El sistema de checklist de auditoría interna de Full Audits te proporciona un sistema de gestión completo sin omisiones y lista para detectar los puntos de mejora.
Checklist auditoría interna
Ya hemos repasado qué son las checklist y sus diferentes aplicaciones en distintos rubros productivos. Por eso creemos que es un buen momento para que comiences a preparar una checklist para una auditoría interna. En primer lugar, para confeccionar una hay que contemplar cómo son las listas de verificación:
Características de las listas de verificación
Está probado que las listas de verificación aumentan la eficiencia y rendimiento en las empresas. Si bien los diferentes tipos de checklist persiguen diferentes objetivos, como coordinar actividades, solucionar problemas o verificar en qué etapa se encuentran las tareas delegadas, todas tienen algunas características en común a saber:
- Documenta todas las actividades.
- Simplifica los términos y las tareas.
- Se encuentra eficientemente organizada.
- Es entendible para cualquier integrante de la empresa.
Una de las funciones de las checklists puede ser la de cumplir con tareas de auditorías internas. A pesar de que asociamos las auditorías a lo contable, la auditoría interna no sólo son revisiones económicas, sino que también se utiliza para garantizar la seguridad de la información, el cumplimiento de la normativa, evaluar el rendimiento de la empresa y gestionar el riesgo.
Para confeccionar una checklist que ejecute una auditoría interna a través de un software de gestión como el de Full Audits, los pasos a seguir son simples:
- Calificar un ítem.
- Verificar que la información del ítem sea útil.
- Agregar comentarios necesarios para completar la checklist.
- Cargar fotos y videos en la auditoría.
- Realizar anotaciones y gráficos para identificar puntos de atención.
- Crear incidencias para generar un plan de acción posterior a la auditoría.
Una ventaja muy notoria de algunos softwares de checklist es el ahorro de tiempo. Por ejemplo, una vez ejecutada la auditoría el software procesa los datos y de manera automática genera un reporte de situación, optimizando un 60% el tiempo del proceso.
Ejemplos de listas de verificación
Los procesos dentro de las organizaciones sin importar si son pequeñas, medianas o grandes, son complejos y toman tiempo. Dado el componente humano cuando confeccionamos listas de verificación tenemos que apuntar a aquellas que agilicen y optimicen al máximo posible dichos procesos.
Existen incontables tipos de listas de verificación que cumplen esta función. Las más populares suelen ser aquellas que atienden a verificación de tareas o funciones específicas. En todos los casos las checklist se dividirán en secciones que abordan las diferentes particularidades del sector a las que están dirigidas.
Esto es lógico, ya que a un CEO de una empresa hotelera de poco le servirá una checklist de una empresa de logística. No será el caso si se le ofrece una lista de verificación especializada, con secciones que enfoquen a detalle aspectos referidos a la hospitalidad, el trato con el cliente o las condiciones de las instalaciones.
Un ejemplo de las checklist más populares ofrecidas con nuestro software Full Audits, son las relacionadas con la higiene y seguridad en laboratorios,verificación para proveedor de alimentos y bebidas, normativa ISO 22000 y la verificación para franquicias o tiendas de comidas. Es decir, aquellas que miran a las necesidades específicas de cada sector.
Lista de verificación ISO 9001
ISO 9001 es un estándar internacional de mejora empresarial del Sistema de Gestión de Calidad (SGC). Estar certificadas en normas de calidad ISO 9001 puede beneficiar notablemente a tu empresa, pues te ayuda a:
- Mejorar y optimizar las operaciones.
- Reducir costos continuamente.
- Obtener habilitaciones para competir en licitaciones .
- Generar confianza en los clientes.
- Proyectar negocios más sostenibles.
Una auditoría interna te permite identificar, abordar contratiempos y descubrir posibles mejoras que pueden realizarse. Las mismas garantizarán una optimización en los procesos a fin de cumplir con los criterios de la norma ISO 9001 (2015) que consisten en planificar, hacer, revisar y actuar.
Las auditorías pueden ser internas o externas. Con una checklist de auditoría interna de ISO 9001 puedes comparar el sistema de gestión de calidad que se implementa en tu empresa al momento de la auditoría, respecto a lo que estipulan las normas ISO 9001.
De esta manera, además de preparar a tu empresa para auditorías externas, la auditoría interna te ayuda a notar signos de baja conformidad, oportunidades de mejora y a proyectar acciones para el cumplimiento de las normas de calidad.
Full Audits en tu empresa
Si todavía dudas de que tu empresa está lista para contar con un software de checklist que facilite y optimice tu gestión, entonces es momento de que te invitemos a probar un demo. De esta manera podrás ver cómo Full Audits te permitirá optimizar los procesos en tu organización de forma gratuita.
