Mejora continua ¿Cómo implementarla en su empresa?

Todas las empresas, tienden a querer mejorar sus procesos para poder ser cada vez más competitivas en el mercado. Para ello, no se requiere hacer un cambio rotundo de los procedimientos, sino que pequeños cambios aplicados con el proceso de mejora continua, puede hacer que tu organización aumente su calidad y productividad. A continuación te vamos a contar como hacer para poder implementarlo en tu empresa.

¿Qué es la mejora continua?

La mejora continua es una metodología cuyo objetivo es eliminar las actividades que no agregan valor en la cadena productiva. Es la ejecución constante de acciones que mejoran los procesos de organización, minimizando el margen de error y pérdidas.

Es un método que requiere continuidad: se mejora un proceso, se analiza y estudia, y se intenta mejorar nuevamente. La mejora continua es un proceso cíclico. Es una herramienta con un gran potencial para mejorar la productividad empresarial.

Se basa en una filosofía antigua llamada Kaizen. Significa que si deseamos lograr cambios sustentables a lo largo del tiempo, debemos realizar cambios radicales en el corto plazo. Se basa en realizar pequeñas mejoras todos los días que te llevarán al objetivo que busca.

Esta filosofía conlleva una gran ventaja, ya que muchas veces podemos sentirnos abrumados por realizar grandes cambios. Aplicando esta metodología, realizaremos pequeñas acciones de manera continua, que se convertirán en hábitos logrando grandes resultados.

Estas pequeñas acciones se reflejan en el aumento de la calidad del servicio, los productos y los procesos.

  • Productos y servicios: los productos fabricados y servicios ofrecidos corresponden más a los requisitos del cliente, y por lo tanto, aumentan las ventas y la satisfacción del consumidor.
  • Procesos: se produce un ahorro de costos, al volverse más eficientes los flujos de trabajo.

Historia del concepto de mejora continua

El concepto de mejora continua es semejante al método japonés llamado Kaizen. De hecho, surge de este último método.  El método Kaizen está totalmente relacionado a la cultura japonesa, el mismo significa “mejora” en su idioma.

En la década de 1950, había un deseo de mejorar continuamente que derivó en una forma de trabajar de la nación, en donde se desarrolló un sistema de trabajo que se basó en las enseñanzas del experto en gestión de calidad William Edward Deming.

El método Kaizen fue implementado en la empresa Toyota, y de esta industria se extendió por todo el mundo.

En la actualidad, la mejora continua está integrada en la mayoría de las empresas. Cualquier organización que tenga un sistema de gestión de calidad, certificado por la norma ISO 9001 debe trabajar sobre la base de un proceso de mejora continua, ya que este estándar internacional requiere aplicarlo en todas las áreas de la organización.

Si quieres saber más acerca de las normas ISO, puedes leer nuestro artículo ¿Qué son las normas ISO y para qué sirven?

¿Cómo aplicar la mejora continua?

La mejora continua es una filosofía que implica siempre buscar superarse. Pero…¿cómo podemos aplicarla? 

Existen herramientas que nos ayudan a organizar los procesos de trabajo para orientarlos hacia la mejora continua, como por ejemplo el PDCA.

También conocido como círculo de Deming, el ciclo PDCA, es una herramienta muy utilizada para implementar el sistema de mejora continua. Se centra en la autoevaluación permanente en el tiempo.

Las siglas PDCA hacen referencia a las palabras “plan”, “do”, “check”, “act” que en español significan “planificar”, “ejecutar”, “verificar” y “actuar”.  Es un proceso cíclico de 4 etapas, cuando se da por finalizada la última etapa, se debe volver a la primera y comenzar nuevamente. A continuación vamos a describir cada una de las etapas que te guiarán en el proceso de la aplicación de la mejora continua en tu organización.

Planificar

Esta etapa se basa en comprender el problema y definir los objetivos. Es muy importante tener un equipo de trabajo multidisciplinario para analizar el problema de forma integral.

Ejecutar

Consiste en poner en marcha el plan definido anteriormente. Es fundamental seguir la planificación estableciendo responsables y fechas límite.

Verificar

En esta etapa hay que analizar si los resultados obtenidos coinciden con lo esperado según la planificación.

Si no se soluciono el problema, hay que realizar una nueva planificación.

Actuar

Cuando estamos seguros de que los objetivos fueron alcanzados de manera correcta, se debe dejar formalmente asentada la mejora. De esta manera, se puede llevar a cabo a otras áreas. En esta etapa nos aseguramos de que el ciclo siga comenzando, siempre se puede mejorar y nunca hay que dejar de intentar encontrar soluciones para la optimización de los procesos.

