cómo hacer y usar un checklist digital

Vincula las bases de datos de tus checklist al formato digital. En Full Audits somos expertos en este sistema.

Las checklists digitales son prácticamente indispensables en la actualidad para que tu empresa funcione a la perfección. Hoy vamos a seguir contándote acerca de esta modalidad, sus funciones y beneficios

El avance de la tecnología es un hecho del cual no podemos escapar. Debemos adaptarnos a los cambios y pasar del papel al formato digital es parte de ello. 

¿Sabías que puedes adaptar los formularios digitales a los distintos procesos de tu empresa para lograr optimizarlos? Además, tienes la posibilidad de personalizar tus formularios como más te guste. 

Beneficios de hacer un checklist digital

Digitalizar un checklist es muy importante hoy en día, ya que queda constancia de que todas las tareas se han cumplido y que ningún paso se ha pasado por alto. Ahora vamos a contarte por qué es conveniente digitalizar una checklist.

  • Las empresas están en cambio constantemente, ya sea por la incorporación de productos nuevos o, simplemente, por cambios en la forma de trabajar. Las checklists se actualizan de forma automática en la app de cada empleado.  
  • Las checklists digitales permiten recopilar datos de manera automática y en tiempo real, lo cual posibilita tener una visión completa del cumplimiento de tareas
  • La digitalización permite añadir imágenes con anotaciones, videos y archivos para aclarar determinados conceptos y tener una idea más clara de la información.  
  • Mejora la productividad, ya que podrás agilizar el procesamiento de los datos y su posterior análisis. 
  • Puedes personalizar tus documentos eligiendo el estilo que mejor se adecúe a tus preferencias. 
  • Al usar un checklist digital podrás ahorrar tiempo para poder invertirlo en otras actividades relevantes. 
  • Las apps de checklist funcionan tanto online como offline, por lo que no necesitas de conexión a internet para chequear o recopilar datos. 
  • Todos tus datos están seguros con los formularios digitales, ya que evitas que la información confidencial llegue a manos equivocadas. 
  • Las checklists digitales centralizan todos los documentos en un solo lugar, por eso mejoran significativamente las copias de seguridad y garantizan su recuperación, en caso de ser necesario. 
  • Potencia la comunicación continua para que todos los trabajadores puedan alcanzar un mejor desempeño.

Quizás te parezca un poco abrumadora toda esta data y pienses que pasarte al mundo digital es algo complicado. Pero te aseguramos que no es para nada difícil. Por eso vamos a contarte un poco sobre cómo utilizar un checklist digital

¿Cómo se maneja una checklist online?

La forma en la que se gestionan los accesos va a depender de cómo se maneja cada empresa en particular, pero aquí vas a encontrar la manera de hacerlo con una herramienta flexible y muy fácil de usar

Existe una gran variedad de plantillas de checklist digitales para que puedas elegir la que se adecúe a tu industria. La principal ventaja es que puedes manejarlas desde tu celular, sin importar dónde te encuentres y con la comodidad que estos dispositivos presentan. 

Checklist digital desde tu dispositivo móvil

¿Cómo funciona el uso de un checklist desde un teléfono móvil? Te lo contamos a continuación:

  • El empleado es el que realiza su checklist desde su celular y tanto él como el administrador son los que tienen acceso a los datos, por lo que la información que se reciba es confiable y segura. 
  • Envía notificaciones de manera automática para que nadie se olvide de realizar la evaluación. 
  • Puedes acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya que todo está guardado en el celular. 
  • Reduce costos, optimiza el tiempo y promueve la agilidad. 
  • Luego de obtener los resultados de los objetivos planteados, se realiza una comparación con el resto del equipo.

Tipspara hacer una checklist digital

Si vas a iniciarte en la digitalización deberás tener en cuenta estos ítems que te presentaremos a continuación:

  • Definir los objetivos y los procesos de cada trabajador de forma clara y concisa
  • Incluir todos los aspectos que aporten información importante
  • Añadir notas e imágenes para lograr una mayor comprensión
  • Elegir una herramientas para digitalizar la checklist
  • Agregar la lista de tareas dependiendo de sector 
  • Indicar tiempo límite para realizar lo marcado
  • Realizar un seguimiento periódico para aumentar la productividad

Otra de las opciones disponibles para tener tu lista de verificación es hacerla en PDF. A continuación, te dejaremos los pasos que debes seguir para hacerla de forma eficaz y exitosa. ¡No te preocupes! Es algo muy sencillo de hacer y tiene varias ventajas.

