Auditoría administrativa ¿Por qué debo realizarla?

Las auditorías dentro de una empresa son vitales para identificar que actividades se desarrollan según lo estipulado, cuales no y cuales tienen puntos de mejora. Dentro de ellas podemos encontrar la auditoría administrativa, una de las herramientas de mayor importancia en una organización.

A continuación vamos a contarle los objetivos y metodologías para poder aplicar una auditoría administrativa en su empresa y comenzar con sus planes de acción.

Si quieres saber más sobre los diferentes tipos de auditoría que puedes aplicar en tu organización, visita nuestro artículo ¿Qué tipo de auditoría es la indicada para tu empresa?

Pero primero… ¿Qué es la administración?

La administración es el proceso que coordina todas las actividades de los trabajadores, logrando la optimización y buen manejo de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos.

Entonces podemos considerar una auditoría administrativa como un diagnóstico integral de la estructura de una organización, sea una empresa, institución o cualquier otra entidad. Donde son evaluados los métodos de control, medios de operación y el empleo de los recursos humanos y materiales.

La auditoría administrativa debe realizarse en todos los niveles de la organización, sin importar su tamaño, objetivos o su sector de pertenencia. Mediante ella, se puede evaluar si la administración de una organización cumple con los objetivos estipulados. Por este motivo, es de suma importancia realizarla una vez al año como mínimo.

Objetivos de una auditoria administrativa

El fin de llevar a cabo una auditoría administrativa siempre va a ser encontrar las debilidades en las diferentes áreas de una organización, para poder iniciar planes de acción y así corregirlas.

Dentro de sus objetivos principales podemos encontrar:

  • Optimizar la administración de los recursos utilizados, mediante la investigación de amenazas o debilidades;
  • Diagnosticar el producto o servicio realizado por la organización, para la satisfacción del cliente.
  • Aumentar los niveles de calidad y competitividad
  • Identificar los aciertos y virtudes administrativas con el fin de replicarlos en situaciones similares;
  • Analizar las funciones de cada sector de la empresa, para que no se repitan en diferentes áreas;
  • Proponer nuevos esquemas organizativos para solucionar las falencias encontradas.

Tipos de auditorias administrativas

Dentro de esta clasificación, existen dos tipos de auditorías: Analítica y Funcional.

Junto con el avance de la tecnología de sistemas de información ha progresado la necesidad de evaluar y diagnosticar la información administrativa. Hoy en dia, es un requisito fundamental contar con un equipo humano o software que pueda llevar adelante la evaluación de las auditorias administrativas en ambas de sus ramas:

  1. Auditoría administrativa analítica: Se centra en la calidad de los procesos que utiliza la organización para operar y llevar a cabo sus funciones.
  2. Auditoría administrativa funcional: Se enfoca en la capacidad y calidad de los diferentes cargos gerenciales. Tanto de manera individual como colectiva. Junto con las propuestas realizadas dentro de estos cargos.

Con la aplicación de ambos tipos de auditorías administrativas, se logra detectar cuáles áreas requieren mayor atención y prevenir situaciones que generen gastos adicionales e ineficiencias en los procesos.

Muchas empresas optan por la utilización de softwares para realizar este tipo de tareas por sus numerosos beneficios:

  • Generación de reportes automáticos;
  • Ahorro de tiempo;
  • Trabajo en equipo;
  • Eliminación del uso del papel.

Tecnologías como Full Audits le brindan todos estos avances sin entrenamiento técnico ni configuraciones del servidor. Si quiere descubrir más sobre los beneficios de Full Audits para optimizar sus procesos de auditorías y control de su empresa, puede visitar nuestro sitio web.

 

Metodologia de una auditoria administrativa

 

Para llevar a cabo una auditoría administrativa, se aplican cuatro pasos fundamentales que vamos a describir a continuación.

 

  1. Planeación: se determina el foco de la auditoría en sí.
  2. Recopilación de datos: Se realiza la recolección de datos para su posterior evaluación. En este paso es de gran importancia la optimización del tiempo, aplicaciones como Full Audits le permiten ahorrar hasta un 60% del mismo.

A diferencia del proceso tradicional, con el uso de Full Audits, aquí finaliza el proceso para el auditor ya que el reporte, puntaje, consolidación de datos, creación de planes de acción y comunicación se realiza de forma automática.

  1. Examen: es una etapa práctica de la investigación.
  2. Informe: El reporte generado automáticamente por Full Audits se divide en tres partes. Primero figuran los datos relevantes, resultados obtenidos, gráfico de tendencias y firma del auditor. Luego puede visualizar los planes de acción que se deben ejecutar a raíz de las oportunidades de mejora detectadas. Y por último, se pueden observar todos los resultados con sus archivos multimedia. Solo resta exportarlo a PDF y compartir los resultados con el resto de su equipo.

