Revisar periódicamente cada franquicia individualmente es una de las tareas más importantes que deben realizar los franquiciadores. Especialmente en sus primeros años de operación o cuando el rendimiento comienza a decaer.
Con las auditorías, pueden detectar actividades poco saludables y solucionar problemas antes de que se salgan de control. Sin embargo, si no se hace correctamente, puede ser un problema.
Aquí te contamos los cinco errores más comunes que debes evitar al hacer una auditoría de franquicia. Pero primero, veamos cómo hacerlo bien.
¿Cómo se audita una franquicia?
Una franquicia exitosa requiere un control de calidad por parte de los franquiciantes. Después de todo, una red se forma a partir de la replicación del mismo negocio en nuevas unidades.
Por lo tanto, es importante mantener la excelencia en el servicio para que la imagen de marca no se dañe.
Una forma de lograrlo es buscar soluciones que garanticen que la calidad del producto sea homogénea; esto significa que cada tienda o ubicación mantenga la misma calidad.
Sin embargo, también pueden surgir problemas aun si se ha recibido capacitación antes de la implementación de una franquicia nueva. Estos pueden abordarse mediante auditorías.
Las auditorías permiten identificar cuellos de botella o defectos que pueden propagarse a través de la red.
| Las auditorías son una forma de monitorear que el franquiciado cumpla sus obligaciones con el franquiciador. |
Recuerda, si hay un problema en una franquicia, hay muchas posibilidades de que se extienda a otras sucursales.
Dicho esto, veamos cómo se audita una franquicia:
En primer lugar, como en todo negocio, se requiere organización y planificación. Comienza organizando un formato estándar para controles más generales. Esta evaluación debe incluir aspectos relevantes de las tiendas, tales como:
• Producción
• Servicio al cliente
• Relaciones laborales
• Condiciones físicas de los establecimientos.
Luego puedes crear un plan de acción para implementar a medida que aborda los problemas; o si se necesitan correcciones más detalladas. No olvides incluir la parte operativa de la auditoría.
En segundo lugar, se debe realizar una inspección periódica; el franquiciador puede determinar su frecuencia. No obstante, el intervalo de la evaluación variará según la naturaleza del negocio.
| Las auditorías de franquicia deben realizarse periódicamente, dependiendo del intervalo y la frecuencia del franquiciador y el modelo de negocio. |
En cualquier caso, el objetivo es revisar las franquicias, seguir la evolución y comprobar si se resuelven los problemas.
Las auditorías, junto con las reuniones entre franquiciadores y franquiciados, es una forma de mantener la estandarización de la empresa; pero lo más importante, ayudan a prevenir futuras complicaciones y crisis.
Errores que no debes cometer
Auditar una franquicia implica muchos nervios y ansiedad. Esto puede generar errores que pueden ser fatales, errores relacionados con el propio control.
Aquí compartimos los 5 errores más frecuentes que pueden ocurrir durante la auditoría de calidad:
# 1. No auditar
Puede sonar sorprendente, pero la mayoría de las empresas no supervisan ni controlan sus acuerdos de franquicia. De hecho, hay franquicias que el franquiciador nunca ha visitado.
Cabe señalar que toda empresa, ya sea pequeña, mediana o grande, debe someterse a una auditoría. Así es cómo puede averiguar:
- Si su gestión sigue los estándares correctos;
- Cuáles son los problemas y cómo solucionarlos.
# 2. Ponerse metas inalcanzables
Al implementar un sistema de gestión, a veces el error es establecer expectativas demasiado altas. Por ejemplo: Visitar cada punto de venta 6 veces este año, y no tiene el equipo para hacerlo.
Establecer objetivos muy exigentes o poco realistas generalmente no se logran y si lo hace es incompleto; incluso puedo hacer más daño que bien. Es bueno que adoptes un sistema de gestión simple que puedas completar.
# 3. No tener procedimientos definidos
Otro error que debes evitar es intentar regular procesos que nunca has definido y no estandarizar los procedimientos. Asimismo debes evitar establecer procesos que son imposibles de monitorear.
# 4. Herramientas poco objetivas
Para administrar la red de franquicias de manera profesional y objetiva, necesitas herramientas que te ayuden a completar las tareas. Por ejemplo, puedes utilizar un software o aplicación de control. Por ejemplo, una lista de verificación.
Los checklist son ideales para el seguimiento de las observaciones. También te permiten medir el desempeño de cada tienda en la red de franquicias. Incluso puedes implementar las dos partes más importantes de cualquier sistema de control: incentivos y medidas correctivas.
# 5. No definir incentivos
Como mencionamos antes, uno de los componentes más cruciales de una auditoría son los incentivos. Un incentivo genuino y práctico que permita modificar comportamientos y corregir errores.
Ahora es fundamental que los incentivos siempre se comuniquen antes de que comience el ciclo de auditorías. Esto ayudará a lograr cambios de comportamiento más profundos.
Confía en nuestra solución
Ahora que sabes qué errores evitar, es muy importante que utilices herramientas que te ayuden a realizar auditorías con éxito.
Con nuestro Software de auditoría y control podrás hacerlo de la manera adecuada. Se puede dirigir a cualquier tipo de Franquicia, ya que se puede programar (y editar) de una forma sencilla.
Hemos desarrollado una solución que tiene todas las etapas de una auditoría: planificación, preparación, listas de verificación, registro de resultados, emisión de informes y seguimiento.
También puedes crear listas de verificación en línea, organizarlas y analizarlas para garantizar el control de calidad de las franquicias.
Conclusión
Las auditorías se pueden convertir en una pesadilla si se cometen los errores enumerados aquí. Asegúrate de planificar, organizar y adoptar las mejores herramientas, como los checklists, para auditar las franquicias adecuadamente.
Así, además de evitar errores relacionados con la auditoría, podrás hacer un seguimiento de cualquier problema de cumplimiento.
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