¿Cómo hacer un checklist en PDF?<

#1 Habilitar la pestaña Programador en Word

Una vez que realices esto, verás que el documento de Word tendrá una pestaña llamada “Programador”.

#2 Insertar una casilla de verificación

Luego de realizar este paso podrás añadir todas las casillas de verificación que sean necesarias para publicar contenido en tu checklist.

#3 Entrar a Modo Diseño

Con este modo activado en Word, cuando modifiques o insertes una casilla de verificación, esta no se marcará. 

#4 Proteger tu checklist

Cuando ya tengas tu lista de verificación creada, es fundamental que protejas el documento para que nadie más pueda modificar tus contenidos. Esta restricción la puedes aplicar “Restringir edición”. 

#5 Convierte tu checklist en PDF

Una vez que finalizaste el armado de tu checklist, deberás pasarla a PDF para que sea más fácil compartirla con todos los miembros del equipo. 

Estos son solo unos pocos tips para hacer una checklist digital. Pero, ¿sabías que no existe un solo modelo de checklist? Por ejemplo, la checklist 5s es muy reconocida y es una de las más utilizadas gracias a su eficacia y sus resultados altamente positivos

¿Qué es una checklist 5s?

La metodología 5s está diseñada para poder construir un ambiente de trabajo basado en la calidad mental y física de los empleados. Los principales beneficios de esta lista de verificación son:

  • Clasificación: se refiere a que solo incluya el equipo necesario. 
  • Orden: quiere decir que el equipo está “etiquetado”para que se identifiquen fácilmente.
  • Limpieza: hace alusión a que las áreas de trabajo se mantengan perfectamente limpias.
  • Estandarización: quiere decir que todo se almacena de una manera coherente.
  • Disciplina: se refiere a que se realizaron auditorías internas y, a partir de los resultados, se mejoró lo que se debía.
  • Conclusión, resumen y certificación.   

En Full Audits tenemos la solución que estás buscando

Full Audits es un software que tiene todo lo que necesitas para que tu empresa haga ese cambio que tanto estás esperando, ya que podrás visualizar todas esas cuestiones que están funcionando bien y aquellas otras que necesitan optimización

En Full Audits podemos ayudarte a tener una gran gestión de tu empresa utilizando todo tipo de checklist. Puedes ver las que tenemos disponibles para ti en nuestra librería de checklist

Si necesitas más información no dudes en visitar nuestra web, en donde encontrarás todo lo que tienes que saber sobre nosotros y los servicios que brindamos. ¡Estaremos encantados de ayudarte a resolver tus problemas! 

Nuestro sistema hace posible estandarizar operaciones y crear informes con los datos recaudados, ayudando así al personal a identificar qué áreas de la empresa están fallando o necesitan un cambio. 

¡Agenda una demo!

Mediante nuestro sistema, todo el equipo podrá estar en contacto directo y permanente, enterados de cada proceso y mejorando al máximo el tiempo invertido. Además, las tareas estarán completamente organizadas y esto se reflejará en un  alto rendimiento de la empresa.

También podrás agendar una demo si así lo deseas, en donde aprenderás a programar, asignar y ejecutar auditorías, crear o migrar tus propias checklist personalizadas, crear incidencias, organizar estructuras ¡y muchas cosas más!

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¡Utilice checklists y digale adiós al papel!

Descargue nuestros checklists para optimizar sus procesos

Preguntas frecuentes

Full Audits tiene dos plataformas, la WEB permite al Usuario realizar configuraciones y visualizaciones de mayor complejidad tales como configurar usuarios, organigramas de establecimientos, armar formularios a medida, ejecutar auditorías de escritorio, visualizar reportes y analíticas. La plataforma MÓVIL está separada para poder funcionar OFFLINE, permitiendo que los Usuarios puedan continuar trabajando aún sin contar con señal de Wifi o Datos móviles, para ello la simplificamos un poco más y solamente pueden utilizarse las secciones de Auditorías, Incidencias y Calendario, preparada para realizar un trabajo in situ en el lugar de auditoría o verificación.