En esta prueba de 7 días, tu empresa podrá crear o migrar sus propios checklists; programar, asignar y ejecutar auditorías, crear incidencias, organizar su estructura de establecimientos, asignar permisos a usuarios e incluso analizar datos desde el módulo de business intelligence.
De esta manera podrás ver en acción las funcionalidades de nuestra aplicación móvil en combinación con la plataforma web. Así comprobaras que nuestro sistema Full Audits te proporciona información para elevar los estándares de seguridad y calidad de tu organización con el llenado de simples checklist.
Para conocer los costos y posibilidades según el tamaño de su emprendimiento, empresa o corporación visítanos y consulta nuestros planes.
Estandariza procesos con listas de verificación
La estandarización de procesos es un as bajo la manga de cualquier empresa que se precie de eficiente. No importa el tamaño de la empresa, la estandarización ofrece ventajas competitivas al establecer indicadores de rendimiento y unificar procedimientos. Esto te permite tomar decisiones basados en datos. Algunas ventajas son:
- Aumento de la productividad.
- Evitar actividades duplicadas.
- Detectar errores.
- Aumentar la satisfacción de tus clientes.
- Hacer crecer tu empresa.
- Solucionar problemas a distancia.
- Disminuir el estrés laboral.
Pero para lograr una estandarización efectiva, es crucial un conocimiento profundo de la empresa y herramientas de gestión eficaces. Una forma de gestión eficaz es implementando softwares de gestión que incluyan checklists. De esta manera, tu empresas puedes:
- Recopilar información en tiempo real.
- Medir el desempeño de los equipos en el lugar del trabajo.
- Detectar incidencias.
- Garantizar la calidad de los productos o servicios que brindas.
Estas son algunas de las razones por la cuál en Full Audits te recomendamos implementar las checklist para iniciar los procesos de estandarización en tu empresa.
Preguntas relacionadas
¿Qué se revisa en una auditoría interna?
En una auditoría interna se revisa el estado de tus procesos de gestión, control y gobierno. Es decir, la auditoría interna es un análisis exhaustivo de cómo están funcionando las diferentes áreas de tu compañía en cuanto a lo contable, político y productivo.
En otras palabras, la auditoría sirve para conocer el estado de tu negocio, analizar y optimizar sus controles y desempeño. A través de estas acciones se busca constatar que se respeten las normas y se protejan los intereses de la empresa.
¿Cuáles son las funciones de un auditor interno?
Los auditores internos son profesionales de la empresa que responden a la Dirección o principales ejecutivos. Su rol es revisar de la forma más objetiva posible la fiabilidad e integridad de la información de tu compañía, el cumplimiento de las políticas y normativas, el uso eficiente de los recursos y el cumplimiento de las metas operativas fijadas.
Existe una guía para la práctica de la auditoría interna que fija aspectos procedimentales, éticos y normativos que debe seguir un auditor en su rol para garantizar la mayor transparencia posible en su trabajo. Este puesto requiere de una profunda comprensión de la cultura organizacional y de los procesos que tu compañía lleva a cabo.
¿Para qué se hace una checklist de auditoría interna?
Como hemos visto, una auditoría interna es un proceso importante en una empresa. Esto requiere la mayor transparencia posible por parte de los colaboradores. Contar con una checklist para llevar a cabo esta tarea puede resultar positivo ya que es necesario seguir una serie de pasos completamente automatizables. Los pasos son:
- Programación: en este caso es importante determinar qué se auditará. Las listas de verificación ayudarán a desagregar y especificar áreas, recursos, prioridades, fallas, problemas, rendimiento y otros aspectos a relevar.
- Ejecución: El análisis sin una herramienta que gestione la recolección de datos de todas las dependencias puede llevar más tiempo del deseado. Un software que puede relevar y procesar la información de todas las áreas y aspectos a editar, es la respuesta.
- Informe y plan de acción: Usualmente, el último paso en una auditoría es la redacción de un informe basado en los datos recopilados y la propuesta de un plan de acción. La gran ventaja detrás del uso de softwares de checklists, es que los informes se generan de forma automática y sin sesgos humanos. Lo que habilita más tiempo para la planificación de las próximas acciones en la empresa.
¿Cuál es la función de una auditoría interna?
La auditoría interna tiene como función principal analizar que la operación de una compañía sea correcta de acuerdo a la normativa interna y externa. De esta manera prepara a la empresa para auditorías externas.
Además, las auditorías internas ayudan a las empresas a aportar valor a través de la evaluación de la eficacia de sus procesos, notar signos de baja conformidad de empleados y clientes, oportunidades de mejora y a proyectar acciones para el cumplimiento de las normas de calidad.
Ya lo sabes, si buscas realizar una auditoría completa en tu espacio de trabajo puedes programar y ejecutar una checklist de auditoría para detectar puntos de mejoría y problemas en tu empresa. Ahorra 60% del tiempo del proceso de auditoría a tu equipo con un software que lleve adelante el proceso por ti.
