¿Qué es una auditoría y cómo hacerla?

En Full Audits entendemos lo que es una auditoría y lo que necesitás para llevar un proceso ordenado. Conocé hoy la mejor manera de controlar tus procesos de auditoría.

Si tenés un negocio con años en el mercado o recién estás comenzando uno, el hecho de hacer auditorías es igual de relevante. Por medio de auditorías, podés encontrar oportunidades de crecimiento en tu empresa, ya sea en términos de productividad, logro de resultados u optimización de procesos. Es decir, la auditoría es un gran aliado para saber dónde ajustar para maximizar resultados.

¿Qué implica la gestión de auditorías?

La auditoría es un método que las empresas aprovechan con el fin de evaluar los recursos con los que se disponen y cuán funcional es la estructura. Asimismo, esta evaluación permite determinar el grado de rentabilidad al que se puede aspirar con dicha forma de uso.

Importancia de la auditoría

En lo que respecta a la importancia de la auditoría, hay varios aspectos a contemplar y algunos de ellos son:

Hacer un uso más eficiente de los recursos

La auditoría contribuye a que las organizaciones puedan aprovechar los recursos que tienen a disposición para obtener beneficios. Esto significa que para que una empresa pueda ser más eficiente, ésta requiere de la implementación de auditorías con una cierta frecuencia.

Contribuir con mejoras

Todo esto con el objetivo de alcanzar una mayor ganancia o rentabilidad y contribuir con mejoras orientadas a la planificación estratégica y al logro de los objetivos previstos.

Puntos clave de una auditoría

Además de conocer qué implica una auditoría y la importancia de la misma, se deben tener en cuenta una serie de elementos e instancias que permiten obtener lo mejor de la aplicación de este método en las empresas:

1. Planificación

Como toda actividad, la auditoría requiere de una planificación y de un orden. ¿Qué significa esto? Los empleados deben estar al tanto de cuándo serán auditados. Porque, en líneas generales, las auditorías “sorpresa” no son vistas con buenos ojos por parte del personal y puede generar rechazo, además de resistencia para colaborar con la información necesaria.

Entonces, una buena planificación permite que la auditoría sea percibida como lo que es, una gran oportunidad para que los equipos y la organización en su conjunto puedan crecer. Pero no solo hay que tener en consideración este punto.

También, se debe considerar la importancia de hacer una revisión de auditorías anteriores, elaborar un estado de situación anterior como antecedentes y tener en claro cuáles son los objetivos.

2. Recurrir a diversas fuentes de información

Otro punto clave de una auditoría es no sólo atenerse a las entrevistas con los empleados. Hay muchas otras fuentes sobre las que se puede obtener un buen volumen de información. Tal es el caso de registros, informes de área o por departamento, softwares estadísticos, herramientas, análisis de datos…

3. Aprovechar las checklists

Ahora bien, un recurso clave son las checklists. A propósito, en otro artículo ya te habíamos contado acerca de qué son las checklist y cuáles son los principales ejemplos de aplicación en empresas.

4. Confeccionar informes de auditoría relevantes

En este sentido, los informes de auditoría no solo deben reflejar cuáles son los procesos menos eficientes o que pueden quitarse fácilmente, sino también deben proporcionar aspectos positivos sobre los que todavía se puede seguir trabajando para hacer más productivo el negocio.

5. No olvidar las oportunidades de mejora

Las auditorías son imprescindibles para que los equipos puedan detectar dónde pueden hacer ajustes, con el fin de crecer y hacer que el negocio siga escalando. De esta forma, uno de los objetivos de todo informe de auditoría es dar cuenta de oportunidades de mejora, para ahorrar tiempo y recursos y, por consiguiente, obtener mejores resultados.

Tipos de auditorías

Si bien hay muchos tipos de auditorías, acá te contamos los principales con una clasificación básica que contempla:

Según quién la realiza

Las auditorías pueden ser realizadas por personal interno como por recursos externos.

1. Auditoría interna

La auditoría interna es realizada por los propios empleados, de acuerdo con los intereses y requerimientos de la empresa. Su propósito es encontrar oportunidades de optimización de los procesos internos, hacerlos más eficientes y preparar informes que den cuenta de oportunidades de crecimiento y que alerten sobre irregularidades.

