Las auditorías son procesos necesarios y determinantes en las empresas. Una buena auditoría y posteriores acciones pueden mejorar la productividad e incrementar el bienestar laboral de los colaboradores. Por eso, el software de auditoría y control se han convertido en grandes aliados de las organizaciones a la hora de revisar sus procesos.
Conoce todas las posibilidades que un software de auditoría y control puede darle a los editores de tu empresa durante la implementación de programas de auditoría y da el paso a la digitalización de estos procesos.
Software de auditoría
Un software es una serie de programas y protocolos que ejecutan tareas. La tarea principal de un software de auditoría y control es ahorrarle tiempo al capital humano a la hora de accesar a los datos que han sido cargados a una plataforma, analizados y procesados. Es decir, el software automatiza el proceso de auditoría.
Teniendo en consideración todas las etapas que tiene una auditoría: planificación, preparación, calendarización, listas de verificación, registro de resultados, emisión de informes y seguimiento posterior el software de auditoría trabaja para automatizar dichas etapas y actualizarlas en tiempo real.
El software para auditoría y control interno no solo te ofrece adaptabilidad a diferentes rubros y ámbitos de trabajo, sino que es flexible. Es decir, puedes dirigir para que releve lo que cada usuario busca auditar, ya que es programable y editable por el usuario a través de una aplicación predictiva y sencilla de utilizar.
En algunos casos los pasos para relevamiento de datos son tan simples como generar un código QR y dejar que los colaboradores comiencen con la carga de datos para que posteriormente, la auditoría se ejecute de forma automática y genere un reporte o informe de situación.
Los datos son procesados por el software de auditoría considerando las variables antes señaladas en la etapa de programación, evitando sesgos propios del procesamiento humano que pueden suceder en esta etapa. Esto garantiza la calidad, eficiencia y automatización del proceso.
📌 Gestión de auditorías
Un buen software de auditoría y control debe garantizar buenas prácticas para su ejecución bajo normas internacionales de auditoría y a su vez brindar a los usuarios la posibilidad de administrar las evaluaciones de manera eficiente. Una manera de hacerlo es a través de una interfaz simple y amigable.
Una buena gestión de auditorías también implica la posibilidad de revisión por parte de los usuarios. De esta manera es cómo se realizan hallazgos valiosos que contribuyen al diseño de acciones posteriores para corregir errores, prevenir incidencias e identificar y potenciar aquellas actividades que están teniendo buen rendimiento.
Con una lectura del informe de auditoría que genera el software esto es posible. Y además, asegura mayor adhesión por parte de los colaboradores a las acciones propuestas al haber sido consideradas con detenimiento las particularidades de cada área, gracias al nivel de precisión de los informes.
Como ya dijimos, las auditorías son fundamentales para la estabilidad y proyección de tu empresa. El crecimiento sostenido de una corporación sólo puede asegurarse al revisar constante y detenidamente su rendimiento y estado. Es por ello que un software de auditoría y control que facilite el proceso de las auditorías es un valioso activo.
El mejor software de auditorías 💡
Un buen software de auditoría, como ya establecimos, tiene que responder a las necesidades de cada empresa, debe servir a las particularidades de cada institución y automatizar las tareas para ahorrar tiempo que antes se invertía en una auditoría manual sin soporte digital. Por lo tanto, hablamos de softwares más bien sofisticados.
A la hora de escoger un software de auditoría, debes tomar en cuenta aquel que te brinde opciones para configurar todo el escenario de la auditoría. Una buena forma de generar esta adaptabilidad es a través de checklists de auditoría, que te permita generar secciones para crear relaciones entre procesos, riesgos, controles, establecer jerarquías, comparar áreas, etc.
Otra función valiosa que debe tener el mejor software de auditoría y control que adquieras, es la de comparación. Tanto en grandes empresas como en pequeñas con ambiciones de crecimiento; contrastar el rendimiento de una sección entre un período productivo a otro puede ser la clave para desarrollar acciones que potencien la productividad.
Incluso, esta posibilidad de comparar resultados de un año a otro puede ser el puntapié para descubrir incidencias, fallas o pérdidas no percibidas cuantitativamente. También las marcas temporales permitirán que los informes se lean con una perspectiva contextual que explique ciertos comportamientos.
Una característica infaltable en un buen software de auditoría es la posibilidad de ingresar datos sin conexión. La falta de acceso a la red no debería ser un problema si el software permite actualizar los datos cuando exista tal conexión. Esto es particularmente importante para grandes empresas que tienen más de una localización o que desarrollan su actividad en lugares remotos.
