¿Cómo elaborar un reporte de incidencias?

Por más que todos sus empleados estén capacitados continuamente, que su organización cumpla con las normas de seguridad e higiene y que sus equipos tengan mantenimiento periódicos, los accidentes laborales ocurren día a día.

Lo importante es poder identificar porque suceden, ya que si no exponemos a los colaboradores a los mismos riesgos constantemente. Por eso es sumamente importante elaborar un reporte de incidencias, y ahora te vamos a explicar como.

 

¿Qué son los reportes de incidencias?

Los reportes de incidencias son documentos donde se reportan todos los incidentes producidos en el ámbito laboral que influyen en el rendimiento de los procesos de la organización. ¿Pero por qué es tan importante realizar estos reportes?

Si estamos al tanto sobre por qué ocurren los accidentes, podemos tomar medidas para prevenirlos y así optimizar y perfeccionar el ambiente laboral. Pero además, podemos saber cuando uno de los colaboradores no está realizando correctamente sus tareas.

Gracias a la aplicación de reportes de incidencia, podemos tener un control sobre el funcionamiento de todas las áreas de la organización y sobre los colaboradores que ejecutan sus tareas en cada una de ellas.

Softwares como Full Audits, permiten incluir evidencia multimedia en el reporte. Puede resaltar con anotaciones, gráficos y comentarios lo importante en cada fotografía para no perder ningún detalle del proceso de investigación.

 

Tipos de incidentes

Como ya mencionamos, reportar las incidencias es el proceso que permite a una empresa poder reducirlas. Pero para que puedas reportarlas, debes comprender e identificar su origen. Dentro de los incidentes que pueden ocurrir en tu organización puedes encontrar:

  • Incidentes previstos: Son los incidentes que ya sabes que van a ocurrir, como por ejemplo las vacaciones de los trabajadores, bajas por maternidad o alguna licencia médica especial.
  • Incidentes imprevistos: Son los incidentes que no sabes que van a ocurrir y sobre los cuales no tienes control. Es donde surgen los accidentes.

Importancia de crear un reporte de incidencias

Si un incidente ocurre, ya sea previsto o imprevisto, se debe reportar para realizar su posterior análisis e implementar medidas para evitar que vuelva a ocurrir. Mediante el uso de Full Audits, puede identificar puntos de mejora y determinar su frecuencia, para luego trabajar en el análisis de causa y poder solucionarlo definitivamente.

Como por ejemplo, si es una incidencia prevista, puede saber de antemano que su organización debe prepararse para cubrir las vacantes de manera eficiente, durante el tiempo necesario.

Como crear un reporte de incidencias

Llevar a cabo un reporte de incidencia, requiere de un proceso para hacerlo de forma organizada y no pasar ningún dato o información por alto. Para ello te brindamos unos consejos para organizar tu proceso en la elaboración de tu reporte.

  • Tener un formato de reporte de incidencias

Si no cuentan con un formato en tu organización, puedes utilizar nuestro software y probar una demo de forma gratuita para realizar tu reporte de incidencias.

Todos los formatos deben contener información esencial como por ejemplo: 

  • Nombre de la empresa
  • nombre del sector
  • Responsable
  • Prioridad
  • Número de seguimiento
  • Causa
  • Descripcion de lo sucedido

Para completar el reporte, puede preguntar a los involucrados y testigos su versión de los hechos, para poder identificar la causa del incidente.

  • Tener acceso a otros documentos de la empresa

Cuando sucede un incidente muchas veces vas a necesitar información que debes incluir y que se encuentra en otros documentos. Como por ejemplo, la lista de asistencia de los empleados, sus horarios, informes de mantenimiento de maquinarias.

  • Proponer soluciones

Realiza una propuestas sobre lo que debe realizarse para evitar que el incidente vuelva a ocurrir. Y lo más importante, asegurarse que esa propuesta se aplique porque de lo contrario, el incidente volverá a ocurrir y el reporte no tendrá sentido.

Con Full Audits, puede verificar cómo se lleva a cabo la resolución de la incidencia para que sirva de ayuda en el futuro al momento que la misma incidencia sea creada.

 

Aquí va a poder visualizar la mejora continua en su empresa, ya que cada vez que se implemente una medida, se debe dar un seguimiento. En este momento es cuando se vuelve a realizar una nueva auditoría para identificar errores, reportarlos, solucionarlos y volver a controlarlos.

Todos estos consejos vienen integrados en Full Audits, un software de planificación de acción e incidencias. En donde puedes crear y gestionar incidencias con todo su equipo de trabajo.

Además, cuenta con una sección historial, donde se guardan todas las modificaciones que se hicieron sobre la incidencia con fecha de cambio y responsable.

Los reportes de incidencias son reconocidos por su seriedad y objetividad, ya que su posterior análisis y solución da lugar a acciones correctivas y preventivas que mejoran el funcionamiento de la organización.