2. Auditoría externa

Por otro lado, la auditoría externa la realiza una entidad o profesional en el tema que es externo a la empresa en cuestión. Su propósito suele ser el de brindar la mayor información posible a potenciales inversores o para responder a las inquietudes de las entidades gubernamentales o estatales, por ejemplo.

¿Te gustaría saber más acerca de la diferencia entre auditoría interna y externa? ¡Visita este artículo, entonces!

Según el objetivo

Otra manera de clasificar las auditorías es de acuerdo a lo que se requiere analizar. Por ejemplo:

1. Auditoría administrativa

La auditoría administrativa tiene como objetivo hallar debilidades en distintas áreas de la empresa, para corregirlas cuanto antes por medio de planes de acción. En este sentido, se analizan funciones, se proponen nuevos esquemas organizativos y se diagnostica la oferta de  empresa en pos de la satisfacción del cliente.

2. Auditoría financiera

Cuando se trata de controlar que las cuentas y las finanzas de una empresa estén en orden, hablamos de auditoría financiera.

3. Auditoría legal

La auditoría legal es una evaluación que se realiza por una petición legal, con la finalidad de verificar el estado patrimonial de una organización y sus operaciones.

4. Auditoría ambiental

Esta auditoría se centra en la verificación del cumplimiento de una empresa respecto a la reglamentación ambiental que rige en el país.

5. Auditoría de marketing

Dentro del mundo del marketing, la auditoría también tiene lugar. De esta forma, se pueden evaluar estrategias y procesos de marketing, en función de los objetivos y las acciones implementadas, para hallar puntos de mejora que contribuyan a un rendimiento superior.

6. Auditoría de recursos humanos

Cuando se trata de evaluar la gestión de talento, la auditoría es una excelente herramienta. Así, se pueden hacer análisis acerca de las políticas implementadas con el personal, además de abordar otros aspectos relativos a la capacitación y formación para mejorar el desempeño de los equipos.

Y éstas no son las únicas auditorías que pueden realizarse en una organización. Descubrí qué tipo de auditoría es la indicada para tu empresa, ¡te contamos todo lo que tenés que saber en este otro artículo!

Preguntas relacionadas

¿Qué es una auditoría y en qué consiste?

La auditoría consiste en la evaluación de una empresa, ya sea en todos los niveles operativos o en una determinada área de trabajo, para detectar cuáles son sus fortalezas y debilidades.

¿Cuál es la función de la auditoría?

La función de la auditoría, en una organización, es la de velar por el cumplimiento de los controles internos, como así también de los externos (por ejemplo, ante una petición legal). De esta forma, se analiza si las operaciones de una organización son llevadas a cabo de forma eficiente y según los parámetros previstos por la misma (y las regulaciones que rigen).

¿Qué es lo que se audita en las empresas?

Por medio de una auditoría, se puede verificar cómo opera una empresa, qué tan eficientes son los procesos, si se cumple con las condiciones o requerimientos establecidos a nivel interno y externo (por ejemplo, en cuanto a las leyes), si hay irregularidades en las operaciones financieras, entre otros.

¿Cuáles son las 3 normas de una auditoría?

Hay 3 normas básicas en una auditoría. Éstas son:

  1. Normas generales: sirven para definir el comportamiento del auditor en su actividad, como la capacidad profesional y la independencia.
  2. Normas sobre el ejercicio de la auditoría: se establecen cuáles son los medios por los cuales el auditor ejerce su labor, como lo es la planeación, el recabado de información y la evaluación.
  3. Normas acerca de la elaboración de los informes: con el dictamen, el auditor menciona su opinión al respecto.

¿Querés realizar una auditoría completa en tu espacio de trabajo? Podés ejecutar checklists de auditoría para detectar los puntos de mejora que tu empresa necesita para crecer y resolver los problemas más frecuentes y/o complicados que tienen lugar en tu compañía.

Lo mejor es que podés ahorrar un 60% del tiempo del proceso de auditoría gracias a la implementación del software adecuado. ¡Accedé a la prueba gratuita ahora!

Facebook
Twitter
LinkedIn

¡Utilice checklists y digale adiós al papel!

