¿Por qué necesitas hacer un reporte de incidencias?

En el ámbito organizacional, cómo en todos los ámbitos de la vida, es necesario tener presente que los accidentes existen y pueden ocurrir

Por más que tu empresa cumpla con todas las normas de seguridad…

Aunque tus empleados estén protegidos con la indumentaria y equipos adecuados…

Por más de que tengan una capacitación continua…

No es posible evitar todos los accidentes. Pero si podemos tener todo lo más controlado posible para que ésto no ocurra ¿verdad?

Es importante que empleados y empleadores valoren y entiendan la importancia de la seguridad dentro del ámbito laboral. Sólo así podrán evitarse la mayor cantidad de accidentes dentro del trabajo.

Los reportes de incidencias también intentan detectar qué trabajadores no desempeñan bien sus tareas o tienen faltas y retrasos en el trabajo. Es posible que necesiten reforzar capacitaciones, o puede que se encuentren desmotivados o tengan problemas personales.

Estos reportes, ayudan además a encontrar la forma de evitar que las instalaciones en donde se trabaja, sean lo menos peligrosas posibles. La evaluación y el control de maquinarias, el orden y limpieza en el área de trabajo, son cosas que pueden jugar un rol muy importante a la hora de desencadenarse una situación infortuna.

Gracias a este tipo de reportes, es posible tener mejor controladas a todas las áreas y personas que trabajan en ellas, evitando problemas futuros.

¿Qué es lo que debes tener en cuenta antes de comenzar a elaborar un reporte de incidencias?

Existen dos tipos de incidentes que pueden ocurrir:

Los incidentes previstos o ya considerados, cómo las vacaciones, bajas por maternidad o por alguna condición del empleado.

Y por otro lado, los que no vemos venir y no podemos evitar, los imprevistos.

Pensemos que desafortunadamente ha ocurrido un accidente laboral y es necesario reportarlo. 

Primero es necesario recolectar toda la información posible, para poder entender por qué ha sucedido.

Puedes recabar información hablando con los empleados, dándoles tranquilidad si están tensos o nerviosos. Puedes pedirles que te cuenten su versión de los hechos.

Es muy importante ponerse en contexto, y entender por qué motivos ha pasado. ¿Ha sido un error humano? ¿Ha sido algún fallo de maquinaria? ¿Las condiciones laborales eran las adecuadas? Puedes hacer un simulacro controlado para poder visualizar de forma más concreta todos los factores.

Si no sabes cómo crear un reporte de incidencias, aquí te dejamos algunos pasos que tienes que tener en cuenta.

  1. Tener un formato de reporte de incidencias

Saber qué información debes recopilar y guardar es esencial. Te ayudará a tener la información bien organizada.

  • El día, la fecha y la hora.
  • Nombre y lugar del sector donde ocurrió el evento.
  • Nombres de las personas involucradas.
  • La actividad que se estaba realizando cuando ocurrió el evento.  

        2. Identificar el tipo de incidente:

Tienes que saber si lo que ocurrió podría haber sido evitado o no. Este paso es muy importante, porqué si llegas a la conclusión de que la situación podría haber sido prevista, tienes que entender que no puede volver a pasar. 

Debes especificar las irregularidades y dejarlas plasmadas en el reporte.

        3. Medidas correctivas

Es necesario generar un plan de acción de lo que debe hacerse para impedir que vuelva a pasar. 

Tienes que hacer conscientes a los empleados, e incluirlos en la implementación de nuevas prácticas y soluciones.

        4. Seguimiento

Controla que las nuevas medidas sean entendidas y aplicadas. Haz un seguimiento de que todo esté cumpliendose correctamente, solo así disminuirás estos accidentes.

Es primordial tomarse en serio este reporte y ser lo más objetivo posible, lograrás una empresa más productiva, cuidarás más a tus empleados y te evitarás problemas.

FullAudits puede ayudarte a crear un reporte de Incidencias de forma rápida y eficaz.

Con nuestra herramienta puedes identificar puntos de mejora y determinar la frecuencia de las incidencias, para luego trabajar en análisis de causa raíz y solucionarlos definitivamente.

Contiene además un historial de incidencias, en donde se guardan todas las modificaciones que se hicieron con fecha del cambio y responsable.

Si tienes FullAudits podrás disponer de un lugar centralizado para todas sus incidencias, ayudándote a que tengas más control y visibilidad sobre el estado de todas y cada una de ellas.

El proceso es muy sencillo e intuitivo:

  • Cree su incidencia
  • Asigne un número de seguimiento único
  • Asigne responsables
  • Asigne prioridades dependiendo la criticidad
  • Asigne fecha límite para su resolución
  • Agregue comentarios
  • Cargue fotos y videos con anotaciones

Luego podrás verificar cómo se lleva a cabo la resolución de la incidencia, y en un futuro, si la misma incidencia es creada, ya tendrás la información recaudada y guardada en nuestro software.

