La importancia de realizar una auditoría en empresa privada

La auditoría en empresa privada está centrada en asegurar el correcto funcionamiento de procesos y mejorar la eficiencia de una organización. Para ello, hay que tener pleno entendimiento de la cultura de la organización y sus objetivos comerciales. 

Esta actividad permite diagnosticar el estado de “salud financiera y operacional” de la empresa. Al detectar errores, evaluar incidencias y entender el contexto de la realidad para ese tipo de empresa, se busca reducir riesgos operacionales y de los sistemas informáticos de la organización.

De cara a sus competidores en el mercado, la auditoría en empresa privada busca cumplir con los controles y normas, establecidos por entidades de regulación; así lograr certificaciones que le brinden autoridad a la empresa en su sector.

Veámos más a fondo el por qué de las auditorías.

¿Por qué se realizan las auditorías en empresas?

La auditoría en empresa privada a lo interno tiene un enfoque de gestión, basado en riesgos. Como adelantamos, permite garantizar el éxito en las evaluaciones formales, integrales y continuas

👉 Contar con una herramienta de auditoría automatizada permite a los responsables de la actividad valorar el cumplimiento de las normas y procedimientos, así como las incidencias y factores de riesgo. 

El proceso de auditoría interna en una empresa tiene las siguientes características: 

  • Erradica prácticas viciadas. 
  • Comprueba la eficacia y eficiencia de las operaciones. 
  • Es una actividad íntegra y confidencial, por lo que hay total seguridad de la información financiera y operativa. 
  • Apunta a la protección de activos. 
  • Asegura el cumplimiento de leyes, regulaciones y contratos.
  • Optimiza el funcionamiento interno de la empresa.
  • Establece protocolos de actuación claros y definidos para escenarios concretos.

Auditoría interna en una empresa privada

La auditoría en empresa privada a lo interno busca detectar fallas y oportunidades de mejora. Se caracterizan por ser realizadas por recursos de la propia empresa, según los intereses que persiga. 

Por tanto, la auditoría interna no es una actividad obligatoria; sino necesaria para cumplir con alguna certificación y en pro de aprobar auditorías externas que permitan acuerdos, beneficios y alianzas de valor. 

¿Qué hace un auditor en una empresa privada?

El auditor interno ejerce labores de control preventivo y correctivo; por lo que la desempeñan profesionales con un amplio conocimiento en sistemas y procesos de negocios. Esto, engranado con la cultura de la organización, a fin de garantizar la mejora continua de la empresa.

Para realizar el plan de auditoría, el auditor debe conocer el ámbito en el que la directiva desea profundizar y comprender los procesos, políticas y procedimientos. También contar con toda la documentación que pueda aportar cada responsable por área, a fin de recopilar datos que sirvan para un diagnóstico certero.

Los auditores internos generalmente son de la empresa. Sin embargo, podría delegarse a talento externo. Para lo cual debe ser una entidad de confianza y que garantice la seguridad y confidencialidad de la información.

Rol de la auditoría en empresa privada

Realizar el sistema de control interno

Se entiende por control interno el acto de supervisión y verificación de las tareas y consecución de procesos; así como valoración de los resultados de la gestión privada.

Como marco se toma en consideración la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes. Todo en concordancia con las normas legales;  también los lineamientos de políticas y los planes de acción.

👉 Parte fundamental de una auditoría es la documentación y sistematización de tareas y controles para la detección de irregularidades y verificación de su cumplimiento. Una herramienta de Checklist permite agilizar esta actividad de manera automatizada.

Por consiguiente, se debe realizar una sistematización de administración y control con fines de mejorar resultados a través de la adopción de acciones correctivas. 

Gestor-Auditoría-Empresa-Privada

Evaluar el control interno

En el control interno es fundamental evaluar la información presupuestaria y financiera. De ahí que los responsables del diseño, implementación y efectividad de un control interno entiendan a cabalidad los riesgos de las operaciones identificadas que amenazan el logro de los objetivos de la entidad.

Dichos riesgos pueden aminorarse y controlarse, dependiendo de la confiabilidad del reporte de información presupuestaria y financiera. De ahí que la auditoría tenga datos útiles, fieles y transparentes, para garantizar la eficacia y eficiencia de las operaciones.

Más importante aún, que a efectos de una certificación se de fiel cumplimiento de la normativa aplicable.

Por ello la importancia de realizar un control interno. Se logra una comprensión de los controles implementados; así como la comprobación de la eficiencia y efectividad de los controles implementados.

Elige Full Audits

Con el software de Checklist y auditoría de Full Audits resulta muy sencillo generar un sistema de revisión y control para las distintas áreas de la organización. Entre los alcances que tiene cuentan:

  • Implementar un sistema de evaluaciones y auditorías de diagnóstico, con lo que conoces el estado de la gestión de seguridad y salud.
  • Se optimizan en un 50% los procesos de evaluación de riesgos existentes, a nivel general y por áreas.
  • Puedes evaluar riesgos en nuevos proyectos e instalaciones por ocupar.
  • Estableces planes de acción. Logras la participación de los colaboradores responsables de las diferentes áreas de trabajo en el proceso de calidad por medio de asignaciones dentro de la plataforma.
  • Creas estrategias de mejora y sostenimiento.
  • Puedes efectuar el monitoreo periódico de la higiene industrial y reducir el riesgo de accidentes laborales.
  • Tienes la posibilidad de levantar incidencias e iniciar investigación.

Full Audits te brinda la herramienta de automatización que permitirá agilizar los procesos de auditoría interna sin uso del papel; además de muchos beneficios asociados a los Sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad y Salud.

