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7 beneficios de la técnica 5S en un espacio de trabajo

La técnica 5S es una gran filosofía de trabajo. Pese a que en un comienzo se planteó como un método para empresas industriales, hoy en día sus resultados son recomendables para cualquier organización.

¿Quieres experimentar un cambio positivo en tu cultura de trabajo? Te interesará conocer más a fondo sobre esta técnica.

La efectividad de esta se da porque fue pensada para traer resultados concretos en un tiempo determinado. Sin embargo, ¡es una herramienta muy sencilla! por lo que se ha convertido en el método de control de calidad preferido por muchas organizaciones.

Este método está muy relacionado con la cultura japonesa, ya que ayudó al país a recuperarse de una crisis económica. La disciplina es un elemento muy importante en este modelo de organización. 

Entendiendo la metodología 5S y su importancia

Al igual que otros métodos de mejora, como la gestión de la calidad, este tiene su origen en medio de una crisis económica, específicamente luego de la Segunda Guerra Mundial. 

Japón estaba devastado. Fue necesario volver a estructurar su economía y traer competitividad a sus productos de forma rápida, por lo que buscó entrar en el mercado internacional.

Con la técnica 5S el propósito de Japón era asegurar la calidad de los procesos y transformar el país en una potencia económica. Puedes intuir que le funcionó, ya que hoy te estamos recomendando implementar esta técnica en tu organización.

Sakichi y Kiichiro Toyoda, dueños de la conocida empresa fabricante de automóviles, Toyota, fueron los creadores de la técnica 5S.

No fue el único método inventado durante esta época, pero sí fue es uno de los más eficientes.

👉 Bajo la premisa de atender las situaciones de desorganización, la 5S da orden y sentido a las dinámicas de trabajo, obteniendo así una empresa organizada, que opera con los recursos que necesita y preserva a sus empleados.

Está técnica se encuentra fundamentada en cinco principios: 

  • Seiri (uso)
  • Seiton (organización)
  • Seiso (limpieza)
  • Seiketsu (norma)
  • Shitsuke (disciplina)

En Full Audits hemos elaborado una guía completa para que puedas implementar la metodología 5S en tu empresa. Déjanos contarte el provecho que obtendrás cuando decidas ponerla en práctica.

7 Beneficios de aplicar la técnica de 5S

Al implementar esta técnica mantendrás en alto el nivel de productividad de tu organización. Los beneficios estarán intrínsecamente reflejados tanto en el rendimiento de los empleados como en los espacios de trabajo.

1. Organización

En la 5S la organización es uno de los pilares fundamentales para las empresas, ya que se le considera una de las bases del éxito de cualquier compañía. ¿Quién no trabaja mejor con espacios de trabajo más gratos? 

Para que esto funcione es necesario relacionar los objetos para crear inventarios que sean fáciles de manejar. Por ejemplo, puedes separar los elementos por nombres y categorías. 

Además, en las mesas deben haber solamente objetos utilizados con frecuencia. Esto evita el desorden y las distracciones, ya que cualquier otro tipo de objeto puede interrumpir el flujo de trabajo.

La creación de un orden, es en definitiva uno de los más grandes beneficios de la técnica 5S, te aseguramos que será más fácil para ti obtener el máximo desempeño de tus colaboradores.

Con la 5S los espacios de trabajo organizados ayudarán a aumentar la productividad

2. Sistematización

La sistematización es de suma importancia, ya que ésta facilita el acceso a documentos, servicios y herramientas que te puedan ser de utilidad para tener control sobre lo que pasa en tu empresa.

Poder explicar de forma lógica los procesos de tu organización, los factores que han intervenido en dicho proceso, cómo se han relacionado entre sí y porqué lo han hecho de ese modo, es una gran ventaja en el mundo corporativo.

Si visualizas todo lo que está ocurriendo en tu empresa obtendrás información de valor que te permitirá tomar mejores decisiones.

En Full Audits nos enorgullecemos de nuestro servicio de dashboarding y analitica. Ya que, te da visibilidad acerca del estado del proceso de calidad en tu empresa y, de forma muy simple, te permite identificar dónde hacer foco para mejorar. 

3. Categorización

Este beneficio te permite eliminar aquellos objetos que sean innecesarios, y no aporten valor alguno al producto o servicio final. Clasificar lo que es útil y lo que no, ayudará al crecimiento de tu empresa.

La categorización es la ventaja que ayuda a las empresas a organizar sus recursos. Ya que, reduce al máximo lo que se utiliza, ya sean herramientas, equipos, papeles, información digitalizada e incluso roles.