Ninguna empresa está libre de poder sufrir incidentes. Todas las actividades conllevan un riesgo, aun mínimo que sea y reportarlos te ayudará a disminuirlos. Registrate en menos de cinco minutos, obtene tu demo gratuita y descubre como puedes digitalizar y optimizar tus tareas.

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Preguntas frecuentes

Full Audits tiene dos plataformas, la WEB permite al Usuario realizar configuraciones y visualizaciones de mayor complejidad tales como configurar usuarios, organigramas de establecimientos, armar formularios a medida, ejecutar auditorías de escritorio, visualizar reportes y analíticas. La plataforma MÓVIL está separada para poder funcionar OFFLINE, permitiendo que los Usuarios puedan continuar trabajando aún sin contar con señal de Wifi o Datos móviles, para ello la simplificamos un poco más y solamente pueden utilizarse las secciones de Auditorías, Incidencias y Calendario, preparada para realizar un trabajo in situ en el lugar de auditoría o verificación.

Si. Tenemos un canal de Youtube con la explicación de cada una de las secciones de la App y sus posibles usos. https://www.youtube.com/channel/UCKY959rrtOIZQ5jBAxoCJJA

Se utilizan los mismos datos de acceso para ambas plataformas. Para acceder a la plataforma WEB deberás ingresar a www.fullaudits.com y hacer click en «Login», donde cargarás tu usuario y contraseña. Para acceder a la plataforma Móvil deberás descargarla desde el Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fullaudits.app&hl=es_419&gl=US. 

En Full Audits nos tomamos la seguridad y confidencialidad de la información como un tema muy importante. En primer lugar, el Cliente siempre tiene la posibilidad de descargar la información a su ordenador. En caso que requiera información en formato base de datos para poder migrar a otro sistema, el mismo será entregado en un plazo de entre 1 hasta 30 días desde realizada la solicitud en el formato de base de datos utilizado por Full Audits. En caso de que el Cliente no realice una solicitud de información la información se borrará de nuestros servidores en un plazo de 90 días.

Nuestro servicio es Cloud (En la Nube). La información está guardada en Google Cloud (Estados Unidos), reconocida mundialmente por su Calidad y Seguridad en el servicio (Poseen clientes globales como Spotify, Snapchat, HSBC, SonyMusic, Mercado Libre, Almundo, Philips, Coca-Cola, entre otros), Google Cloud posee certificación ISO 27001, entre otras certificaciones que pueden ser verificadas en este enlace: https://cloud.google.com/security/compliance/ 

Hardware recomendado: El sistema podrá ser utilizado a través de: Computadoras (escritorio o laptop): Necesita acceso a internet a través de los siguientes navegadores: Google Chrome (v33 o superior), Mozilla Firefox (v29 o superior), Internet Explorer (v12 o superior) o Safari (v7.1 o superior) Smartphones y Tablets (Android – Versión IOS en desarrollo): Android versión 6.0 o superior. Memoria RAM 2Gb o superior, Procesador 1.4GHz o superior. Pantalla de 4 pulgadas o superior Respaldo y Seguridad: El software Full Audits está respaldado por servidores de la empresa.

Por el momento solo tenemos disponible la versión para Android. Estamos trabajando en la entrega de una nueva versión para iOS lo más pronto posible.

Si. Puede ser utilizado en cualquier dispositivo Android.

Podrás utilizar la APP Mobile ya que funciona OFFLINE. Solo se necesita conexión para subir la auditoría finalizada. Para utilizar la APP WEB si necesitarás conexión a internet ya que funciona en un navegador.

Podrás adjuntar imágenes, tomar fotos y editarlas, grabar videos, adjuntar archivos (PDF, Excel, Word, etc).

Los Formularios o Checklists son plantillas que podrás crear y configurar a medida en la sección «Formularios/Checklists». Las Auditorías se ejecutarán con base a esos formularios pre-cargados.

La plataforma te permitirá crear cuestionarios y formularios a medida, configurando los tipos de respuesta para cada item o pregunta. Podrás cargar cuántos formularios quieras y de todo tipo de Norma que se adapte a nuestro formato de Formularios.

Si. Con el Usuario Super Administrador desde la sección Usuarios podrás armar Equipos y configurar los permisos de accesos, pudiendo restringir o limitar la información que cada Usuario podrá crear, visualizar y/o editar.

Inglés, Español y Portugués.

Tenemos un módulo de Business Intelligence. Podrás analizar datos estadísticos de toda la información que vayas generando en el Sistema, tanto de Auditorías como de Incidencias (No conformidades), filtrando por fechas, usuarios, estados y más. Podrás exportar los Reportes a hojas de cálculo, excel, CVS.

Si. Por medio de la extracción de archivos CSV.

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