Vincula las bases de datos de tus checklist al formato digital. En Full Audits somos expertos en este sistema.
El checklist digital es prácticamente indispensables en la actualidad para que tu empresa funcione a la perfección. Hoy vamos a seguir contándote acerca de esta modalidad, sus funciones y beneficios.
El avance de la tecnología es un hecho del cual no podemos escapar. Debemos adaptarnos a los cambios y pasar del papel al formato digital, es parte de ello.
¿Sabías que puedes adaptar los formularios digitales a los distintos procesos de tu empresa para lograr optimizarlos? Además, tienes la posibilidad de personalizar tus formularios como más te guste.
Beneficios de hacer un checklist digital
Digitalizar un checklist digital es muy importante hoy en día, ya que queda constancia de que todas las tareas se han cumplido y que ningún paso se ha pasado por alto. Ahora vamos a contarte por qué es conveniente digitalizar una checklist.
- Las empresas están en cambio constantemente, ya sea por la incorporación de productos nuevos o simplemente por cambios en la forma de trabajar. Las checklists se actualizan de forma automática en la app de cada empleado.
- Las checklists digitales te permiten recopilar datos de manera automática y en tiempo real, lo cual posibilita tener una visión completa del cumplimiento de tareas.
- La digitalización permite añadir imágenes con anotaciones, videos y archivos para aclarar determinados conceptos y tener una idea más clara de la información.
- Mejora la productividad, ya que podrás agilizar el procesamiento de los datos y su posterior análisis.
- Puedes personalizar tus documentos eligiendo el estilo que mejor se adecúe a tus preferencias.
- Al usar un checklist digital podrás ahorrar tiempo para poder invertirlo en otras actividades relevantes.
- Las apps de checklist funcionan tanto online como offline, por lo que no necesitas de conexión a internet para chequear o recopilar datos.
- Todos tus datos están seguros con los formularios digitales, ya que evitas que la información confidencial llegue a manos equivocadas.
- El checklist digital centralizan todos los documentos en un solo lugar, por eso mejoran significativamente las copias de seguridad y garantizan su recuperación, en caso de ser necesario.
- Potencia la comunicación continua para que todos los trabajadores puedan alcanzar un mejor desempeño.
Quizás te parezca un poco abrumadora toda esta data y pienses que pasarte al mundo digital es algo complicado. Pero te aseguramos que no es para nada difícil. Por eso vamos a contarte un poco sobre cómo utilizar un checklist digital.
¿Cómo se maneja una checklist online?
La forma en la que se gestionan los accesos va a depender de cómo se maneja cada empresa en particular, pero aquí vas a encontrar la manera de hacerlo con una herramienta flexible y muy fácil de usar.
Existe una gran variedad de plantillas de checklist digital para que puedas elegir la que se adecúe a tu industria. La principal ventaja es que puedes manejarlas desde tu celular, sin importar dónde te encuentres y con la comodidad que estos dispositivos presentan.
Checklist digital desde tu dispositivo móvil
¿Cómo funciona el uso de un checklist digital desde un teléfono móvil? Te lo contamos a continuación:
- El empleado es el que realiza su checklist digital desde su celular y tanto él como el administrador son los que tienen acceso a los datos, por lo que la información que se reciba es confiable y segura.
- Envía notificaciones de manera automática para que nadie se olvide de realizar la evaluación.
- Puedes acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya que todo está guardado en el celular.
- Reduce costos, optimiza el tiempo y promueve la agilidad.
- Luego de obtener los resultados de los objetivos planteados, se realiza una comparación con el resto del equipo.
Tips para hacer una checklist digital
Si vas a iniciarte en la digitalización deberás tener en cuenta estos ítems que te presentaremos a continuación:
- Definir los objetivos y los procesos de cada trabajador de forma clara y concisa.
- Incluir todos los aspectos que aporten información importante.
- Añadir notas e imágenes para lograr una mayor comprensión.
- Elegir una herramientas para digitalizar la checklist.
- Agregar la lista de tareas dependiendo de sector.
- Indicar tiempo límite para realizar lo marcado.
- Realizar un seguimiento periódico para aumentar la productividad.
Otra de las opciones disponibles para tener tu lista de verificación es hacerla en PDF. A continuación, te dejaremos los pasos que debes seguir para hacerla de forma eficaz y exitosa. ¡No te preocupes! Es algo muy sencillo de hacer y tiene varias ventajas.
¿Cómo hacer un checklist en PDF?
#1.- Habilitar la pestaña Programador en Word
Una vez que realices esto, verás que el documento de Word tendrá una pestaña llamada “Programador”.
#2.- Insertar una casilla de verificación
Luego de realizar este paso podrás añadir todas las casillas de verificación que sean necesarias para publicar contenido en tu checklist.
#3.- Entrar a Modo Diseño
Con este modo activado en Word, cuando modifiques o insertes una casilla de verificación esta no se marcará.
#4.- Proteger tu checklist
Cuando ya tengas tu lista de verificación creada, es fundamental que protejas el documento para que nadie más pueda modificar tus contenidos. Esta restricción la puedes aplicar “Restringir edición”.
#5.- Convierte tu checklist en PDF
Una vez que finalizaste el armado de tu checklist digital, deberás pasarla a PDF para que sea más fácil compartirla con todos los miembros del equipo.
Estos son solo unos pocos tips para hacer una checklist digital. Pero, ¿sabías que no existe un solo modelo de checklist? Por ejemplo, la checklist 5s es muy reconocida y es una de las más utilizadas gracias a su eficacia y sus resultados altamente positivos.
¿Qué es una checklist 5s?
La metodología 5s está diseñada para poder construir un ambiente de trabajo basado en la calidad mental y física de los empleados. Los principales beneficios de esta lista de verificación son:
- Clasificación: se refiere a que solo incluya el equipo necesario.
- Orden: quiere decir que el equipo está «etiquetado» para que se identifiquen fácilmente.
- Limpieza: hace alusión a que las áreas de trabajo se mantengan perfectamente limpias.
- Estandarización: quiere decir que todo se almacena de una manera coherente.
- Disciplina: se refiere a que se realizaron auditorías internas y a partir de los resultados, se mejoró lo que se debía.
- Conclusión, resumen y certificación.
En Full Audits tenemos la solución que estás buscando
Full Audits es un software que tiene todo lo que necesitas para que tu empresa haga ese cambio que tanto estás esperando, ya que podrás visualizar todas esas cuestiones que están funcionando bien y aquellas otras que necesitan optimización.
En Full Audits podemos ayudarte a tener una gran gestión de tu empresa utilizando todo tipo de checklist. Puedes ver las que tenemos disponibles para ti en nuestra librería de checklist.
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Nuestro sistema hace posible estandarizar operaciones y crear informes con los datos recaudados, ayudando así, al personal a identificar qué áreas de la empresa están fallando o necesitan un cambio.
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Mediante nuestro sistema, todo el equipo podrá estar en contacto directo y permanente, enterados de cada proceso y mejorando al máximo el tiempo invertido. Además, las tareas estarán completamente organizadas y esto se reflejará en un alto rendimiento de la empresa.
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