Al minimizar el uso de estos materiales se genera un ahorro, lo que libera espacios de almacenamiento y permite una gestión inteligente

Cuestionate por un segundo ¿qué es lo que la empresa realmente necesita? Los documentos antiguos suelen ocupar demasiado espacio en los archivos, por ejemplo.

Puedes usar una hoja tipo lista e ir haciendo un check de las cosas que vas clasificando para luego determinar el uso final de cada uno.

Full Audits ha diseñado checklist gratuitas las cuales son muy variadas y personalizables, por ejemplo,la verificación de auditoría ISO 14001:2015 o la lista de verificación diaria para minoristas.

👉 Crea checklists que te permitan Identificar la naturaleza de cada elemento, es separar lo que realmente es necesario de lo que no: Identificar y eliminar.

4. Mejoras en la gestión de tiempo

Ya que el objetivo de las 5S es mejorar la organización dentro de una empresa, no te sorprenderá saber que esto, a su vez, ayuda a que la ejecución de tareas resulte mucho más fácil y rápida. 

La reducción de los incidentes dentro del trabajo, por ejemplo, permite destinar más tiempo a las actividades productivas.

Actividades realizadas en menor tiempo es una consecuencia natural de aplicar la clasificación, eliminación, orden y limpieza que sugiere la técnica 5S.

La idea es que ese ciclo se repita continuamente hasta conseguir el hábito. Una vez que se logra fijar el estándar o hábito, se consigue mejorar el tiempo de respuesta ante los imprevistos.

En Full Audits contamos con un software de gestión empresarial y trabajo en equipo que integra a todos sus colaboradores en una misma plataforma.

¿Qué mejor manera de acelerar los procesos de tu empresa que tener todos los datos disponibles de forma inmediata?

Todo lo que se genera y se trabaja queda integrado en un solo lugar, en una sola herramienta confiable que se actualiza en tiempo real a medida que el equipo

va completando su trabajo.

5. Mejoras en la productividad

La técnica 5S fomenta la automotivación, la constancia y la perseverancia en quien aplica el método, sea un profesional o un equipo de trabajo. La productividad es uno de los factores resultantes de la aplicación de la metodología 5S. 

Con los métodos adecuados y un marco de trabajo digitalizado, una empresa puede tener un enfoque mayor en las actividades principales de su negocio. El resultado:  una compañía que tiene  menos acciones para administrar, lo que se traduce en una mayor productividad.

Cada una de las bases propuestas por la técnica, incluidas las de continuidad, hacen que el lugar de trabajo sea más propicio a obtener buenos resultados.

La productividad se convierte en una consecuencia natural para la compañía.

Un equipo motivado será productivo, y le generará a tu empresa de manera inevitable mejoras continuas. 

Te invitamos a revisar el Método Kaizen para la mejora continua.

6. Mejoras en la operación, evitando pérdidas

Es el deber de una empresa mantener buenos métodos de trabajo, alejando a los empleados de cualquier tipo de accidentes.

El resultado de esto será garantizar, además de la preservación de la salud, el aumento de la productividad una vez que se puede ejecutar las tareas sin mayores preocupaciones.

Puedes aprovechar y maximizar los beneficios de la técnica 5S para identificar posibles errores que estén afectando el proceso y desarrollo de las actividades en tu empresa. 

La caducidad de los productos o los problemas de control de stock e inventario, se pueden reducir con una buena gestión basada en la técnica 5S.

¿Un desperfecto técnico? ¿Algún problema de comunicación? Podrás detectar y remediar estos problemas para evitar que se expandan.

7.  Optimización de las tareas

La ejecución eficiente de las tareas depende de una correcta planificación de los recursos. Imagina que conviertes la organización de procesos de tu área en una gestión efectiva que optimiza todos los recursos de tu entorno de trabajo.

Al diseñar normas, procedimientos y marcos de trabajo que regulen un conjunto de acciones y tareas; será mucho más sencillo adaptar estas indicaciones a herramientas de trabajo que ayuden a realizar determinadas tareas en menor tiempo y esfuerzo.

Conclusión

La técnica 5S es en definitiva una gran ayuda para las empresas que desean poder aprovechar el máximo potencial de sus colaboradores, ya que un ambiente laboral óptimo genera motivación, y la motivación aumenta la productividad.

Es necesario conocer cada detalle de cada aspecto de esta metodología para poder implementarla en las dinámicas de trabajo. 

En Full Audits te ofrecemos la herramienta tecnológica para ayudar a implementar de manera adecuada la 5S. 

¿Tienes dudas más dudas sobre cómo aprovechar al máximo el potencial de tu equipo? Te invitamos a leer nuestros blogs, tenemos muchos más métodos que se pueden adaptar a los objetivos que deseas lograr en tu empresa.

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