Control de tus auditorías
El control de las auditorías es una de las etapas más importantes en estos procesos. No basta que la recolección de datos por parte del auditor o los colaboradores haya sido eficiente o que el informe se genere de manera automática.
Debe existir la garantía de que las auditorías son controladas. Es decir, volver a andar todo el camino en búsqueda de posibles errores. Un buen control de auditoría consiste en procedimientos de inspección. En otras palabras, una revisión de los datos y el informe que el mismo software de auditoría hizo a partir del trabajo humano.
Hablamos de un doble check que permite reducir el margen de error ante posibles deficiencias, errores o incumplimientos de los estándares establecidos en alguna de las etapas previas. Dando por resultado, informes más precisos y mejores oportunidades para acciones de mejora y corrección de incidencias.
Preguntas relacionadas
¿Qué es un programa de auditoría? Ejemplos
Un programa de auditoría es la planificación que realiza el auditor de la empresa o encargado para determinar la auditoría o auditorías que se realizarán en una organización en un período determinado. Es una agenda de temas o secciones que se auditarán en el mencionado período e incluye la programación de auditorías internas y externas.
Las auditorías pueden realizarse en cualquier momento, por lo general primero tienen lugar las internas, que dependiendo de la dimensión de la empresa serán una o más. Luego, siguen las externas. El programa de auditoría sirve para determinar algunos aspectos a tener en cuenta a la hora de realizar la auditoría:
- Qué procesos serán los que se auditen y el tiempo estimado que tomará cada uno.
- En qué orden se realizará la auditoría.
- Cada cuanto tiempo se realizarán las auditorías.
- El tipo de auditoría que se realizará interna o externa.
- Calendarización de las auditorías.
- Revisión de auditorías.
¿Qué es la aplicación de auditoría?
Una vez que las auditorías tuvieron lugar se pasa al siguiente paso: El plan de auditoría. Este plan se elabora con las acciones a seguir que se proponen a partir de los resultados de las auditorías realizadas.
Es decir, una vez que se analizó el estado de la empresa se sugieren acciones para mejorar el estado actual de ciertos procesos, corregir fallas, prevenir incidencias, perfeccionar actividades que presentan buen rendimiento. debido a ello es importante incluir un software de auditoría que permita realizarla de manera digitalizada.
¿Cuáles son las tres etapas de la auditoría?
Las etapas de las auditorías pueden resumirse en tres grandes momentos:
- Programación: En el primer estadío de la auditoría es determinar qué se auditará. Cuáles serán las áreas a revisar, los recursos a relevar, las prioridades en cuanto a tiempos y costos, las revisión de fallas persistentes que se han detectado en anteriores relevamientos, los problemas que se han denunciado dentro de la empresa en el último tiempo y el rendimiento a fin de proyectar comparaciones con informes de auditorías anteriores.
- Ejecución: Hoy en día, considerando las dimensiones y complejidades que cobran las empresas, más allá de su tamaño respecto a empleados o productividad, se hace necesario un software que ayude en el proceso. La producción de datos actualmente supera la capacidad humana de acopio de información y necesita un apoyo. Por eso, un software de auditoría y control es ideal para relevar y procesar la información de todas las áreas y aspectos determinados previamente.
- Informe y plan de acción: Un software de auditoría y control actual suele generar de manera automática informes con altos niveles de precisión y detalle y un bajo margen de error. Una vez el informe es analizado por el auditor y presentado a la dirección de la empresa es el momento de la planificación. Es decir, el trazado de la estrategia para la mejora de lo observado a través de acciones concretas.
¿Cuál es el objetivo de los procedimientos de auditoría?
La auditoría interna tiene como función principal analizar que la operación de una compañía sea correcta de acuerdo a la normativa interna y externa. De esta manera, prepara a la empresa para auditorías externas.
Además, las auditorías internas ayudan a las empresas a aportar valor a través de la evaluación de la eficacia de sus procesos, notar signos de baja conformidad de empleados y clientes, oportunidades de mejora y a proyectar acciones para el cumplimiento de las normas de calidad.
Si quieres implementar un Software de auditoría en tu empresa y todavía no sabes cuál escoger, prueba el demo de FULL AUDITS 😉 Aprovecha nuestra muestra gratuita por 7 días y decide por el mejor software de auditoría y control del mercado.
