5 pasos que necesitas seguir para hacer una correcta auditoría interna ISO 9001

Si quieres comenzar un cambio grande en tu empresa, has llegado al lugar indicado. 

En Full Audits creemos que para lograr cambios que generen beneficios primero se debe tener una visión desde fuera, que permita ver con detenimiento cada proceso de la organización y de esta forma identificar qué áreas pueden ser mejoradas y tener una correcta gestión de la calidad.

Y para lograr eso es necesario hacer una correcta auditoría interna, sólo así lograrás la eficiencia global de tu negocio. 

Pero ¿A qué nos referimos con gestión de la calidad?

En simples palabras podemos decir que son actividades que bien coordinadas sirven para dirigir y controlar a una organización, para así obtener estándares de calidad que la diferencien de las otras organizaciones.

Seguramente ya has oído hablar sobre las normas ISO. En este caso nos centraremos en la norma ISO 9001, que es la norma sobre gestión de la calidad con mayor reconocimiento a nivel mundial. Ésta ayuda a las organizaciones a cumplir con las expectativas y con las necesidades de los clientes, controlando de manera continua la calidad de todos los procesos, para obtener un resultado y un servicio, consistente, eficaz y rentable

Si quieres que tu empresa destaque entre las demás tienes que tener en cuenta estos 5 pasos para hacer una auditoría interna ISO 9001.

  1. Calendariza 

La organización y la planificación es primordial en todo proceso, por eso recomendamos preparar una agenda o crear un calendario de auditorías. 

Así podremos saber cuándo realizar la auditoría de cada sector, y tener un hilo conductor a seguir en el proceso. 

Tener una buena organización generará confianza en los empleados de cada sector. A nadie le gusta una evaluación sorpresa ¿verdad? 

Si no hay planificación y la auditoría se hace sin pactarla anteriormente el mensaje dado desde la dirección sería “No confiamos en nuestros empleados”.

Con la calendarización los empleados ayudarán junto con los encargados de proceso, a aplicar mejoras en el tiempo y a la recaudación de la información que puede ser útil para la auditoría. 

Con Full Audits este paso se hace muy sencillo, ya que la app permite crear diferentes planes de autorías, con diversos checklists a los que puedes asignarles diferentes prioridades, y así lograr hacer un seguimiento con reportes automatizados. 

 

        2. Planificar el alcance que deseamos obtener de esta auditoría.

No todas las auditorías internas son generales. Algunas serán de áreas o procesos en particular. Al definir el alcance de la auditoría, se podrá evitar gastar recursos innecesariamente, ya que no se perderá tiempo ni dinero en evaluar labores que luego no se tendrán en cuenta.

 

      3. Llevar a cabo la auditoría con el personal adecuado. 

Cómo hemos dicho anteriormente, para toda auditoría es necesario organizar y planificar cómo se hará la misma. La misma importancia hay que darle al auditor

El auditor debe saber cómo reunir la información necesaria. Puede utilizar varias vías como la revisión de registros previos, al hablar con el personal, analizando los datos extraídos del proceso o la observación directa.

Para que una auditoría sea realmente efectiva, es necesario que el auditor no se centre solo en las partes que no funcionan bien, sino también indicar qué áreas del proceso funcionan bien, pero podrían funcionar aún mejor.

  • En este caso, Full Audits ofrece una ventaja enorme, y les contaremos por qué:

Utilizando este software no es necesario que la persona que realice la auditoría esté capacitada como auditor. No es necesario tener entrenamiento técnico, ni saber configuraciones del servidor.

A través de cualquier dispositivo, es posible construir checklist propios y personalizados, que ayuden a recaudar la información necesaria. Al estar toda la información en el sistema, todos los que tengan acceso podrán estar al corriente de las incidencias creadas. 

Luego el sistema creará reportes automatizados, que te ayudarán a ahorrar tiempo y eliminar el uso del papel.

         4. Analizar e informar los resultados obtenidos

Una vez que se ha terminado de hacer la revisión y de recopilar los datos sobre el proceso que se está auditando, es necesario hacer un análisis sobre la situación de los sectores y también saber comunicar la información obtenida

Es importante que el encargado del proceso quede al tanto de las áreas que presentan problemas o pueden ser mejoradas.

 

¿Qué ofrece Full Audits para este paso?

Con la app, los reportes además de automatizados tendrán toda la información que se necesita para comenzar a hacer seguimiento de los procesos. 

Te ayudará a identificar puntos de mejora y determinar su frecuencia para luego trabajar en análisis de causa raíz y solucionarlos definitivamente.

En la sección de Dashboard podrás visualizar todo lo que está ocurriendo en la empresa. Allí podrás saber sobre el estado de incidencias, según local, por fecha, por prioridad, el motivo de las mismas, cuáles se han resuelto y cuáles no.

Cuenta además con una sección de historial donde se guardan todas las modificaciones que se hicieron sobre cada incidencia con fecha del cambio y responsable.

 

 

       5. Hacer seguimiento de los problemas o mejoras encontradas.

El paso más crítico a la hora de realizar una auditoría interna de Calidad ISO 9001.

