Hacia finales de 1970 y principios de 1980 ocurrió una recesión mundial, por lo que muchas compañías se vieron afectadas a nivel global. Sin embargo, los 8 principios de la gestión de calidad se presentaron como una solución.
Cuando la recesión ocurrió, los japoneses captaron tanto el mercado automotriz como el de productos electrónicos a nivel global ¿Su secreto? Fabricar productos de buena calidad por precios más bajos.
Luego de observar más atentamente la calidad de los productos y servicios japoneses el Gobierno Federal de Estados Unidos comenzó a utilizar la Gestión de la Calidad Total.
¿Qué es la Gestión de Calidad?
La Gestión de Calidad Total, o TQM por su denominación en inglés (Total Quality Management), es una técnica de administración que te ayudará a mejorar los procesos de tu empresa.
¡El nombre lo dice todo!
La palabra ‘total’ implica que todos los empleados de la organización, desde desarrollo hasta producción y logística, tienen la obligación de mejorar las operaciones.
Mientras que la palabra ‘gestión’ significa que esta metodología debe ser un esfuerzo concentrado.
El líder brinda la financiación, la capacitación, la mano de obra y metas claramente definidas para administrar activamente la calidad de los productos y los servicios de manera continua.
Los 8 principios de la gestión de calidad
Al igual que la mayoría de los métodos de administración, la implementación y el éxito varían entre las distintas compañías. Sin embargo, las organizaciones que utilizan TQM suelen seguir los 8 principios de la gestión de calidad total:
Enfoque en el cliente
Tus clientes determinan la calidad de tu producto. Así que, si tu producto satisface una necesidad y dura el tiempo previsto o más, los clientes sabrán que han invertido su dinero en un producto de buena calidad.
- Investiga para comprender las necesidades y las expectativas de tus clientes.
- Alinea los objetivos de tu organización con las necesidades del cliente.
- Comunícate con los clientes, mide su satisfacción y usa los resultados para encontrar formas de mejorar los procesos.
- Encuentra un equilibrio entre satisfacer a los clientes y a las personas clave (por ejemplo, propietarios, empleados, proveedores e inversionistas).
👉 Cuando comprendes qué quiere o qué necesita tu cliente, tienes una mejor oportunidad de determinar cómo obtener los materiales, las personas y los procesos adecuados para satisfacer y superar sus expectativas.
Beneficios: Más ventas, clientes satisfechos y la fidelidad de los clientes.
Compromiso de los empleados
No puedes aumentar la productividad, los procesos ni las ventas sin el compromiso total de todos los empleados.
- Comunícate de forma clara y reconoce la importancia de cada aporte individual para el producto completo.
- Alienta a tus empleados a evaluar su desempeño según sus metas personales, e introduce las modificaciones que sean necesarias para mejorar el flujo de trabajo.
- Aclara las responsabilidades, ofrece capacitación adecuada y verifica que tus recursos se empleen con la mayor eficiencia posible.
- Crea un entorno seguro en el que los empleados pueden expresar abiertamente sus problemas y sugerir maneras de solucionarlos.
Los empleados deben estar capacitados y contar con los recursos adecuados para alcanzar las metas dentro del plazo acordado, de esta manera asumirán el compromiso.
Beneficios: Empleados responsables y entusiastas, creatividad e innovación en tu equipo y mayor retención de tus empleados.
Centrarse en los procesos
Adherirse a los procesos es fundamental para la administración de la calidad. Los procesos garantizan que se tomen las medidas adecuadas en el momento correcto para garantizar la uniformidad y acelerar la producción.
- Usa las herramientas de Administración de calidad total, como los diagramas de flujo de procesos, para definir roles y responsabilidades claros.
- Crea un plan de acción gráfico para que todos puedan ver fácilmente las actividades específicas que deben completarse para lograr el resultado deseado.
- Analiza y mide las actividades actuales para ver dónde se pueden introducir mejoras o qué pasos del proceso están creando cuellos de botella.
- Evalúa el impacto que tus procesos y actividades pueden tener en tus clientes, proveedores y en todas las personas clave.
Beneficios: Uniformidad, mejoras continuas, eficiencia en los ciclos de desarrollo y producción y menos costos.
En Full Audits recurrimos a herramientas como las checklist, para el control y seguimiento de procesos de supervisión diarios en cualquiera de las áreas de una organización, ahorrando tiempo y eliminando el uso del papel.
Sistema integral
En un sistema integrado, todos los integrantes de cada departamento deben tener una comprensión acabada de las políticas, las normas, los objetivos y los procesos. De esta manera, la compañía mejorará de forma continua para lograr una ventaja sobre la competencia.
- Promueve una cultura del trabajo centrada en la calidad.
