Software de auditoría y control

Full Audits te brinda todo lo mejor de un software de auditoría para llevar controles estrictos sobre cada proceso. Descargá hoy y conocé el mejor software para auditores.

Las auditorías son procesos necesarios y determinantes en las empresas. Una buena auditoría y posteriores acciones pueden mejorar la productividad e incrementar el bienestar laboral de los colaboradores. Por eso, los softwares de auditoría y control se han convertido en grandes aliados de las instituciones a la hora de revisar sus procesos.

Conoce todas las posibilidades que un software de auditoría y control puede darle a los editores de tu compañía durante la implementación de programas de auditoría, y da el paso a la digitalización de estos procesos. 

Software de auditoría 

Un software es una serie de programas y protocolos que ejecutan tareas. La tarea principal de un software de auditoría es ahorrarle tiempo al capital humano a la hora de relevar datos que pueden ser cargados a una plataforma, analizados y procesados. Es decir, el software automatiza el proceso de auditoría.  

Teniendo en consideración todas las etapas que tiene una auditoría – planificación, preparación, calendarización, listas de verificación, registro de resultados, emisión de informes y seguimiento posterior – el software trabaja para automatizar dichas etapas y actualizarlas en tiempo real. 

El software para auditorías y control interno, no solo ofrece adaptabilidad a diferentes rubros y ámbitos de trabajo, sino que es flexible. Es decir, se puede dirigir para que releve lo que cada usuario busca auditar, ya que es programable y editable por el usuario a través de una aplicación predictiva y sencilla de utilizar. 

En algunos casos los pasos para relevamiento de datos son tan simples como generar un código QR y dejar que los colaboradores comiencen con la carga de datos para que posteriormente, la auditoría se ejecute de forma automática y genere un reporte o informe de situación.

Los datos son procesados por el software, considerando las variables antes señaladas en la etapa de programación, evitando sesgos propios del procesamiento humano que pueden suceder en esta etapa. Esto garantiza la calidad, eficiencia y automatización del proceso.

📌 Gestión de auditorías

Un buen software para auditorías debe garantizar buenas prácticas para su ejecución bajo normas internacionales de auditoría y, a su vez, brindar a los usuarios la posibilidad de administrar las evaluaciones de manera eficiente. Una manera de hacerlo es a través de una interfaz simple y amigable.

Una buena gestión de auditorías también implica la posibilidad de revisión por parte de los usuarios. De esta manera es cómo se realizan hallazgos valiosos, que contribuyen al diseño de acciones posteriores para corregir errores, prevenir incidencias e identificar y potenciar aquellas actividades que están teniendo buen rendimiento. 

Con una lectura del informe de auditoría que genera el software, esto es posible. Y, además, asegura mayor adhesión por parte de los colaboradores a las acciones propuestas, al haber sido consideradas con detenimiento las particularidades de cada área, gracias al nivel de precisión de los informes. 

Como ya dijimos, las auditorías son fundamentales para la estabilidad y proyección de una empresa. El crecimiento sostenido de una corporación sólo puede asegurarse al revisar constante y detenidamente sus rendimiento y estado. Es por eso que un software que facilite el proceso de las auditorías es un valioso activo. 

El mejor software de auditorías 💡

Un buen software de auditorías, como ya establecimos, tiene que responder a las necesidades de cada empresa, debe servir a las particularidades de cada institución y automatizar las tareas, para ahorrar tiempo que antes se invertía en una auditoría manual, sin soporte digital. Por lo tanto, hablamos de softwares, más bien sofisticados. 

A la hora de escoger uno, entonces, hay que escoger aquel que brindan opciones para configurar todo el escenario de la auditoría. Una buena forma de generar esta adaptabilidad es a través de checklists de auditoría, que permita generar secciones, para crear relaciones entre procesos, riesgos, controles; establecer jerarquías; comparar áreas; etc. 

Otra función valiosa que debería tener el mejor software de auditorías que contrates, es la de comparación. Tanto en grandes empresas, como en pequeñas con ambiciones de crecimiento, contrastar el rendimiento de una sección entre un período productivo a otro puede ser la clave para desarrollar acciones que potencien la productividad. 

Incluso, esta posibilidad de contrastar resultados de un año a otro, puede ser el puntapié para descubrir incidencias, fallas o pérdidas no percibidas cuantitativamente. También las marcas temporales permitirán que los informes se lean con una perspectiva contextual que explique ciertos comportamientos. 