En este punto será hora de llevar a cabo acciones correctivas, pero esto no termina aquí. Hay que estar completamente seguro de que el problema está completamente solucionado. 

En la app vas a encontrar una sección de Resolución de la incidencia donde podrás verificar cómo se lleva a cabo la resolución de la incidencia para que sirva de ayuda en el futuro.

 

Si te interesa subir los estándares de calidad de tu empresa, y estás pensando en hacer una auditoría, te recomendamos que ingreses en nuestra web. Allí podrás encontrar más información que te será de gran utilidad.

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¡Utilice checklists y digale adiós al papel!

Descargue nuestros checklists para optimizar sus procesos

Preguntas frecuentes

Full Audits tiene dos plataformas, la WEB permite al Usuario realizar configuraciones y visualizaciones de mayor complejidad tales como configurar usuarios, organigramas de establecimientos, armar formularios a medida, ejecutar auditorías de escritorio, visualizar reportes y analíticas. La plataforma MÓVIL está separada para poder funcionar OFFLINE, permitiendo que los Usuarios puedan continuar trabajando aún sin contar con señal de Wifi o Datos móviles, para ello la simplificamos un poco más y solamente pueden utilizarse las secciones de Auditorías, Incidencias y Calendario, preparada para realizar un trabajo in situ en el lugar de auditoría o verificación.

Si. Tenemos un canal de Youtube con la explicación de cada una de las secciones de la App y sus posibles usos. https://www.youtube.com/channel/UCKY959rrtOIZQ5jBAxoCJJA

Se utilizan los mismos datos de acceso para ambas plataformas. Para acceder a la plataforma WEB deberás ingresar a www.fullaudits.com y hacer click en «Login», donde cargarás tu usuario y contraseña. Para acceder a la plataforma Móvil deberás descargarla desde el Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fullaudits.app&hl=es_419&gl=US. 

En Full Audits nos tomamos la seguridad y confidencialidad de la información como un tema muy importante. En primer lugar, el Cliente siempre tiene la posibilidad de descargar la información a su ordenador. En caso que requiera información en formato base de datos para poder migrar a otro sistema, el mismo será entregado en un plazo de entre 1 hasta 30 días desde realizada la solicitud en el formato de base de datos utilizado por Full Audits. En caso de que el Cliente no realice una solicitud de información la información se borrará de nuestros servidores en un plazo de 90 días.

Nuestro servicio es Cloud (En la Nube). La información está guardada en Google Cloud (Estados Unidos), reconocida mundialmente por su Calidad y Seguridad en el servicio (Poseen clientes globales como Spotify, Snapchat, HSBC, SonyMusic, Mercado Libre, Almundo, Philips, Coca-Cola, entre otros), Google Cloud posee certificación ISO 27001, entre otras certificaciones que pueden ser verificadas en este enlace: https://cloud.google.com/security/compliance/ 

Hardware recomendado: El sistema podrá ser utilizado a través de: Computadoras (escritorio o laptop): Necesita acceso a internet a través de los siguientes navegadores: Google Chrome (v33 o superior), Mozilla Firefox (v29 o superior), Internet Explorer (v12 o superior) o Safari (v7.1 o superior) Smartphones y Tablets (Android – Versión IOS en desarrollo): Android versión 6.0 o superior. Memoria RAM 2Gb o superior, Procesador 1.4GHz o superior. Pantalla de 4 pulgadas o superior Respaldo y Seguridad: El software Full Audits está respaldado por servidores de la empresa.

Por el momento solo tenemos disponible la versión para Android. Estamos trabajando en la entrega de una nueva versión para iOS lo más pronto posible.

Si. Puede ser utilizado en cualquier dispositivo Android.

Podrás utilizar la APP Mobile ya que funciona OFFLINE. Solo se necesita conexión para subir la auditoría finalizada. Para utilizar la APP WEB si necesitarás conexión a internet ya que funciona en un navegador.

Podrás adjuntar imágenes, tomar fotos y editarlas, grabar videos, adjuntar archivos (PDF, Excel, Word, etc).

Los Formularios o Checklists son plantillas que podrás crear y configurar a medida en la sección «Formularios/Checklists». Las Auditorías se ejecutarán con base a esos formularios pre-cargados.

La plataforma te permitirá crear cuestionarios y formularios a medida, configurando los tipos de respuesta para cada item o pregunta. Podrás cargar cuántos formularios quieras y de todo tipo de Norma que se adapte a nuestro formato de Formularios.

Si. Con el Usuario Super Administrador desde la sección Usuarios podrás armar Equipos y configurar los permisos de accesos, pudiendo restringir o limitar la información que cada Usuario podrá crear, visualizar y/o editar.

Inglés, Español y Portugués.

Tenemos un módulo de Business Intelligence. Podrás analizar datos estadísticos de toda la información que vayas generando en el Sistema, tanto de Auditorías como de Incidencias (No conformidades), filtrando por fechas, usuarios, estados y más. Podrás exportar los Reportes a hojas de cálculo, excel, CVS.

Si. Por medio de la extracción de archivos CSV.

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