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Franquicia: Errores que debes evitar al auditarla

Revisar periódicamente cada franquicia individualmente es una de las tareas más importantes que deben realizar los franquiciadores. Especialmente en sus primeros años de operación o cuando el rendimiento comienza a decaer. 

Con las auditorías, pueden detectar actividades poco saludables y solucionar problemas antes de que se salgan de control. Sin embargo, si no se hace correctamente, puede ser un problema.

Aquí te contamos los cinco errores más comunes que debes evitar al hacer una auditoría de franquicia. Pero primero, veamos cómo hacerlo bien. 

 ¿Cómo se audita una franquicia?

Una franquicia exitosa requiere un control de calidad por parte de los franquiciantes. Después de todo, una red se forma a partir de la replicación del mismo negocio en nuevas unidades. 

Por lo tanto, es importante mantener la excelencia en el servicio para que la imagen de marca no se dañe. 

Una forma de lograrlo es buscar soluciones que garanticen que la calidad del producto sea homogénea; esto significa que cada tienda o ubicación mantenga la misma calidad. 

Sin embargo, también pueden surgir problemas aun si se ha recibido capacitación antes de la implementación de una franquicia nueva. Estos pueden abordarse mediante auditorías.

Las auditorías permiten identificar cuellos de botella o defectos que pueden propagarse a través de la red. 

Las auditorías son una forma de monitorear que el franquiciado cumpla sus obligaciones con el franquiciador.

Recuerda, si hay un problema en una franquicia, hay muchas posibilidades de que se extienda a otras sucursales.

Dicho esto, veamos cómo se audita una franquicia: 

En primer lugar, como en todo negocio, se requiere organización y planificación. Comienza organizando un formato estándar para controles más generales. Esta evaluación debe incluir aspectos relevantes de las tiendas, tales como: 

 • Producción 

 • Servicio al cliente 

 • Relaciones laborales 

 • Condiciones físicas de los establecimientos. 

usa checklist para auditar tu franquicia

Luego puedes crear un plan de acción para implementar a medida que aborda los problemas; o si se necesitan correcciones más detalladas. No olvides incluir la parte operativa de la auditoría. 

En segundo lugar, se debe realizar una inspección periódica; el franquiciador puede determinar su frecuencia. No obstante, el intervalo de la evaluación variará según la naturaleza del negocio. 

Las auditorías de franquicia deben realizarse periódicamente, dependiendo del intervalo y la frecuencia del franquiciador y el modelo de negocio.

En cualquier caso, el objetivo es revisar las franquicias, seguir la evolución y comprobar si se resuelven los problemas. 

Las auditorías, junto con las reuniones entre franquiciadores y franquiciados, es una forma de mantener la estandarización de la empresa; pero lo más importante, ayudan a prevenir futuras complicaciones y crisis.

Errores que no debes cometer

Auditar una franquicia implica muchos nervios y ansiedad. Esto puede generar errores que pueden ser fatales, errores relacionados con el propio control. 

Aquí compartimos los 5 errores más frecuentes que pueden ocurrir durante la auditoría de calidad:

# 1.  No auditar

Puede sonar sorprendente, pero la mayoría de las empresas no supervisan ni controlan sus acuerdos de franquicia. De hecho, hay franquicias que el franquiciador nunca ha visitado. 

Cabe señalar que toda empresa, ya sea pequeña, mediana o grande, debe someterse a una auditoría. Así es cómo puede averiguar: 

  • Si su gestión sigue los estándares correctos
  • Cuáles son los problemas y cómo solucionarlos.

# 2. Ponerse metas inalcanzables 

Al implementar un sistema de gestión, a veces el error es establecer expectativas demasiado altas. Por ejemplo: Visitar cada punto de venta 6 veces este año, y no tiene el equipo para hacerlo. 

Establecer objetivos muy exigentes o poco realistas generalmente no se logran y si lo hace es incompleto; incluso puedo hacer más daño que bien. Es bueno que adoptes un sistema de gestión simple que puedas completar.

# 3. No tener procedimientos definidos

Otro error que debes evitar es intentar regular procesos que nunca has definido y no estandarizar los procedimientos. Asimismo debes evitar establecer procesos que son imposibles de monitorear.

# 4. Herramientas poco objetivas

Para administrar la red de franquicias de manera profesional y objetiva, necesitas herramientas que te ayuden a completar las tareas. Por ejemplo, puedes utilizar un software o aplicación de control. Por ejemplo, una lista de verificación.

Los checklist son ideales para el seguimiento de las observaciones. También te permiten medir el desempeño de cada tienda en la red de franquicias. Incluso puedes implementar las dos partes más importantes de cualquier sistema de control: incentivos y medidas correctivas.

# 5. No definir incentivos

Como mencionamos antes, uno de los componentes más cruciales de una auditoría son los incentivos. Un incentivo genuino y práctico que permita modificar comportamientos y corregir errores.

Ahora es fundamental que los incentivos siempre se comuniquen antes de que comience el ciclo de auditorías. Esto ayudará a lograr cambios de comportamiento más profundos.

Confía en nuestra solución

Ahora que sabes qué errores evitar, es muy importante que utilices herramientas que te ayuden a realizar auditorías con éxito. 

Con nuestro Software de auditoría y control podrás hacerlo de la manera adecuada. Se puede dirigir a cualquier tipo de Franquicia, ya que se puede programar (y editar) de una forma sencilla.  

