¿Qué son las auditorías y cuál es su función en una organización?

Para perdurar en el tiempo, las empresas necesitan ser competitivas en el mercado y mejorar continuamente. Creemos que la clave para lograrlo es que las mismas realicen auditorías que les permitan detectar errores, incidencias y posibles mejoras en los procesos y procedimientos.

Si quieres saber por qué deberías realizar auditorías en tu empresa, sigue leyendo.

¿Qué es una auditoría? 

Según la Real Academia Española una auditoría es una “revisión sistemática de una actividad o de una situación para evaluar el cumplimiento de las reglas o criterios objetivos a que aquellas deben someterse”. Es decir, es un proceso de evaluación minuciosa de una organización, con el fin de conocer sus características físicas, así como sus fortalezas y debilidades.

 

Todo trabajo de auditoría, no importa con qué objetivo, cumple ciertas características:

 

  • Debe seguir pautas o criterios previamente establecidos.
  • La acción más importante de este trabajo es la observación y la medición de varios procesos de una organización.
  • Se debe tener en cuenta todos los recursos que forman parte de la actividad empresarial, los materiales como no materiales, así como su aplicación productiva y su relevancia.
  • Es necesario analizar la información, juntar datos consistentes y sacar conclusiones en un informe de auditoría.
  • Hacer cambios al respecto una vez obtenidos los resultados.

 

Tipos de auditoría

 

Por otro lado, existen diferentes tipos de auditoría, una de las clasificaciones más comunes suele darse según por quién es ejercida. Las mismas pueden ser ejecutadas por empleados de la propia organización o procedentes del exterior, dejando así clasificadas las auditorías como externas e internas.

Siguiendo otros criterios, es posible encontrar otras prácticas en el ámbito de las auditorías. Existen ejemplos como la auditoría de cumplimiento, la auditoría de gestión o la auditoría contable entre otras muchas.

 

En este caso, nosotros nos enfocaremos en auditorías internas, contando así, cuál es su función y por qué deberías realizarlas en tu empresa.

 

Función de auditoría interna y su importancia

 

La función principal de una auditoría interna, es vigilar el cumplimiento de los controles internos. La idea principal es corroborar que todo se esté haciendo no sólo correctamente, sino lo mejor posible.

La ejecución de una, puede añadir valor a una organización, ya que así le dará la oportunidad de corregir debilidades o puntos de mejora, mejorar la eficacia de los procesos, reducir costes y recursos.

La ventaja de contar con observadores en nuestra empresa es indiscutible. Normalmente las grandes empresas poseen departamentos de auditoría interna estructurados, sin embargo, la mayor parte de las pymes no pueden permitirse tener un departamento independiente que se encargue de esto, o por lo menos no a un precio razonable. 

 

Beneficios principales que aporta la ejecución de auditorías internas:

 

Con la globalización las empresas se han vuelto más competitivas, y la opinión de los consumidores juega un rol muy importante.

Mejorar el reconocimiento de la marca y la reputación de la empresa, es una meta que todas las organizaciones deberían tener si quieren perdurar en el tiempo. Cómo hemos dicho anteriormente, añadir valor a la empresa hará que tenga mejor imagen, y por lo tanto más confianza de sus empleados y clientes.

 

Una empresa que siga un plan de auditoría interna:

 

  • Demuestra ser íntegra.
  • Demuestra compromiso con la calidad, y con la mejora continua de su trabajo.
  • Cuenta con los recursos que necesita
  • Es eficiente y no malgaste recursos innecesarios
  • Es proactiva y promueve mejoras en la organización
  • Está orientada al futuro y es independiente.
  • Se comunica efectivamente con sus empleados y clientes.
  • Se alinea con las estrategias, los objetivos y los riesgos de la organización.
  • Proporciona seguridad en base a riesgos.

¿Cómo podemos ayudarte?

Full Audits es un software para pequeñas, medianas y grandes empresas.

Está diseñada para recopilar datos consistentes, a través del uso de checklists

Las mismas pueden ser creadas de forma personalizada o puedes consultar nuestra Librería de Checklists gratuita en nuestra web. Con estas listas podrás estar presente en todos los procesos de tu empresa.

La misma te ayudará a organizarte, y a estandarizar operaciones. Una vez realizada las tareas de observación en las cuales podrás agregar material multimedia, creará informes, para identificar áreas fallidas y resolver problemas mediante planes de acción.

Está disponible tanto en aplicación móvil como en plataforma web, y la combinación de ambas proporcionan visibilidad e información para ayudar a elevar los estándares de seguridad y calidad de su organización.

Anteriormente habíamos mencionado que no todas las empresas pueden permitirse un departamento de auditoría, y nosotros traemos solución a ese problema. 

Porque con Full Audits no es necesario que las personas que utilicen el sistema tengan entrenamiento técnico, tampoco necesita configuraciones del servidor. Y puedes integrar a todo el equipo en una misma plataforma, sincronizando a las personas encargadas de las auditorías con el resto de las áreas de la empresa.

Se puede utilizar con o sin conexión a internet y todo el material que se genera y  el trabajo queda integrado en un solo lugar.  Nuestra herramienta confiable se actualiza en tiempo real a medida que el equipo va completando su trabajo.

