Diferencias entre auditoría interna y externa

Entender la diferencia entre una auditoría interna y externa es importante si quieres tener el control de tu negocio y lograr una mejora constante. Ambas son herramientas imprescindibles para tener una visión clara de la situación de la empresa.

Es muy común que las personas sientan una alarma interna al escuchar la palabra auditoría, pero es necesario entender que solo conllevan a algo bueno, y que las evaluaciones son necesarias para el orden y la organización de una empresa. 

Una auditoría te mostrará si tu empresa está fallando en algún área, si está rindiendo lo mejor posible o si aún puede mejorar en algunos aspectos.

En esta oportunidad te explicaremos las principales características de las auditorías internas y externas para que puedas identificar cada una sin problemas. 

Auditoría interna:

Objetivo

La clave principal para entender las diferencias entre auditoría interna y externa es conocer cuál es el objetivo de cada una. Y aunque concordamos en que el objetivo siempre será el análisis de una entidad junto con la detección de fallos y mejoras, hay diferencias marcadas.

Las auditorías internas generalmente son realizadas por recursos de la misma empresa. Por lo general, son realizadas por empleados de la entidad, y se hacen según los intereses de la propia organización. 

Las auditorías internas no son obligatorias pero si son muy necesarias. 

Los resultados obtenidos en la evaluación deben ser útiles y deben dar información de valor a los miembros del directorio o a los socios de la organización.

Algunos de los objetivos más importantes a mencionar son: 

  • Optimización del funcionamiento interno de la empresa
  • Procesos más eficientes y productivos
  • Se establecen protocolos de actuación claros y definidos para situaciones en particular que ayudarán en un futuro.
  • Preparar informes de auditoría que alerten sobre irregularidades  o incumplimientos del área que se analiza de la empresa.

Propósito

Lo primordial es entender que las auditorías internas buscan lograr un resultado que la misma compañía pretende tener. Al solicitarla la propia empresa, el fin es ordenar y chequear ciertos procesos que tengan irregularidades.

Con lo anteriormente dicho podemos suponer que los auditores internos tienen algunas características particulares:

  • Por lo general trabaja en la compañía.
  • Debe ser alguien que sea de confianza y que tenga seguridad.
  • Puede provenir de varias áreas profesionales y académicas.
  • Aunque sus intereses estén pautados por la organización, debe poder ser imparcial, independiente y objetivo en las actividades que audita.

La auditoría interna es preventiva, la evaluación es constante, y se consiguen así datos importantes para la mejora continua de la empresa.

Auditorías externas

Objetivo

Por lo general, las auditorías externas sirven para darle información a entidades o personas que no están en el mundo de la empresa, cómo posibles inversores, entidades financieras, entidades legales o gubernamentales.

Algunos de los objetivos más importantes son:

  • Denunciar posibles casos de negligencia e incumplimiento de la normativa que afecte a la empresa analizada.
  • Cumplir con las reglas y las normas de la empresa.
  • Seguir un camino de mejora hacia una mayor eficiencia y optimización de recursos.
  • Proporcionar seguridad a los accionistas e inversores.
  • Atraer nuevas inversiones de capital.

La auditoría externa es realizada, cómo lo dice su nombre, por alguien externo a la organización.

Como no es un empleado interno, no se encuentra tan involucrado en los procesos y en cómo funciona la empresa en el día a día, es por eso que se espera un poco más de objetividad.

Igualmente, en ambos casos, los auditores deben cumplir con una total imparcialidad. Es necesario que nada personal o aspecto interno de la persona afecte en la investigación.

Propósito

El propósito es realizar una auditoría más imparcial, donde la mirada del auditor no esté afectada por ningún interés particular ni personal que pueda afectar a la empresa y a su evaluación. 

Si en el proceso de una auditoría externa se encuentra alguna irregularidad, esto puede ser causante de problemas, a veces hasta conlleva consecuencias legales, ya que son hechas por y para entidades externas.

Como es esperado, las auditorías externas no se hacen tan frecuentemente y de forma continua como la interna, se suele hacer una vez por año o más.

¿Y ahora qué?

Ahora que ya tienes en claro la diferencia entre las dos, estarás pensando en que seguramente necesites realizar alguna en tu empresa ¿verdad?

 Aquí te traemos una solución sencilla que debes tener en cuenta.

Existen hoy en día herramientas que te ayudarán a evaluar tu organización de forma simple, ahorrando tiempo y recursos.

Full Audits, por ejemplo, es un sistema de auditorías tanto para pequeñas como grandes empresas que quieran realizar sus auditorías lo mejor posible.

Es una herramienta que te ayudará a través de un sistema de Checklists, a recolectar datos consistentes, que luego el software analiza para poder tomar las mejores decisiones de negocio.