Si. Tenemos un canal de Youtube con la explicación de cada una de las secciones de la App y sus posibles usos. https://www.youtube.com/channel/UCKY959rrtOIZQ5jBAxoCJJA

Se utilizan los mismos datos de acceso para ambas plataformas. Para acceder a la plataforma WEB deberás ingresar a www.fullaudits.com y hacer click en «Login», donde cargarás tu usuario y contraseña. Para acceder a la plataforma Móvil deberás descargarla desde el Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fullaudits.app&hl=es_419&gl=US. 

En Full Audits nos tomamos la seguridad y confidencialidad de la información como un tema muy importante. En primer lugar, el Cliente siempre tiene la posibilidad de descargar la información a su ordenador. En caso que requiera información en formato base de datos para poder migrar a otro sistema, el mismo será entregado en un plazo de entre 1 hasta 30 días desde realizada la solicitud en el formato de base de datos utilizado por Full Audits. En caso de que el Cliente no realice una solicitud de información la información se borrará de nuestros servidores en un plazo de 90 días.

Nuestro servicio es Cloud (En la Nube). La información está guardada en Google Cloud (Estados Unidos), reconocida mundialmente por su Calidad y Seguridad en el servicio (Poseen clientes globales como Spotify, Snapchat, HSBC, SonyMusic, Mercado Libre, Almundo, Philips, Coca-Cola, entre otros), Google Cloud posee certificación ISO 27001, entre otras certificaciones que pueden ser verificadas en este enlace: https://cloud.google.com/security/compliance/ 

Hardware recomendado: El sistema podrá ser utilizado a través de: Computadoras (escritorio o laptop): Necesita acceso a internet a través de los siguientes navegadores: Google Chrome (v33 o superior), Mozilla Firefox (v29 o superior), Internet Explorer (v12 o superior) o Safari (v7.1 o superior) Smartphones y Tablets (Android – Versión IOS en desarrollo): Android versión 6.0 o superior. Memoria RAM 2Gb o superior, Procesador 1.4GHz o superior. Pantalla de 4 pulgadas o superior Respaldo y Seguridad: El software Full Audits está respaldado por servidores de la empresa.

Por el momento solo tenemos disponible la versión para Android. Estamos trabajando en la entrega de una nueva versión para iOS lo más pronto posible.

Si. Puede ser utilizado en cualquier dispositivo Android.

Podrás utilizar la APP Mobile ya que funciona OFFLINE. Solo se necesita conexión para subir la auditoría finalizada. Para utilizar la APP WEB si necesitarás conexión a internet ya que funciona en un navegador.

Podrás adjuntar imágenes, tomar fotos y editarlas, grabar videos, adjuntar archivos (PDF, Excel, Word, etc).

Los Formularios o Checklists son plantillas que podrás crear y configurar a medida en la sección «Formularios/Checklists». Las Auditorías se ejecutarán con base a esos formularios pre-cargados.

La plataforma te permitirá crear cuestionarios y formularios a medida, configurando los tipos de respuesta para cada item o pregunta. Podrás cargar cuántos formularios quieras y de todo tipo de Norma que se adapte a nuestro formato de Formularios.

Si. Con el Usuario Super Administrador desde la sección Usuarios podrás armar Equipos y configurar los permisos de accesos, pudiendo restringir o limitar la información que cada Usuario podrá crear, visualizar y/o editar.

Inglés, Español y Portugués.

Tenemos un módulo de Business Intelligence. Podrás analizar datos estadísticos de toda la información que vayas generando en el Sistema, tanto de Auditorías como de Incidencias (No conformidades), filtrando por fechas, usuarios, estados y más. Podrás exportar los Reportes a hojas de cálculo, excel, CVS.

Si. Por medio de la extracción de archivos CSV.

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