Una característica infaltable en un buen software de auditoría será la posibilidad de ingresar datos sin conexión. La falta de acceso a la red no debería ser un problema si el software permite actualizar los datos cuando exista tal conexión. Esto es particularmente importante para grandes empresas que tienen más de una localización o que desarrollan su actividad en lugares remotos.

Control de tus auditorías

El control de las auditorías es una de las etapas más importantes en estos procesos. No basta con que la recolección de datos por parte del auditor o los colaboradores haya sido eficiente o que el informe se genere de manera automática. 

Debe existir la garantía de que las auditorías son controladas. Es decir, volver a andar todo el camino en búsqueda de posibles errores. Un buen control de auditoría consiste en procedimientos de inspección. Es decir, una revisión de los datos y el informe que el mismo software hizo a partir del trabajo humano.

Hablamos de un doble check que permite reducir el margen de error ante posibles deficiencias, errores o incumplimientos de los estándares establecidos en alguna de las etapas previas. Dando por resultado, informes más precisos y mejores oportunidades para acciones de mejora y corrección de incidencias. 

Preguntas relacionadas

¿Qué es un programa de auditoría? Ejemplos

Un programa de auditoría es la planificación que realiza el auditor de la empresa o encargado para determinar la auditoría o auditorías que se realizarán en una organización en un período determinado. Es una agenda de temas o secciones que se auditarán en el mencionado período, e incluye la programación de auditorías internas y externas.

Las auditorías pueden realizarse en cualquier momento, por lo general primero tienen lugar las internas, que dependiendo de la dimensión de la empresa serán una o más. Luego, siguen las externas. El programa de auditoría sirve para determinar algunos aspectos a tener en cuenta a la hora de realizar la auditoría: 

  • Qué procesos serán los que se auditen y el tiempo estimado que tomará cada uno. 
  • En qué orden se realizará la auditoría.
  • Cada cuanto tiempo se realizarán las auditorías.
  • El tipo de auditoría que se realizará – interna o externa.
  • Calendarización de las auditorías 
  • Revisión de auditorías.

¿Qué es la aplicación de auditoría?

Una vez que las auditorías del plan de auditorías tuvieron lugar se pasa al siguiente paso: El plan de auditoría. Este plan se elabora con las acciones a seguir que se proponen a partir de los resultados de las auditorías realizadas.

Es decir, una vez que se analizó el estado de la empresa, se sugieren acciones para mejorar el estado actual de ciertos procesos, corregir fallas, prevenir incidencias, perfeccionar actividades que presentan buen rendimiento. 

¿Cuáles son las tres etapas de la auditoría?

Las etapas de las auditorías pueden resumirse en tres grandes momentos: 

  1. Programación: En el primer estadío de la auditoría es dónde determinar qué se auditará. Cuáles serán las áreas a revisar, los recursos a relevar, las prioridades en cuanto a tiempos y costos, las revisión de fallas persistentes que se han detectado en anteriores relevamientos, los problemas que se han denunciado dentro de la empresa en el último tiempo y el rendimiento a fin de proyectar comparaciones con informes de auditorías anteriores. 
  2. Ejecución: Hoy en día, considerando las dimensiones y complejidades que cobran las empresas, más allá de su tamaño respecto a empleados o productividad, se hace necesario un software que ayude en el proceso. La producción de datos actualmente supera la capacidad humana de acopio de información y necesita un apoyo. Por eso, un software de auditoría y control es ideal para relevar y procesar la información de todas las áreas y aspectos determinados previamente. 
  3. Informe y plan de acción: Los softwares de auditoría y control actuales suelen generar de manera automática informes con altos niveles de precisión y detalle y un bajo margen de error. Una vez el informe es analizado por el auditor y presentado a la dirección de la empresa es el momento de la planificación. Es decir, el trazado de la estrategia para la mejora de lo observado a través de acciones concretas. 

¿Cuál es el objetivo de los procedimientos de auditoría?

La auditoría interna tiene como función principal analizar que la operación de una compañía sea correcta de acuerdo a la normativa interna y externa. De esta manera, prepara a la empresa para auditorías externas. 

Además, las auditorías internas ayudan a las empresas a aportar valor a través de la evaluación de la eficacia de sus procesos, notar signos de baja conformidad de empleados y clientes, oportunidades de mejora y a proyectar acciones para el cumplimiento de las normas de calidad. 