Identifique puntos de mejora y determine su frecuencia para luego trabajar en análisis de causa raíz y solucionarlos definitivamente. Gracias a FullAudits es posible encontrar fallas, puntos que debemos cambiar y que otros debemos mantener.

Si quieres más información, te invitamos a que visites nuestra página web. Vas a encontrar la mejor solución si quieres llevar a tu empresa al siguiente nivel.

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Preguntas frecuentes

Full Audits tiene dos plataformas, la WEB permite al Usuario realizar configuraciones y visualizaciones de mayor complejidad tales como configurar usuarios, organigramas de establecimientos, armar formularios a medida, ejecutar auditorías de escritorio, visualizar reportes y analíticas. La plataforma MÓVIL está separada para poder funcionar OFFLINE, permitiendo que los Usuarios puedan continuar trabajando aún sin contar con señal de Wifi o Datos móviles, para ello la simplificamos un poco más y solamente pueden utilizarse las secciones de Auditorías, Incidencias y Calendario, preparada para realizar un trabajo in situ en el lugar de auditoría o verificación.

Si. Tenemos un canal de Youtube con la explicación de cada una de las secciones de la App y sus posibles usos. https://www.youtube.com/channel/UCKY959rrtOIZQ5jBAxoCJJA

Se utilizan los mismos datos de acceso para ambas plataformas. Para acceder a la plataforma WEB deberás ingresar a www.fullaudits.com y hacer click en «Login», donde cargarás tu usuario y contraseña. Para acceder a la plataforma Móvil deberás descargarla desde el Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fullaudits.app&hl=es_419&gl=US. 

En Full Audits nos tomamos la seguridad y confidencialidad de la información como un tema muy importante. En primer lugar, el Cliente siempre tiene la posibilidad de descargar la información a su ordenador. En caso que requiera información en formato base de datos para poder migrar a otro sistema, el mismo será entregado en un plazo de entre 1 hasta 30 días desde realizada la solicitud en el formato de base de datos utilizado por Full Audits. En caso de que el Cliente no realice una solicitud de información la información se borrará de nuestros servidores en un plazo de 90 días.

Nuestro servicio es Cloud (En la Nube). La información está guardada en Google Cloud (Estados Unidos), reconocida mundialmente por su Calidad y Seguridad en el servicio (Poseen clientes globales como Spotify, Snapchat, HSBC, SonyMusic, Mercado Libre, Almundo, Philips, Coca-Cola, entre otros), Google Cloud posee certificación ISO 27001, entre otras certificaciones que pueden ser verificadas en este enlace: https://cloud.google.com/security/compliance/ 

Hardware recomendado: El sistema podrá ser utilizado a través de: Computadoras (escritorio o laptop): Necesita acceso a internet a través de los siguientes navegadores: Google Chrome (v33 o superior), Mozilla Firefox (v29 o superior), Internet Explorer (v12 o superior) o Safari (v7.1 o superior) Smartphones y Tablets (Android – Versión IOS en desarrollo): Android versión 6.0 o superior. Memoria RAM 2Gb o superior, Procesador 1.4GHz o superior. Pantalla de 4 pulgadas o superior Respaldo y Seguridad: El software Full Audits está respaldado por servidores de la empresa.

Por el momento solo tenemos disponible la versión para Android. Estamos trabajando en la entrega de una nueva versión para iOS lo más pronto posible.

Si. Puede ser utilizado en cualquier dispositivo Android.

Podrás utilizar la APP Mobile ya que funciona OFFLINE. Solo se necesita conexión para subir la auditoría finalizada. Para utilizar la APP WEB si necesitarás conexión a internet ya que funciona en un navegador.

Podrás adjuntar imágenes, tomar fotos y editarlas, grabar videos, adjuntar archivos (PDF, Excel, Word, etc).

Los Formularios o Checklists son plantillas que podrás crear y configurar a medida en la sección «Formularios/Checklists». Las Auditorías se ejecutarán con base a esos formularios pre-cargados.

La plataforma te permitirá crear cuestionarios y formularios a medida, configurando los tipos de respuesta para cada item o pregunta. Podrás cargar cuántos formularios quieras y de todo tipo de Norma que se adapte a nuestro formato de Formularios.

Si. Con el Usuario Super Administrador desde la sección Usuarios podrás armar Equipos y configurar los permisos de accesos, pudiendo restringir o limitar la información que cada Usuario podrá crear, visualizar y/o editar.

Inglés, Español y Portugués.

Tenemos un módulo de Business Intelligence. Podrás analizar datos estadísticos de toda la información que vayas generando en el Sistema, tanto de Auditorías como de Incidencias (No conformidades), filtrando por fechas, usuarios, estados y más. Podrás exportar los Reportes a hojas de cálculo, excel, CVS.

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