Prepara una checklist de auditoría interna completa

El sistema de checklist de auditoría interna de Full Audits te proporciona un sistema de gestión completo, sin omisiones y lista para detectar los puntos de mejora.

Si estás proyectando iniciar un negocio o ya diste el primer paso en tu empresa, debes saber que la organización será tu aliada. Desde el inicio contar con checklists de auditoría interna te dará ventajas en torno a productividad, organización y comparación de resultados, algo fundamental en los estadíos tempranos de una empresa. 

Checklist auditoría interna

Ya hemos repasado qué son las checklist y sus diferentes aplicaciones en distintos rubros productivos. Por eso, creemos que es un buen momento para comenzar a preparar una checklist para una auditoría interna. En primer lugar, para confeccionar una, hay que contemplar cómo son las listas de verificación: 

Características de las listas de verificación

Está probado que las listas de verificación aumentan la eficiencia y rendimiento en las empresas. Si bien los diferentes tipos de checklist persiguen diferentes objetivos, como coordinar actividades, solucionar problemas o verificar en qué etapa se encuentran las tareas delegadas, todas tienen algunas características en común, a saber: 

  • Documenta todas las actividades.
  • Simplifica los términos y las tareas.
  • Se encuentra eficientemente organizada.
  • Es entendible para cualquier integrante de la empresa. 

Una de las funciones de las checklists puede ser la de cumplir con tareas de auditorías internas. A pesar de que asociamos las auditorías a lo contable, las auditorías internas no sólo son revisiones económicas, sino que también se utilizan para garantizar la seguridad de la información, el cumplimiento de la normativa, evaluar el rendimiento de la empresa y gestionar el riesgo.

Para confeccionar una checklist que ejecute una auditoría, a través de un software de gestión como el de Full Audits, los pasos a seguir son simples:  

  • Calificar un ítem.
  • Verificar que la información del ítem sea útil. 
  • Agregar comentarios necesarios para completar la checklist. 
  • Cargar fotos y videos en la auditoría. 
  • Realizar anotaciones y gráficos para identificar puntos de atención. 
  • Crear incidencias para generar un plan de acción posterior a la auditoría. 

Una ventaja muy notoria de algunos softwares de checklist es el ahorro de tiempo. Por ejemplo, una vez ejecutada la auditoría, el software procesa los datos y de manera automática genera un reporte de situación, optimizando un 60% el tiempo del proceso

Ejemplos de listas de verificación

Los procesos dentro de las organizaciones, sin importar si son pequeñas, medianas o grandes, son complejos y toman tiempo. Dado el componente humano, cuando confeccionamos listas de verificación tenemos que apuntar a aquellas que agilicen y optimicen lo máximo posible dichos procesos. 

Existen incontables tipos de listas de verificación que cumplen esta función. Las más populares suelen ser aquellas que atienden a verificación de tareas o funciones específicas. En todos los casos las checklist se dividirán en secciones que abordan las diferentes particularidades del sector a las que están dirigidas. 

Esto es lógico, ya que a un CEO de una empresa hotelera, de poco le servirá una check list de una empresa de logística. No será el caso, si se le ofrece una lista de verificación especializada, con secciones que pongan el foco en detalles referidos a la hospitalidad, el trato con el cliente o las condiciones de las instalaciones.

Un ejemplo de las checklist más populares en Full Audits son las relacionadas con la higiene y seguridad en laboratorios, verificación para proveedor de alimentos y bebidas, normativa ISO 22000 y la verificación para franquicias o tiendas de comidas. Es decir, aquellas que miran a las necesidades específicas de cada sector. 

Lista de verificación ISO 9001

ISO 9001 es un estándar internacional de mejora empresarial del Sistema de Gestión de Calidad (SGC). Estar certificadas en normas de calidad ISO 9001 beneficia notablemente a las empresas, pues ayuda a: 

  • Mejorar y optimizar las operaciones. 
  • Reducir costos continuamente.
  • Obtener habilitaciones para competir en licitaciones .
  • Generar confianza en los clientes. 
  • Proyectar negocios más sostenibles. 

Una auditoría ayuda a identificar, abordar contratiempos y descubrir posibles mejoras que pueden realizarse. Las mismas garantizarán una optimización en los procesos, a fin de cumplir con los criterios de la norma ISO 9001 (2015) que consisten en planificar, hacer, revisar y actuar.

Las auditorías pueden ser internas o externas. Con una checklist de auditoría interna de ISO 9001 se podrá comparar el sistema de gestión de calidad que se implementa en la empresa al momento de la auditoría, respecto a lo que estipulan las normas ISO 9001. 

De esta manera, además de preparar a la empresa para auditorías externas, las auditorías internas ayudan a las empresas a notar signos de baja conformidad, oportunidades de mejora y a proyectar acciones para el cumplimiento de las normas de calidad.