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Preguntas frecuentes

Full Audits tiene dos plataformas, la WEB permite al Usuario realizar configuraciones y visualizaciones de mayor complejidad tales como configurar usuarios, organigramas de establecimientos, armar formularios a medida, ejecutar auditorías de escritorio, visualizar reportes y analíticas. La plataforma MÓVIL está separada para poder funcionar OFFLINE, permitiendo que los Usuarios puedan continuar trabajando aún sin contar con señal de Wifi o Datos móviles, para ello la simplificamos un poco más y solamente pueden utilizarse las secciones de Auditorías, Incidencias y Calendario, preparada para realizar un trabajo in situ en el lugar de auditoría o verificación.

Si. Tenemos un canal de Youtube con la explicación de cada una de las secciones de la App y sus posibles usos. https://www.youtube.com/channel/UCKY959rrtOIZQ5jBAxoCJJA

Se utilizan los mismos datos de acceso para ambas plataformas. Para acceder a la plataforma WEB deberás ingresar a www.fullaudits.com y hacer click en «Login», donde cargarás tu usuario y contraseña. Para acceder a la plataforma Móvil deberás descargarla desde el Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fullaudits.app&hl=es_419&gl=US. 

En Full Audits nos tomamos la seguridad y confidencialidad de la información como un tema muy importante. En primer lugar, el Cliente siempre tiene la posibilidad de descargar la información a su ordenador. En caso que requiera información en formato base de datos para poder migrar a otro sistema, el mismo será entregado en un plazo de entre 1 hasta 30 días desde realizada la solicitud en el formato de base de datos utilizado por Full Audits. En caso de que el Cliente no realice una solicitud de información la información se borrará de nuestros servidores en un plazo de 90 días.

Nuestro servicio es Cloud (En la Nube). La información está guardada en Google Cloud (Estados Unidos), reconocida mundialmente por su Calidad y Seguridad en el servicio (Poseen clientes globales como Spotify, Snapchat, HSBC, SonyMusic, Mercado Libre, Almundo, Philips, Coca-Cola, entre otros), Google Cloud posee certificación ISO 27001, entre otras certificaciones que pueden ser verificadas en este enlace: https://cloud.google.com/security/compliance/ 

Hardware recomendado: El sistema podrá ser utilizado a través de: Computadoras (escritorio o laptop): Necesita acceso a internet a través de los siguientes navegadores: Google Chrome (v33 o superior), Mozilla Firefox (v29 o superior), Internet Explorer (v12 o superior) o Safari (v7.1 o superior) Smartphones y Tablets (Android – Versión IOS en desarrollo): Android versión 6.0 o superior. Memoria RAM 2Gb o superior, Procesador 1.4GHz o superior. Pantalla de 4 pulgadas o superior Respaldo y Seguridad: El software Full Audits está respaldado por servidores de la empresa.

Por el momento solo tenemos disponible la versión para Android. Estamos trabajando en la entrega de una nueva versión para iOS lo más pronto posible.

Si. Puede ser utilizado en cualquier dispositivo Android.

Podrás utilizar la APP Mobile ya que funciona OFFLINE. Solo se necesita conexión para subir la auditoría finalizada. Para utilizar la APP WEB si necesitarás conexión a internet ya que funciona en un navegador.

Podrás adjuntar imágenes, tomar fotos y editarlas, grabar videos, adjuntar archivos (PDF, Excel, Word, etc).

Los Formularios o Checklists son plantillas que podrás crear y configurar a medida en la sección «Formularios/Checklists». Las Auditorías se ejecutarán con base a esos formularios pre-cargados.

La plataforma te permitirá crear cuestionarios y formularios a medida, configurando los tipos de respuesta para cada item o pregunta. Podrás cargar cuántos formularios quieras y de todo tipo de Norma que se adapte a nuestro formato de Formularios.

Si. Con el Usuario Super Administrador desde la sección Usuarios podrás armar Equipos y configurar los permisos de accesos, pudiendo restringir o limitar la información que cada Usuario podrá crear, visualizar y/o editar.

Inglés, Español y Portugués.

Tenemos un módulo de Business Intelligence. Podrás analizar datos estadísticos de toda la información que vayas generando en el Sistema, tanto de Auditorías como de Incidencias (No conformidades), filtrando por fechas, usuarios, estados y más. Podrás exportar los Reportes a hojas de cálculo, excel, CVS.

Si. Por medio de la extracción de archivos CSV.

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