  • El usuario administrador es el encargado de dar los accesos al resto de los usuarios.
  • Se puede dar acceso a las áreas deseadas, y el resto no podrá ser visible para aquellos usuarios.
  • El administrador puede limitar el uso de cada usuario dentro de cada sección.

Una vez recopilados los datos mediante los checklists que tú mismo podrás hacer, todos los datos estarán disponibles de forma inmediata y mostrarán información de valor que te permitirá tomar decisiones de negocio.

Ingresa en nuestra web y además de mucha más información, en la sección de Soporte encontrarás la posibilidad de agendar una demo para que veas cómo funciona nuestro sistema y encuentres solución a todos tus problemas.

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Preguntas frecuentes

Full Audits tiene dos plataformas, la WEB permite al Usuario realizar configuraciones y visualizaciones de mayor complejidad tales como configurar usuarios, organigramas de establecimientos, armar formularios a medida, ejecutar auditorías de escritorio, visualizar reportes y analíticas. La plataforma MÓVIL está separada para poder funcionar OFFLINE, permitiendo que los Usuarios puedan continuar trabajando aún sin contar con señal de Wifi o Datos móviles, para ello la simplificamos un poco más y solamente pueden utilizarse las secciones de Auditorías, Incidencias y Calendario, preparada para realizar un trabajo in situ en el lugar de auditoría o verificación.

Si. Tenemos un canal de Youtube con la explicación de cada una de las secciones de la App y sus posibles usos. https://www.youtube.com/channel/UCKY959rrtOIZQ5jBAxoCJJA

Se utilizan los mismos datos de acceso para ambas plataformas. Para acceder a la plataforma WEB deberás ingresar a www.fullaudits.com y hacer click en «Login», donde cargarás tu usuario y contraseña. Para acceder a la plataforma Móvil deberás descargarla desde el Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fullaudits.app&hl=es_419&gl=US. 

En Full Audits nos tomamos la seguridad y confidencialidad de la información como un tema muy importante. En primer lugar, el Cliente siempre tiene la posibilidad de descargar la información a su ordenador. En caso que requiera información en formato base de datos para poder migrar a otro sistema, el mismo será entregado en un plazo de entre 1 hasta 30 días desde realizada la solicitud en el formato de base de datos utilizado por Full Audits. En caso de que el Cliente no realice una solicitud de información la información se borrará de nuestros servidores en un plazo de 90 días.

Nuestro servicio es Cloud (En la Nube). La información está guardada en Google Cloud (Estados Unidos), reconocida mundialmente por su Calidad y Seguridad en el servicio (Poseen clientes globales como Spotify, Snapchat, HSBC, SonyMusic, Mercado Libre, Almundo, Philips, Coca-Cola, entre otros), Google Cloud posee certificación ISO 27001, entre otras certificaciones que pueden ser verificadas en este enlace: https://cloud.google.com/security/compliance/ 

Hardware recomendado: El sistema podrá ser utilizado a través de: Computadoras (escritorio o laptop): Necesita acceso a internet a través de los siguientes navegadores: Google Chrome (v33 o superior), Mozilla Firefox (v29 o superior), Internet Explorer (v12 o superior) o Safari (v7.1 o superior) Smartphones y Tablets (Android – Versión IOS en desarrollo): Android versión 6.0 o superior. Memoria RAM 2Gb o superior, Procesador 1.4GHz o superior. Pantalla de 4 pulgadas o superior Respaldo y Seguridad: El software Full Audits está respaldado por servidores de la empresa.

Por el momento solo tenemos disponible la versión para Android. Estamos trabajando en la entrega de una nueva versión para iOS lo más pronto posible.

Si. Puede ser utilizado en cualquier dispositivo Android.

Podrás utilizar la APP Mobile ya que funciona OFFLINE. Solo se necesita conexión para subir la auditoría finalizada. Para utilizar la APP WEB si necesitarás conexión a internet ya que funciona en un navegador.

Podrás adjuntar imágenes, tomar fotos y editarlas, grabar videos, adjuntar archivos (PDF, Excel, Word, etc).

Los Formularios o Checklists son plantillas que podrás crear y configurar a medida en la sección «Formularios/Checklists». Las Auditorías se ejecutarán con base a esos formularios pre-cargados.

La plataforma te permitirá crear cuestionarios y formularios a medida, configurando los tipos de respuesta para cada item o pregunta. Podrás cargar cuántos formularios quieras y de todo tipo de Norma que se adapte a nuestro formato de Formularios.

Si. Con el Usuario Super Administrador desde la sección Usuarios podrás armar Equipos y configurar los permisos de accesos, pudiendo restringir o limitar la información que cada Usuario podrá crear, visualizar y/o editar.

Inglés, Español y Portugués.

Tenemos un módulo de Business Intelligence. Podrás analizar datos estadísticos de toda la información que vayas generando en el Sistema, tanto de Auditorías como de Incidencias (No conformidades), filtrando por fechas, usuarios, estados y más. Podrás exportar los Reportes a hojas de cálculo, excel, CVS.

Si. Por medio de la extracción de archivos CSV.

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