Consejos para implementar Kaizen

¿Cómo se llega más lejos en un proceso de mejora? ¿Dedicando mucho tiempo a encontrar la ”gran idea”, esa que es compleja de implementar?

Es mejor ir paso a paso: definir una acción, no importa si es pequeña, implementarla. Si el resultado no es el esperado, no desanimarse, reflexionar, aprender de los errores y empezar de nuevo el ciclo PDCA. 

Se debe establecer un marco que nos permita ser proactivos, identificando lo que se puede mejorar y poniendo manos a la obra en un ciclo virtuoso, permitiendo que cada uno pueda transformar su ámbito de trabajo, que se empodere y a la vez trabaje en equipo.

Esto no vale sólo para la planta, se debe aplicar en todas las áreas de la Empresa.

El concepto que cada uno puede aportar al crecimiento de la Empresa es muy importante. Que la mejora beneficia al cliente interno y externo. 

Fundamentos para Implementar Kaizen

Para los que hemos trabajado en Toyota, el Kaizen es un concepto básico, uno de los pilares del “Toyota Way”, la filosofía de trabajo de Toyota, que ha sido usada de base para lo que en el mundo occidental se denomina “Lean Management”. Al Kaizen se lo practica en el día a día.

Un punto básico es nunca estar satisfechos con los logros alcanzados, siempre querer mejorar nuestra actividad mediante la generación de nuestras mejores ideas y el esfuerzo continuo. 

Desde el punto de vista corporativo, eso implica la acción de “ir corriendo el arco”, o sea, cuando se está por cumplir o se cumplió con un objetivo, se define uno nuevo, más desafiante, y así sucesivamente. Es lo que también se conoce como “subir la vara”. 

Permite que cada uno pueda transformar su ámbito de trabajo, que se empodere, que se desarrollen actividades como, por ejemplo, los Círculos de Calidad, que promueven el trabajo en equipo.

Sin embargo, para que el Kaizen (también conocido como Mejora Continua) pueda prosperar en la Empresa, la clave es que la Dirección entienda que se trata de una mentalidad, una filosofía de trabajo y se embarque en una transformación cultural que involucre a todo el personal. Para ello se requiere persistencia, disciplina y compromiso. 

Para que sea posible, hay que vencer las resistencias naturales de la gente. Cuando no se quiere sobran las excusas: “siempre se hizo así”, “no hay presupuesto”, etc… Por otra parte, hay una creencia incorrecta que esto solo se aplica a empresas industriales.

Otro error común es suponer que porque nos vaya bien no hay posibilidades de mejorar, tanto para la Compañía como un todo, como para nuestro grupo de trabajo.

Y la mejor excusa de todas para no lanzarse hacia la Mejora Continua es “que no somos Toyota”, como si estuviese más allá de nuestra posibilidad. Cualquier empresa, aun la PYME más pequeña, si hay ganas y decisión puede hacerlo. Sobran los ejemplos. 

Consejos durante la implementación de Kaizen

Beneficio del Kaizen para las empresas

Para embarcarse en esta transformación, es importante:

  • Poner a cargo a personas que tengan el empuje necesario, sean “lobos”. 
  • Comunicar bien, que se acepte la necesidad y el camino por delante.
  • Capacitar a los empleados. 
  • Promover la participación y el trabajo en equipo del personal. 
  • Contar con el liderazgo de la Dirección de la Compañía, bajando línea y dando soporte a los Líderes.
  • Y, siempre, siempre, ¡celebrar los logros! 

Para que la Mejora Continua sea posible, los problemas deben ser manifestados en forma inmediata y honesta, a fin de facilitar una solución rápida y la toma de contramedidas adecuadas. La autoridad para identificar y resolver problemas está en las actividades más cercanas a la tarea y al cliente.

Como dijo Taiichi Ohno, creador del TPS (Toyota Production System) “Si un supervisor no conoce la existencia de un problema y éste no se trata, no se realizan mejoras y no se pueden bajar los costos. Al detener una máquina cuando surge un problema, se puede identificar el mismo. Una vez que se ha clarificado el problema, se pueden realizar las mejoras”. 

Ohno-san también dijo “No tener problemas es el mayor problema de todos”. 

Por eso, se debe instruir a la gente para que exponga los problemas, a fin de que puedan ser solucionados. 

Otro concepto clave es que la persona es un elemento imprescindible para la mejora continua y el crecimiento de la compañía. Respetar a la gente y considerar que el éxito del negocio se debe a los esfuerzos individuales y al buen trabajo en equipo.

Ahora bien, para poder desarrollar la Mejora Continua es importante contar con herramientas apropiadas, que agreguen valor. En este marco, en nuestro ciclo PDCA, ¿Cómo evaluamos si una actividad que hemos implementado fue efectiva? 

Una herramienta como Full Audits es esencial para tener registro de la condición inicial y la mejorada, que se visualice la mejora o la falta de ella. Visualizar y documentar los problemas en forma simple y ágil promueve tomar acciones en forma rápida. Nos ayuda claramente en el proceso de resolución de problemas.  

Sin embargo, lamentablemente en muchas Organizaciones eso no se hace, no hay documentación o en las que tienen un sistema de gestión, hay un sistema de Auditoría que lleva mucho tiempo y esfuerzo del personal completar, con infinidad de documentos que necesariamente hay que completar. Eso demanda un gran esfuerzo de la gente. 