Full Audits en tu empresa

Si todavía dudas de que tu empresa está lista para contar con un software de checklist que facilite y optimice su gestión, entonces es momento de que te invitemos a probar un demo. De esta manera podrá ver cómo Full Audits le permitirá optimizar los procesos en su organización, de forma gratuita.

En esta prueba de 7 días, tu empresa podrá crear o migrar sus propios checklists; programar, asignar y ejecutar auditorías; crear incidencias, organizar su estructura de establecimientos, asignar permisos a usuarios e incluso analizar datos desde el módulo de business intelligence.

De esta manera podrá ver en acción las funcionalidades de nuestra aplicación móvil en combinación con la plataforma web. Así comprobará que Full Audits logra proporcionar información para elevar los estándares de seguridad y calidad de su organización con el llenado de simples checklist.

Para conocer los costos y posibilidades según el tamaño de su emprendimiento, empresa o corporación visitenos y consulte nuestros planes.

Estandariza procesos con listas de verificación

La estandarización de procesos es un as bajo la manga de cualquier empresa que se precie de eficiente. No importa el tamaño de la empresa, la estandarización ofrece ventajas competitivas al establecer indicadores de rendimiento y unificar procedimientos. Esto permite a los líderes tomar decisiones basados en datos. Algunas ventajas son: 

  • Aumento de la productividad.
  • Evita actividades duplicadas. 
  • Detecta errores
  • Aumenta la satisfacción de los clientes. 
  • Hace crecer la empresa.
  • Permite solucionar problemas a distancia
  • Disminuye el estrés laboral. 

Pero para lograr una estandarización efectiva, es crucial un conocimiento profundo de la empresa y herramientas de gestión eficaces. Una forma de gestión eficaz es implementando softwares de gestión que incluyan checklists. De esta manera, las empresas pueden: 

  • Recopilar información en tiempo real. 
  • Medir el desempeño de los equipos en el lugar del trabajo 
  • Detectar incidencias
  • Garantizar la calidad de los productos o servicios que brinda. 

Estas son algunas de las razones por la cuál Full Audits recomienda implementar las checklist para iniciar los procesos de estandarización en las empresas. 

Preguntas relacionadas 

¿Qué se revisa en una auditoría interna?

En una auditoría interna se revisa el estado de sus procesos de gestión, control y gobierno. Es decir, la auditoría interna es un análisis exhaustivo de cómo están funcionando las diferentes áreas de una compañía en cuanto a lo contable, político y productivo. 

En otras palabras, la auditoría sirve para conocer el estado de de un negocio, analizar y optimizar sus controles y desempeño. A través de estas acciones se busca constatar que se respeten las normas y se protejan los intereses de la empresa.

¿Cuáles son las funciones de un auditor interno?

Los auditores internos son profesionales de la empresa que responden a la Dirección o principales ejecutivos. Su rol es revisar de la forma más objetiva posible la fiabilidad e integridad de la información de la compañía, el cumplimiento de las políticas y normativas, el uso eficiente de los recursos y el cumplimiento de las metas operativas fijadas. 

Existe una guía para la práctica de la auditoría interna que fija aspectos procedimentales, éticos y normativos que debe seguir un auditor en su rol para garantizar la mayor transparencia posible en su trabajo. Este puesto requiere de una profunda comprensión de la cultura organizacional y de los procesos que la compañía lleva a cabo.

¿Para qué se hace una checklist de auditoría interna?

Como hemos visto, una auditoría interna es un proceso importante en una empresa. Esto requiere la mayor transparencia posible por parte de los colaboradores. Contar con una checklist para llevar a cabo esta tarea puede resultar positivo ya que es necesario seguir una serie de pasos completamente automatizables. Los pasos son:  

  • Programación: en este caso es importante determinar qué se auditará. Las listas de verificación ayudarán a desagregar y especificar áreas, recursos, prioridades, fallas, problemas, rendimiento, y otros aspectos a relevar. 
  • Ejecución: El análisis sin una herramienta que gestione la recolección de datos de todas las dependencias puede llevar más tiempo del deseado. Un software que puede relevar y procesar la información de todas las áreas y aspectos a editar es la respuesta. 
  • Informe y plan de acción: Usualmente, el último paso en una auditoría es la redacción de un informe basado en los datos recopilados y la propuesta de un plan de acción. La gran ventaja detrás del uso de softwares de checklists es que los informes se generan de forma automática y sin sesgos humanos. Lo que habilita más tiempo para la planificación de las próximas acciones en la empresa. 

¿Cuál es la función de una auditoría interna?

La auditoría interna tiene como función principal analizar que la operación de una compañía sea correcta de acuerdo a la normativa interna y externa. De esta manera, prepara a la empresa para auditorías externas. 

Además, las auditorías internas ayudan a las empresas a aportar valor a través de la evaluación de la eficacia de sus procesos, notar signos de baja conformidad de empleados y clientes, oportunidades de mejora y a proyectar acciones para el cumplimiento de las normas de calidad. 