Conclusión

Ahora que sabes lo útil que es tener un sistema automatizado para las una auditoría en empresa privada, puedes agendar una cita con Full Audits para demostrarte cómo funciona.

Con nuestra asesoría aprenderás a:

  • Crear tus propios checklists o migrarlos.
  • Programar, asignar y ejecutar auditorías en aplicación web y aplicación móvil.
  • Crear incidencias, organizar su estructura de establecimientos y asignar permisos a usuarios.
  • Analizar datos desde el módulo de business intelligence.

No pierdas la oportunidad de escalar en el logro de los objetivos de la empresa. Full Audits es tu aliado para estandarizar procesos. Dominar una herramienta tan poderosa te permite integrar a tus líderes en un ecosistema digital y aumentar la seguridad, eficiencia y efectividad.

Con las herramientas de checklist y auditoría de Full Audits, trabajas de forma remota y ahorras tiempo, por ser una plataforma intuitiva con múltiples opciones para la evaluación, monitoreo y diagnóstico de los procesos neurálgicos de la empresa.

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Preguntas frecuentes

Full Audits tiene dos plataformas, la WEB permite al Usuario realizar configuraciones y visualizaciones de mayor complejidad tales como configurar usuarios, organigramas de establecimientos, armar formularios a medida, ejecutar auditorías de escritorio, visualizar reportes y analíticas. La plataforma MÓVIL está separada para poder funcionar OFFLINE, permitiendo que los Usuarios puedan continuar trabajando aún sin contar con señal de Wifi o Datos móviles, para ello la simplificamos un poco más y solamente pueden utilizarse las secciones de Auditorías, Incidencias y Calendario, preparada para realizar un trabajo in situ en el lugar de auditoría o verificación.

Si. Tenemos un canal de Youtube con la explicación de cada una de las secciones de la App y sus posibles usos. https://www.youtube.com/channel/UCKY959rrtOIZQ5jBAxoCJJA

Se utilizan los mismos datos de acceso para ambas plataformas. Para acceder a la plataforma WEB deberás ingresar a www.fullaudits.com y hacer click en «Login», donde cargarás tu usuario y contraseña. Para acceder a la plataforma Móvil deberás descargarla desde el Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fullaudits.app&hl=es_419&gl=US. 

En Full Audits nos tomamos la seguridad y confidencialidad de la información como un tema muy importante. En primer lugar, el Cliente siempre tiene la posibilidad de descargar la información a su ordenador. En caso que requiera información en formato base de datos para poder migrar a otro sistema, el mismo será entregado en un plazo de entre 1 hasta 30 días desde realizada la solicitud en el formato de base de datos utilizado por Full Audits. En caso de que el Cliente no realice una solicitud de información la información se borrará de nuestros servidores en un plazo de 90 días.

Nuestro servicio es Cloud (En la Nube). La información está guardada en Google Cloud (Estados Unidos), reconocida mundialmente por su Calidad y Seguridad en el servicio (Poseen clientes globales como Spotify, Snapchat, HSBC, SonyMusic, Mercado Libre, Almundo, Philips, Coca-Cola, entre otros), Google Cloud posee certificación ISO 27001, entre otras certificaciones que pueden ser verificadas en este enlace: https://cloud.google.com/security/compliance/ 

Hardware recomendado: El sistema podrá ser utilizado a través de: Computadoras (escritorio o laptop): Necesita acceso a internet a través de los siguientes navegadores: Google Chrome (v33 o superior), Mozilla Firefox (v29 o superior), Internet Explorer (v12 o superior) o Safari (v7.1 o superior) Smartphones y Tablets (Android – Versión IOS en desarrollo): Android versión 6.0 o superior. Memoria RAM 2Gb o superior, Procesador 1.4GHz o superior. Pantalla de 4 pulgadas o superior Respaldo y Seguridad: El software Full Audits está respaldado por servidores de la empresa.

Por el momento solo tenemos disponible la versión para Android. Estamos trabajando en la entrega de una nueva versión para iOS lo más pronto posible.

Si. Puede ser utilizado en cualquier dispositivo Android.

Podrás utilizar la APP Mobile ya que funciona OFFLINE. Solo se necesita conexión para subir la auditoría finalizada. Para utilizar la APP WEB si necesitarás conexión a internet ya que funciona en un navegador.

Podrás adjuntar imágenes, tomar fotos y editarlas, grabar videos, adjuntar archivos (PDF, Excel, Word, etc).

Los Formularios o Checklists son plantillas que podrás crear y configurar a medida en la sección «Formularios/Checklists». Las Auditorías se ejecutarán con base a esos formularios pre-cargados.

La plataforma te permitirá crear cuestionarios y formularios a medida, configurando los tipos de respuesta para cada item o pregunta. Podrás cargar cuántos formularios quieras y de todo tipo de Norma que se adapte a nuestro formato de Formularios.

Si. Con el Usuario Super Administrador desde la sección Usuarios podrás armar Equipos y configurar los permisos de accesos, pudiendo restringir o limitar la información que cada Usuario podrá crear, visualizar y/o editar.

Inglés, Español y Portugués.

Tenemos un módulo de Business Intelligence. Podrás analizar datos estadísticos de toda la información que vayas generando en el Sistema, tanto de Auditorías como de Incidencias (No conformidades), filtrando por fechas, usuarios, estados y más. Podrás exportar los Reportes a hojas de cálculo, excel, CVS.

Si. Por medio de la extracción de archivos CSV.

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