- Usa asistencias gráficas como diagramas de flujo para permitir que los empleados comprendan cómo sus funciones encajan en el resto de la compañía.
- Usa un análisis del proceso actual para ver dónde pueden introducirse mejoras.
- Pon capacitaciones a disposición de los empleados que necesiten aprender nuevos procesos y que deseen explorar oportunidades de progreso.
Beneficios: Enfoque en la calidad que permitirá que tu negocio logre la excelencia y cumpla o supere las expectativas de los clientes.
Si deseas mejorar en este aspecto, es muy probable que te interese ver nuestra sección de trabajo en equipo, nada mejor para comenzar a implementar un sistema integrado.
Análisis estratégico y sistemático
La Organización Internacional de Normalización (ISO) describe este principio de la siguiente manera:
«Identificar, comprender y administrar procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la eficiencia y la efectividad de la organización en el logro de sus objetivos».
Varios procesos dentro de un ciclo de desarrollo o producción se administran como un sistema de procesos, con el objetivo de aumentar la eficiencia.
- Ofrece a tu personal la capacitación y los recursos adecuados para permitirles completar sus pasos individuales dentro del proceso.
- Mejora continuamente los procesos y los productos, y actualiza el equipamiento según sea necesario para lograr las metas.
- Reconoce, valora y recompensa las innovaciones y las mejoras de procesos.
Beneficios: Capacidad de identificar, reaccionar y eliminar las deficiencias del proceso rápidamente, lo que lleva a un mejor desempeño en toda la organización.
👉 Siempre es conveniente tener planes de acción e incidencias. En Full Audits nos destacamos por implementar un análisis de todo el equipo para una mayor optimización.
Mejora continua
Tu negocio debe encontrar maneras de mejorar los procesos de forma constante. Adapta tus productos o servicios a medida que varíen las necesidades de los clientes.
- Implementa políticas para establecer mejoras de productos, procesos y sistemas como metas mensurables para las personas, los equipos y los departamentos.
- Reconoce, valora y alienta la innovación para mejorar los procesos y el desarrollo.
- Alienta a los empleados para que participen en las sesiones de capacitación disponibles para aprender y asumir roles nuevos y adicionales.
Beneficios: Mayor conocimiento, mejores capacidades para aumentar el desempeño, metas de mejora alineadas con las capacidades y las metas de la organización, y velocidad para detectar y solucionar las deficiencias.
¿Ya cuentas con un software de gestión de procesos para medir la calidad de tu empresa?
Decisiones apoyadas en datos
El análisis y la recopilación de datos dan lugar a decisiones más acertadas basadas en la información disponible. Tomar decisiones informadas genera una mejor comprensión de los clientes y de tu mercado.
- Analiza y controla la información para asegurarte de que sean confiables y precisos.
- Comparte los datos importantes con las personas clave.
- Usa métodos válidos para reunir y analizar los datos.
- Toma decisiones basadas en la información aprendida de los datos, además de tu experiencia e intuición.
Beneficios: Capacidad de tomar decisiones informadas, capacidad de analizar y defender las decisiones con referencia a registros mostrados y capacidad de cambiar las decisiones pasadas sobre la base de una revisión de los datos.
Si este es el aspecto que te interesa mejorar, Full Audits cuenta con un panel de dashboard y analítica. A mayor información, mejores decisiones.
El rol del líder del proyecto
Todos los integrantes de tu organización deben conocer los planes, las estrategias y los métodos que se emplearán para lograr las metas. Hay un mayor riesgo de fracaso si no cuentas con un buen plan de comunicaciones.
Un buen líder es de vital importancia para que los 8 principios de la gestión de calidad den grandes resultados.
- Establece una línea oficial de comunicación para que todos los empleados conozcan las novedades, los cambios de política y los procesos nuevos.
Beneficios: Aumento de la moral y la motivación cuando los empleados comprenden cómo sus contribuciones ayudan a que la compañía cumpla sus metas. Además de la mejoría en la coordinación y cooperación entre departamentos.
Conclusión
Muchas empresas han caído luego de una mala decisión, normalmente por culpa de la desinformación. Sin embargo, eso no ocurrirá en tu caso, muchas otras compañías han crecido considerablemente luego de implementar la TQM
Ahora conoces los beneficios de los 8 principios de la gestión de calidad, sácales el máximo beneficio. Si los aplicas de manera correcta te aseguramos que vas a identificar muchas necesidades de las que antes no te habías dado cuenta.
Mejora la relación que tiene tu empresa con las partes que más lo necesitan. Y no temas utilizar nuestras herramientas para ello ¡Pon a Prueba los servicios que te ofrecemos en FullAudits!