Con FullAudits es posible disminuir riesgos a los que se exponen sus colaboradores por medio de la ejecución de  auditorías de seguridad en su organización. 

Detecte riesgos y oportunidades de mejora, asígnele a un colaborador y trabaje en ellos hasta eliminarlos.

Ingresa en nuestra web fullaudits.com y comienza una prueba gratuita, te aseguramos que no te arrepentirás. 

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Preguntas frecuentes

Full Audits tiene dos plataformas, la WEB permite al Usuario realizar configuraciones y visualizaciones de mayor complejidad tales como configurar usuarios, organigramas de establecimientos, armar formularios a medida, ejecutar auditorías de escritorio, visualizar reportes y analíticas. La plataforma MÓVIL está separada para poder funcionar OFFLINE, permitiendo que los Usuarios puedan continuar trabajando aún sin contar con señal de Wifi o Datos móviles, para ello la simplificamos un poco más y solamente pueden utilizarse las secciones de Auditorías, Incidencias y Calendario, preparada para realizar un trabajo in situ en el lugar de auditoría o verificación.

Si. Tenemos un canal de Youtube con la explicación de cada una de las secciones de la App y sus posibles usos. https://www.youtube.com/channel/UCKY959rrtOIZQ5jBAxoCJJA

Se utilizan los mismos datos de acceso para ambas plataformas. Para acceder a la plataforma WEB deberás ingresar a www.fullaudits.com y hacer click en «Login», donde cargarás tu usuario y contraseña. Para acceder a la plataforma Móvil deberás descargarla desde el Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fullaudits.app&hl=es_419&gl=US. 

En Full Audits nos tomamos la seguridad y confidencialidad de la información como un tema muy importante. En primer lugar, el Cliente siempre tiene la posibilidad de descargar la información a su ordenador. En caso que requiera información en formato base de datos para poder migrar a otro sistema, el mismo será entregado en un plazo de entre 1 hasta 30 días desde realizada la solicitud en el formato de base de datos utilizado por Full Audits. En caso de que el Cliente no realice una solicitud de información la información se borrará de nuestros servidores en un plazo de 90 días.

Nuestro servicio es Cloud (En la Nube). La información está guardada en Google Cloud (Estados Unidos), reconocida mundialmente por su Calidad y Seguridad en el servicio (Poseen clientes globales como Spotify, Snapchat, HSBC, SonyMusic, Mercado Libre, Almundo, Philips, Coca-Cola, entre otros), Google Cloud posee certificación ISO 27001, entre otras certificaciones que pueden ser verificadas en este enlace: https://cloud.google.com/security/compliance/ 

Hardware recomendado: El sistema podrá ser utilizado a través de: Computadoras (escritorio o laptop): Necesita acceso a internet a través de los siguientes navegadores: Google Chrome (v33 o superior), Mozilla Firefox (v29 o superior), Internet Explorer (v12 o superior) o Safari (v7.1 o superior) Smartphones y Tablets (Android – Versión IOS en desarrollo): Android versión 6.0 o superior. Memoria RAM 2Gb o superior, Procesador 1.4GHz o superior. Pantalla de 4 pulgadas o superior Respaldo y Seguridad: El software Full Audits está respaldado por servidores de la empresa.

Por el momento solo tenemos disponible la versión para Android. Estamos trabajando en la entrega de una nueva versión para iOS lo más pronto posible.

Si. Puede ser utilizado en cualquier dispositivo Android.

Podrás utilizar la APP Mobile ya que funciona OFFLINE. Solo se necesita conexión para subir la auditoría finalizada. Para utilizar la APP WEB si necesitarás conexión a internet ya que funciona en un navegador.

Podrás adjuntar imágenes, tomar fotos y editarlas, grabar videos, adjuntar archivos (PDF, Excel, Word, etc).

Los Formularios o Checklists son plantillas que podrás crear y configurar a medida en la sección «Formularios/Checklists». Las Auditorías se ejecutarán con base a esos formularios pre-cargados.

La plataforma te permitirá crear cuestionarios y formularios a medida, configurando los tipos de respuesta para cada item o pregunta. Podrás cargar cuántos formularios quieras y de todo tipo de Norma que se adapte a nuestro formato de Formularios.

Si. Con el Usuario Super Administrador desde la sección Usuarios podrás armar Equipos y configurar los permisos de accesos, pudiendo restringir o limitar la información que cada Usuario podrá crear, visualizar y/o editar.

Inglés, Español y Portugués.

Tenemos un módulo de Business Intelligence. Podrás analizar datos estadísticos de toda la información que vayas generando en el Sistema, tanto de Auditorías como de Incidencias (No conformidades), filtrando por fechas, usuarios, estados y más. Podrás exportar los Reportes a hojas de cálculo, excel, CVS.

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