Descargue nuestros checklists para optimizar sus procesos

Preguntas frecuentes

Full Audits tiene dos plataformas, la WEB permite al Usuario realizar configuraciones y visualizaciones de mayor complejidad tales como configurar usuarios, organigramas de establecimientos, armar formularios a medida, ejecutar auditorías de escritorio, visualizar reportes y analíticas. La plataforma MÓVIL está separada para poder funcionar OFFLINE, permitiendo que los Usuarios puedan continuar trabajando aún sin contar con señal de Wifi o Datos móviles, para ello la simplificamos un poco más y solamente pueden utilizarse las secciones de Auditorías, Incidencias y Calendario, preparada para realizar un trabajo in situ en el lugar de auditoría o verificación.

Si. Tenemos un canal de Youtube con la explicación de cada una de las secciones de la App y sus posibles usos. https://www.youtube.com/channel/UCKY959rrtOIZQ5jBAxoCJJA

Se utilizan los mismos datos de acceso para ambas plataformas. Para acceder a la plataforma WEB deberás ingresar a www.fullaudits.com y hacer click en «Login», donde cargarás tu usuario y contraseña. Para acceder a la plataforma Móvil deberás descargarla desde el Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fullaudits.app&hl=es_419&gl=US. 

En Full Audits nos tomamos la seguridad y confidencialidad de la información como un tema muy importante. En primer lugar, el Cliente siempre tiene la posibilidad de descargar la información a su ordenador. En caso que requiera información en formato base de datos para poder migrar a otro sistema, el mismo será entregado en un plazo de entre 1 hasta 30 días desde realizada la solicitud en el formato de base de datos utilizado por Full Audits. En caso de que el Cliente no realice una solicitud de información la información se borrará de nuestros servidores en un plazo de 90 días.

Nuestro servicio es Cloud (En la Nube). La información está guardada en Google Cloud (Estados Unidos), reconocida mundialmente por su Calidad y Seguridad en el servicio (Poseen clientes globales como Spotify, Snapchat, HSBC, SonyMusic, Mercado Libre, Almundo, Philips, Coca-Cola, entre otros), Google Cloud posee certificación ISO 27001, entre otras certificaciones que pueden ser verificadas en este enlace: https://cloud.google.com/security/compliance/ 

Hardware recomendado: El sistema podrá ser utilizado a través de: Computadoras (escritorio o laptop): Necesita acceso a internet a través de los siguientes navegadores: Google Chrome (v33 o superior), Mozilla Firefox (v29 o superior), Internet Explorer (v12 o superior) o Safari (v7.1 o superior) Smartphones y Tablets (Android – Versión IOS en desarrollo): Android versión 6.0 o superior. Memoria RAM 2Gb o superior, Procesador 1.4GHz o superior. Pantalla de 4 pulgadas o superior Respaldo y Seguridad: El software Full Audits está respaldado por servidores de la empresa.

Por el momento solo tenemos disponible la versión para Android. Estamos trabajando en la entrega de una nueva versión para iOS lo más pronto posible.

Si. Puede ser utilizado en cualquier dispositivo Android.

Podrás utilizar la APP Mobile ya que funciona OFFLINE. Solo se necesita conexión para subir la auditoría finalizada. Para utilizar la APP WEB si necesitarás conexión a internet ya que funciona en un navegador.

Podrás adjuntar imágenes, tomar fotos y editarlas, grabar videos, adjuntar archivos (PDF, Excel, Word, etc).

Los Formularios o Checklists son plantillas que podrás crear y configurar a medida en la sección «Formularios/Checklists». Las Auditorías se ejecutarán con base a esos formularios pre-cargados.

La plataforma te permitirá crear cuestionarios y formularios a medida, configurando los tipos de respuesta para cada item o pregunta. Podrás cargar cuántos formularios quieras y de todo tipo de Norma que se adapte a nuestro formato de Formularios.

Si. Con el Usuario Super Administrador desde la sección Usuarios podrás armar Equipos y configurar los permisos de accesos, pudiendo restringir o limitar la información que cada Usuario podrá crear, visualizar y/o editar.

Inglés, Español y Portugués.

Tenemos un módulo de Business Intelligence. Podrás analizar datos estadísticos de toda la información que vayas generando en el Sistema, tanto de Auditorías como de Incidencias (No conformidades), filtrando por fechas, usuarios, estados y más. Podrás exportar los Reportes a hojas de cálculo, excel, CVS.

Si. Por medio de la extracción de archivos CSV.

Recibimos
sus datos.

En las proximas 48 hs nos
pondremos en contacto

¡Muchas gracias!