Hemos desarrollado una solución que tiene todas las etapas de una auditoría: planificación, preparación, listas de verificación, registro de resultados, emisión de informes y seguimiento.

También puedes crear listas de verificación en línea, organizarlas y analizarlas para garantizar el control de calidad de las franquicias.

Conclusión

Las auditorías se pueden convertir en una pesadilla si se cometen los errores enumerados aquí. Asegúrate de planificar, organizar y adoptar las mejores herramientas, como los checklists, para auditar las franquicias adecuadamente.

Así, además de evitar errores relacionados con la auditoría, podrás hacer un seguimiento de cualquier problema de cumplimiento.

En Full Audits contamos con años de experiencia. Hemos trabajado con clientes de una amplia gama de industrias, y todos esos clientes tienen una excelente reputación.

Si quieres implementar un software de auditoría en tu empresa, pero aún no sabes cuál elegir, prueba Full Audits. Reserva una demostración aquí para que veas cómo funciona.

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Preguntas frecuentes

Full Audits tiene dos plataformas, la WEB permite al Usuario realizar configuraciones y visualizaciones de mayor complejidad tales como configurar usuarios, organigramas de establecimientos, armar formularios a medida, ejecutar auditorías de escritorio, visualizar reportes y analíticas. La plataforma MÓVIL está separada para poder funcionar OFFLINE, permitiendo que los Usuarios puedan continuar trabajando aún sin contar con señal de Wifi o Datos móviles, para ello la simplificamos un poco más y solamente pueden utilizarse las secciones de Auditorías, Incidencias y Calendario, preparada para realizar un trabajo in situ en el lugar de auditoría o verificación.

Si. Tenemos un canal de Youtube con la explicación de cada una de las secciones de la App y sus posibles usos. https://www.youtube.com/channel/UCKY959rrtOIZQ5jBAxoCJJA

Se utilizan los mismos datos de acceso para ambas plataformas. Para acceder a la plataforma WEB deberás ingresar a www.fullaudits.com y hacer click en «Login», donde cargarás tu usuario y contraseña. Para acceder a la plataforma Móvil deberás descargarla desde el Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fullaudits.app&hl=es_419&gl=US. 

En Full Audits nos tomamos la seguridad y confidencialidad de la información como un tema muy importante. En primer lugar, el Cliente siempre tiene la posibilidad de descargar la información a su ordenador. En caso que requiera información en formato base de datos para poder migrar a otro sistema, el mismo será entregado en un plazo de entre 1 hasta 30 días desde realizada la solicitud en el formato de base de datos utilizado por Full Audits. En caso de que el Cliente no realice una solicitud de información la información se borrará de nuestros servidores en un plazo de 90 días.

Nuestro servicio es Cloud (En la Nube). La información está guardada en Google Cloud (Estados Unidos), reconocida mundialmente por su Calidad y Seguridad en el servicio (Poseen clientes globales como Spotify, Snapchat, HSBC, SonyMusic, Mercado Libre, Almundo, Philips, Coca-Cola, entre otros), Google Cloud posee certificación ISO 27001, entre otras certificaciones que pueden ser verificadas en este enlace: https://cloud.google.com/security/compliance/ 

Hardware recomendado: El sistema podrá ser utilizado a través de: Computadoras (escritorio o laptop): Necesita acceso a internet a través de los siguientes navegadores: Google Chrome (v33 o superior), Mozilla Firefox (v29 o superior), Internet Explorer (v12 o superior) o Safari (v7.1 o superior) Smartphones y Tablets (Android – Versión IOS en desarrollo): Android versión 6.0 o superior. Memoria RAM 2Gb o superior, Procesador 1.4GHz o superior. Pantalla de 4 pulgadas o superior Respaldo y Seguridad: El software Full Audits está respaldado por servidores de la empresa.

Por el momento solo tenemos disponible la versión para Android. Estamos trabajando en la entrega de una nueva versión para iOS lo más pronto posible.

Si. Puede ser utilizado en cualquier dispositivo Android.

Podrás utilizar la APP Mobile ya que funciona OFFLINE. Solo se necesita conexión para subir la auditoría finalizada. Para utilizar la APP WEB si necesitarás conexión a internet ya que funciona en un navegador.

Podrás adjuntar imágenes, tomar fotos y editarlas, grabar videos, adjuntar archivos (PDF, Excel, Word, etc).

Los Formularios o Checklists son plantillas que podrás crear y configurar a medida en la sección «Formularios/Checklists». Las Auditorías se ejecutarán con base a esos formularios pre-cargados.

La plataforma te permitirá crear cuestionarios y formularios a medida, configurando los tipos de respuesta para cada item o pregunta. Podrás cargar cuántos formularios quieras y de todo tipo de Norma que se adapte a nuestro formato de Formularios.

Si. Con el Usuario Super Administrador desde la sección Usuarios podrás armar Equipos y configurar los permisos de accesos, pudiendo restringir o limitar la información que cada Usuario podrá crear, visualizar y/o editar.

Inglés, Español y Portugués.

Tenemos un módulo de Business Intelligence. Podrás analizar datos estadísticos de toda la información que vayas generando en el Sistema, tanto de Auditorías como de Incidencias (No conformidades), filtrando por fechas, usuarios, estados y más. Podrás exportar los Reportes a hojas de cálculo, excel, CVS.

Si. Por medio de la extracción de archivos CSV.

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