 

En conclusión el resultado obtenido de una auditoría administrativa es fundamental para detectar puntos de mejora en base al desempeño de los recursos humanos y materiales de la empresa.

Ahora que ya conoce la metodología y los beneficios de las auditorías administrativas en su organización ¿Que está esperando para realizarlas y comenzar con su mejora continua?

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Preguntas frecuentes

Full Audits tiene dos plataformas, la WEB permite al Usuario realizar configuraciones y visualizaciones de mayor complejidad tales como configurar usuarios, organigramas de establecimientos, armar formularios a medida, ejecutar auditorías de escritorio, visualizar reportes y analíticas. La plataforma MÓVIL está separada para poder funcionar OFFLINE, permitiendo que los Usuarios puedan continuar trabajando aún sin contar con señal de Wifi o Datos móviles, para ello la simplificamos un poco más y solamente pueden utilizarse las secciones de Auditorías, Incidencias y Calendario, preparada para realizar un trabajo in situ en el lugar de auditoría o verificación.

Si. Tenemos un canal de Youtube con la explicación de cada una de las secciones de la App y sus posibles usos. https://www.youtube.com/channel/UCKY959rrtOIZQ5jBAxoCJJA

Se utilizan los mismos datos de acceso para ambas plataformas. Para acceder a la plataforma WEB deberás ingresar a www.fullaudits.com y hacer click en «Login», donde cargarás tu usuario y contraseña. Para acceder a la plataforma Móvil deberás descargarla desde el Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fullaudits.app&hl=es_419&gl=US. 

En Full Audits nos tomamos la seguridad y confidencialidad de la información como un tema muy importante. En primer lugar, el Cliente siempre tiene la posibilidad de descargar la información a su ordenador. En caso que requiera información en formato base de datos para poder migrar a otro sistema, el mismo será entregado en un plazo de entre 1 hasta 30 días desde realizada la solicitud en el formato de base de datos utilizado por Full Audits. En caso de que el Cliente no realice una solicitud de información la información se borrará de nuestros servidores en un plazo de 90 días.

Nuestro servicio es Cloud (En la Nube). La información está guardada en Google Cloud (Estados Unidos), reconocida mundialmente por su Calidad y Seguridad en el servicio (Poseen clientes globales como Spotify, Snapchat, HSBC, SonyMusic, Mercado Libre, Almundo, Philips, Coca-Cola, entre otros), Google Cloud posee certificación ISO 27001, entre otras certificaciones que pueden ser verificadas en este enlace: https://cloud.google.com/security/compliance/ 

Hardware recomendado: El sistema podrá ser utilizado a través de: Computadoras (escritorio o laptop): Necesita acceso a internet a través de los siguientes navegadores: Google Chrome (v33 o superior), Mozilla Firefox (v29 o superior), Internet Explorer (v12 o superior) o Safari (v7.1 o superior) Smartphones y Tablets (Android – Versión IOS en desarrollo): Android versión 6.0 o superior. Memoria RAM 2Gb o superior, Procesador 1.4GHz o superior. Pantalla de 4 pulgadas o superior Respaldo y Seguridad: El software Full Audits está respaldado por servidores de la empresa.

Por el momento solo tenemos disponible la versión para Android. Estamos trabajando en la entrega de una nueva versión para iOS lo más pronto posible.

Si. Puede ser utilizado en cualquier dispositivo Android.

Podrás utilizar la APP Mobile ya que funciona OFFLINE. Solo se necesita conexión para subir la auditoría finalizada. Para utilizar la APP WEB si necesitarás conexión a internet ya que funciona en un navegador.

Podrás adjuntar imágenes, tomar fotos y editarlas, grabar videos, adjuntar archivos (PDF, Excel, Word, etc).

Los Formularios o Checklists son plantillas que podrás crear y configurar a medida en la sección «Formularios/Checklists». Las Auditorías se ejecutarán con base a esos formularios pre-cargados.

La plataforma te permitirá crear cuestionarios y formularios a medida, configurando los tipos de respuesta para cada item o pregunta. Podrás cargar cuántos formularios quieras y de todo tipo de Norma que se adapte a nuestro formato de Formularios.

Si. Con el Usuario Super Administrador desde la sección Usuarios podrás armar Equipos y configurar los permisos de accesos, pudiendo restringir o limitar la información que cada Usuario podrá crear, visualizar y/o editar.

Inglés, Español y Portugués.

Tenemos un módulo de Business Intelligence. Podrás analizar datos estadísticos de toda la información que vayas generando en el Sistema, tanto de Auditorías como de Incidencias (No conformidades), filtrando por fechas, usuarios, estados y más. Podrás exportar los Reportes a hojas de cálculo, excel, CVS.

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