Herramientas digitales como Full Audits, te permiten realizar este ciclo, ya que puedes tener las incidencias integradas en el sistema. Vas a poder ejecutar la auditoría, identificar errores, reportarlos, crear incidencias, trabajar sobre los errores, solucionarlos y volver a realizar la auditoría de control.

De esta forma, se logra identificar puntos que hay que mantener y determinar los puntos que se deben corregir. Probá nuestra demo gratuita y comenzá a aplicar la mejora continua en tu organización. 

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Preguntas frecuentes

Full Audits tiene dos plataformas, la WEB permite al Usuario realizar configuraciones y visualizaciones de mayor complejidad tales como configurar usuarios, organigramas de establecimientos, armar formularios a medida, ejecutar auditorías de escritorio, visualizar reportes y analíticas. La plataforma MÓVIL está separada para poder funcionar OFFLINE, permitiendo que los Usuarios puedan continuar trabajando aún sin contar con señal de Wifi o Datos móviles, para ello la simplificamos un poco más y solamente pueden utilizarse las secciones de Auditorías, Incidencias y Calendario, preparada para realizar un trabajo in situ en el lugar de auditoría o verificación.

Si. Tenemos un canal de Youtube con la explicación de cada una de las secciones de la App y sus posibles usos. https://www.youtube.com/channel/UCKY959rrtOIZQ5jBAxoCJJA

Se utilizan los mismos datos de acceso para ambas plataformas. Para acceder a la plataforma WEB deberás ingresar a www.fullaudits.com y hacer click en «Login», donde cargarás tu usuario y contraseña. Para acceder a la plataforma Móvil deberás descargarla desde el Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fullaudits.app&hl=es_419&gl=US. 

En Full Audits nos tomamos la seguridad y confidencialidad de la información como un tema muy importante. En primer lugar, el Cliente siempre tiene la posibilidad de descargar la información a su ordenador. En caso que requiera información en formato base de datos para poder migrar a otro sistema, el mismo será entregado en un plazo de entre 1 hasta 30 días desde realizada la solicitud en el formato de base de datos utilizado por Full Audits. En caso de que el Cliente no realice una solicitud de información la información se borrará de nuestros servidores en un plazo de 90 días.

Nuestro servicio es Cloud (En la Nube). La información está guardada en Google Cloud (Estados Unidos), reconocida mundialmente por su Calidad y Seguridad en el servicio (Poseen clientes globales como Spotify, Snapchat, HSBC, SonyMusic, Mercado Libre, Almundo, Philips, Coca-Cola, entre otros), Google Cloud posee certificación ISO 27001, entre otras certificaciones que pueden ser verificadas en este enlace: https://cloud.google.com/security/compliance/ 

Hardware recomendado: El sistema podrá ser utilizado a través de: Computadoras (escritorio o laptop): Necesita acceso a internet a través de los siguientes navegadores: Google Chrome (v33 o superior), Mozilla Firefox (v29 o superior), Internet Explorer (v12 o superior) o Safari (v7.1 o superior) Smartphones y Tablets (Android – Versión IOS en desarrollo): Android versión 6.0 o superior. Memoria RAM 2Gb o superior, Procesador 1.4GHz o superior. Pantalla de 4 pulgadas o superior Respaldo y Seguridad: El software Full Audits está respaldado por servidores de la empresa.

Por el momento solo tenemos disponible la versión para Android. Estamos trabajando en la entrega de una nueva versión para iOS lo más pronto posible.

Si. Puede ser utilizado en cualquier dispositivo Android.

Podrás utilizar la APP Mobile ya que funciona OFFLINE. Solo se necesita conexión para subir la auditoría finalizada. Para utilizar la APP WEB si necesitarás conexión a internet ya que funciona en un navegador.

Podrás adjuntar imágenes, tomar fotos y editarlas, grabar videos, adjuntar archivos (PDF, Excel, Word, etc).

Los Formularios o Checklists son plantillas que podrás crear y configurar a medida en la sección «Formularios/Checklists». Las Auditorías se ejecutarán con base a esos formularios pre-cargados.

La plataforma te permitirá crear cuestionarios y formularios a medida, configurando los tipos de respuesta para cada item o pregunta. Podrás cargar cuántos formularios quieras y de todo tipo de Norma que se adapte a nuestro formato de Formularios.

Si. Con el Usuario Super Administrador desde la sección Usuarios podrás armar Equipos y configurar los permisos de accesos, pudiendo restringir o limitar la información que cada Usuario podrá crear, visualizar y/o editar.

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