Ya lo sabes, si buscas realizar una auditoría completa en tu espacio de trabajo puedes programar y ejecutar una checklist de auditoría para detectar puntos de mejoría y problemas en tu empresa. Ahorra 60% del tiempo del proceso de auditoría a tu equipo con un software que lleve adelante el proceso por ti. 

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Preguntas frecuentes

Full Audits tiene dos plataformas, la WEB permite al Usuario realizar configuraciones y visualizaciones de mayor complejidad tales como configurar usuarios, organigramas de establecimientos, armar formularios a medida, ejecutar auditorías de escritorio, visualizar reportes y analíticas. La plataforma MÓVIL está separada para poder funcionar OFFLINE, permitiendo que los Usuarios puedan continuar trabajando aún sin contar con señal de Wifi o Datos móviles, para ello la simplificamos un poco más y solamente pueden utilizarse las secciones de Auditorías, Incidencias y Calendario, preparada para realizar un trabajo in situ en el lugar de auditoría o verificación.

Si. Tenemos un canal de Youtube con la explicación de cada una de las secciones de la App y sus posibles usos. https://www.youtube.com/channel/UCKY959rrtOIZQ5jBAxoCJJA

Se utilizan los mismos datos de acceso para ambas plataformas. Para acceder a la plataforma WEB deberás ingresar a www.fullaudits.com y hacer click en «Login», donde cargarás tu usuario y contraseña. Para acceder a la plataforma Móvil deberás descargarla desde el Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fullaudits.app&hl=es_419&gl=US. 

En Full Audits nos tomamos la seguridad y confidencialidad de la información como un tema muy importante. En primer lugar, el Cliente siempre tiene la posibilidad de descargar la información a su ordenador. En caso que requiera información en formato base de datos para poder migrar a otro sistema, el mismo será entregado en un plazo de entre 1 hasta 30 días desde realizada la solicitud en el formato de base de datos utilizado por Full Audits. En caso de que el Cliente no realice una solicitud de información la información se borrará de nuestros servidores en un plazo de 90 días.

Nuestro servicio es Cloud (En la Nube). La información está guardada en Google Cloud (Estados Unidos), reconocida mundialmente por su Calidad y Seguridad en el servicio (Poseen clientes globales como Spotify, Snapchat, HSBC, SonyMusic, Mercado Libre, Almundo, Philips, Coca-Cola, entre otros), Google Cloud posee certificación ISO 27001, entre otras certificaciones que pueden ser verificadas en este enlace: https://cloud.google.com/security/compliance/ 

Hardware recomendado: El sistema podrá ser utilizado a través de: Computadoras (escritorio o laptop): Necesita acceso a internet a través de los siguientes navegadores: Google Chrome (v33 o superior), Mozilla Firefox (v29 o superior), Internet Explorer (v12 o superior) o Safari (v7.1 o superior) Smartphones y Tablets (Android – Versión IOS en desarrollo): Android versión 6.0 o superior. Memoria RAM 2Gb o superior, Procesador 1.4GHz o superior. Pantalla de 4 pulgadas o superior Respaldo y Seguridad: El software Full Audits está respaldado por servidores de la empresa.

Por el momento solo tenemos disponible la versión para Android. Estamos trabajando en la entrega de una nueva versión para iOS lo más pronto posible.

Si. Puede ser utilizado en cualquier dispositivo Android.

Podrás utilizar la APP Mobile ya que funciona OFFLINE. Solo se necesita conexión para subir la auditoría finalizada. Para utilizar la APP WEB si necesitarás conexión a internet ya que funciona en un navegador.

Podrás adjuntar imágenes, tomar fotos y editarlas, grabar videos, adjuntar archivos (PDF, Excel, Word, etc).

Los Formularios o Checklists son plantillas que podrás crear y configurar a medida en la sección «Formularios/Checklists». Las Auditorías se ejecutarán con base a esos formularios pre-cargados.

La plataforma te permitirá crear cuestionarios y formularios a medida, configurando los tipos de respuesta para cada item o pregunta. Podrás cargar cuántos formularios quieras y de todo tipo de Norma que se adapte a nuestro formato de Formularios.

Si. Con el Usuario Super Administrador desde la sección Usuarios podrás armar Equipos y configurar los permisos de accesos, pudiendo restringir o limitar la información que cada Usuario podrá crear, visualizar y/o editar.

Inglés, Español y Portugués.

Tenemos un módulo de Business Intelligence. Podrás analizar datos estadísticos de toda la información que vayas generando en el Sistema, tanto de Auditorías como de Incidencias (No conformidades), filtrando por fechas, usuarios, estados y más. Podrás exportar los Reportes a hojas de cálculo, excel, CVS.

Si. Por medio de la extracción de archivos CSV.

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