Nadie conoce mejor los problemas en el puesto de trabajo que aquel que está todo el día en ello. Hay que darle la oportunidad de mejorarlo, brindándole las herramientas y el soporte necesario. Por eso, Full Audits es un software de checklist y control de procesos, que no solo reduce carga de trabajo y costo, agrega valor.

Leonardo Najmanovich

Se desempeñó en Toyota Argentina desde el inicio de operaciones. A lo largo de una carrera de 25 años, tuvo diferentes posiciones en el área de Calidad, siendo la última Gerente de Aseguramiento de Calidad. En la actualidad es Director de la Consultora KEIKEN CONSULTING, que provee Servicios de asesoría en Excelencia Operacional, Excelencia en Calidad y Satisfacción del Cliente y Excelencia Organizacional. 

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Preguntas frecuentes

Full Audits tiene dos plataformas, la WEB permite al Usuario realizar configuraciones y visualizaciones de mayor complejidad tales como configurar usuarios, organigramas de establecimientos, armar formularios a medida, ejecutar auditorías de escritorio, visualizar reportes y analíticas. La plataforma MÓVIL está separada para poder funcionar OFFLINE, permitiendo que los Usuarios puedan continuar trabajando aún sin contar con señal de Wifi o Datos móviles, para ello la simplificamos un poco más y solamente pueden utilizarse las secciones de Auditorías, Incidencias y Calendario, preparada para realizar un trabajo in situ en el lugar de auditoría o verificación.

Si. Tenemos un canal de Youtube con la explicación de cada una de las secciones de la App y sus posibles usos. https://www.youtube.com/channel/UCKY959rrtOIZQ5jBAxoCJJA

Se utilizan los mismos datos de acceso para ambas plataformas. Para acceder a la plataforma WEB deberás ingresar a www.fullaudits.com y hacer click en «Login», donde cargarás tu usuario y contraseña. Para acceder a la plataforma Móvil deberás descargarla desde el Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fullaudits.app&hl=es_419&gl=US. 

En Full Audits nos tomamos la seguridad y confidencialidad de la información como un tema muy importante. En primer lugar, el Cliente siempre tiene la posibilidad de descargar la información a su ordenador. En caso que requiera información en formato base de datos para poder migrar a otro sistema, el mismo será entregado en un plazo de entre 1 hasta 30 días desde realizada la solicitud en el formato de base de datos utilizado por Full Audits. En caso de que el Cliente no realice una solicitud de información la información se borrará de nuestros servidores en un plazo de 90 días.

Nuestro servicio es Cloud (En la Nube). La información está guardada en Google Cloud (Estados Unidos), reconocida mundialmente por su Calidad y Seguridad en el servicio (Poseen clientes globales como Spotify, Snapchat, HSBC, SonyMusic, Mercado Libre, Almundo, Philips, Coca-Cola, entre otros), Google Cloud posee certificación ISO 27001, entre otras certificaciones que pueden ser verificadas en este enlace: https://cloud.google.com/security/compliance/ 

Hardware recomendado: El sistema podrá ser utilizado a través de: Computadoras (escritorio o laptop): Necesita acceso a internet a través de los siguientes navegadores: Google Chrome (v33 o superior), Mozilla Firefox (v29 o superior), Internet Explorer (v12 o superior) o Safari (v7.1 o superior) Smartphones y Tablets (Android – Versión IOS en desarrollo): Android versión 6.0 o superior. Memoria RAM 2Gb o superior, Procesador 1.4GHz o superior. Pantalla de 4 pulgadas o superior Respaldo y Seguridad: El software Full Audits está respaldado por servidores de la empresa.

Por el momento solo tenemos disponible la versión para Android. Estamos trabajando en la entrega de una nueva versión para iOS lo más pronto posible.

Si. Puede ser utilizado en cualquier dispositivo Android.

Podrás utilizar la APP Mobile ya que funciona OFFLINE. Solo se necesita conexión para subir la auditoría finalizada. Para utilizar la APP WEB si necesitarás conexión a internet ya que funciona en un navegador.

Podrás adjuntar imágenes, tomar fotos y editarlas, grabar videos, adjuntar archivos (PDF, Excel, Word, etc).

Los Formularios o Checklists son plantillas que podrás crear y configurar a medida en la sección «Formularios/Checklists». Las Auditorías se ejecutarán con base a esos formularios pre-cargados.

La plataforma te permitirá crear cuestionarios y formularios a medida, configurando los tipos de respuesta para cada item o pregunta. Podrás cargar cuántos formularios quieras y de todo tipo de Norma que se adapte a nuestro formato de Formularios.

Si. Con el Usuario Super Administrador desde la sección Usuarios podrás armar Equipos y configurar los permisos de accesos, pudiendo restringir o limitar la información que cada Usuario podrá crear, visualizar y/o editar.

Inglés, Español y Portugués.

Tenemos un módulo de Business Intelligence. Podrás analizar datos estadísticos de toda la información que vayas generando en el Sistema, tanto de Auditorías como de Incidencias (No conformidades), filtrando por fechas, usuarios, estados y más. Podrás exportar los Reportes a hojas de cálculo, excel, CVS.

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