La orden de trabajo ha permitido a todas las estructuras de trabajo asignar tareas específicas a personas con un objetivo. De este modo, se puede organizar de manera eficiente la productividad.
Completar una planilla puede volverse complejo en una planta, tomando demasiado tiempo su llenado. Y ni que hablar de crear un historial de mantenimiento de la maquinaria de una planta. Se ocuparían cientos de hojas.
El desarrollo y masificación de la tecnología de comunicaciones (smartphones, tablets y computadoras) apoyó la transformación digital, permitiendo que este tipo de recursos pueda informatizarse.
Actualmente existen herramientas muy sofisticadas y completas, pero de sencillo uso, que permiten la creación de plantillas personalizadas para satisfacer esta necesidad.
En este artículo, te explicamos cuál es la importancia de la orden de trabajo y qué herramientas digitales puedes utilizar para beneficiar a tu empresa.
La importancia de digitalizar tu orden de trabajo
La principal importancia de una OT (orden de trabajo) digitalizada radica en que cada tarea asignada se podrá realizar de manera ágil y eficientemente.
Para optimizar los tiempos, en la plantilla que se crea se trata de pre-cargar la información y valores de la forma más desglosada posible. Así se evita al operario tener que escribir.
Además, al trabajar sobre una orden digital, se elimina la duplicación de la tarea de carga al sistema informático. De inmediato, la información es organizada y procesada por el sistema, generando el reporte correspondiente. Todo en tiempo real.
En los casos de que una orden de trabajo deba ser ejecutada de manera periódica y repetitiva (Inspecciones, auditorías, mantenimiento preventivo de maquinaria, entre otros) los sistemas de gestión permiten agendar las tareas con recordatorios.
Todo esto puede ser imposible de alcanzar si las órdenes de trabajo son creadas y procesadas manualmente en formato de papel. Que además de los costos y retrasos que genera, no es sustentable, generando enormes volúmenes de desechos contaminantes.
Tipos de órdenes de trabajo
Cada órden de trabajo, debe registrar información específica relacionada con la tarea para la que fue creada, por este motivo la tipología de orden para cada una de ellas será distinto.
| 👉Existen 5 categorías de órdenes de trabajo y cada una de ellas se enfoca en la resolución de un tipo de necesidad diferente en la estructura organizacional. |
Se pueden clasificar en 5 categorías, las cuales te explicaremos en detalle a continuación.
1. Inspección
Este tipo de orden permite relevar los valores, características y estado relacionados con un bien, espacio o persona. Según sea el caso puede requerir la revisión del funcionamiento del elemento inspeccionado para medir su rendimiento.
En las empresas, las órdenes de trabajo de inspección deben ser planificadas estratégicamente, periódicas y permanentes.
En muchas ocasiones, los resultados de esta órden de trabajo detectarán la necesidad de una acción correctiva, por lo que de manera automática, darán lugar a otra OT con esta tarea.
2. Mantenimiento
La órden de trabajo de mantenimiento prevé tareas de rutina como la limpieza y lubricación de máquinas.
Generalmente, se realiza siguiendo las recomendaciones resumidas en el manual de mantenimiento y de acuerdo a la normativa vigente para garantizar la seguridad y calidad.
3. Emergencia
Estas son OT creadas en respuesta a contingencias o situaciones inesperadas que ocurren de manera fortuita entre los períodos de revisión establecidos por rutina.
Debe ofrecer una respuesta inmediata y se debe registrar en ellas el origen del fallo (para crear una OT que resuelva el mismo si correspondiera), la solución implementada y las sugerencias profesionales para prevenirlo en el futuro.
4. Seguridad
Este tipo de órden de trabajo está enfocada a tareas de mantenimiento necesarias para la protección y salud del personal.
En esta categoría se incluye la revisión de los factores físicos, químicos y ambientales.
5. Procedimiento especial
Finalmente, las órdenes de trabajo referidas a procedimientos especiales abarcan a la instalación de equipamiento, sistemas o infraestructura con el objetivo de mejorar la productividad de los trabajadores y modernizar las operaciones.
Este tipo de procedimiento es el resultado de la detección de oportunidades de mejora que se evidencia mediante las demás OT.
¿Qué elementos debe contener una orden de trabajo?
Las órdenes de trabajo son documentos específicos y su categorización permite funciones bien diferenciadas. A pesar de esto, comparten ciertos datos de manera estandarizada, que debe incluirse en todas ellas:
- Datos del solicitante: Deben llevar el nombre del Profesional o área que solicita la tarea.
- Datos del responsable del área: también deben incorporarse los datos de quien la autoriza.
- Datos de la persona a cargo de realizar la tarea: esta persona puede ser interna o externa a la empresa.
- Fecha: será importante para llevar un historial completo.
- Detalle de la tarea: se debe determinar el tipo de tarea a realizar y todo detalle relevante a la misma.
- Tiempo estimado: permite planificar y dar seguimiento a la productividad.
- Lugar: debe especificar la ubicación donde se realizará la tarea.
- Insumos: materiales necesarios para completar la tarea asignada en la OT.
- Observaciones: en caso que sea necesario dejar notas detalladas, ya sea sobre el trabajo realizado o sobre futuras inspecciones o reparaciones.
- Firma: que realiza la tarea o actividad asignada.
- Imágenes del trabajo realizado: para generar un informe del servicio finalizado.
| 👉 Si bien las órdenes de trabajo son documentos específicos, comparten la carga de información similar y relevante en cada una de ellas. |
¿Por qué es importante digitalizar una orden de trabajo?
Digitalizar una órden de trabajo permite su organización y procesamiento de los datos recolectados. Y son estos datos los que, luego de ser analizados y presentados en un reporte, te proporcionarán las claves para la mejora continua.
| 👉 La digitalización de las órdenes de trabajo te permite tomar el control total de la organización, prevenir las incidencias y aplicar la mejora contínua a cada proceso. |
La nube es el lugar perfecto para que toda esta información tome valor. Porque además permite el acceso a ella desde cualquier tipo de dispositivo o plataforma que poseas en tu empresa.
Todo el equipo de trabajo podrá acceder a los historiales para ofrecer soluciones más efectivas y recomendar mejoras. Y tú podrás dar seguimiento al instante sobre cada situación de interés, pudiendo incluso reasignar tareas.
De esta forma mejorarás la prevención y el control sobre toda la organización, minimizando los riesgos y cumpliendo con las normativas de calidad.
Conclusiones
La digitalización de la orden de trabajo se presenta como un paso necesario a dar en la mejora de las tareas en tu empresa, que reportará además innumerables beneficios.
Ahora debes elegir la herramienta correcta para crear tus plantillas de OT para que luzcan profesionales y contengan toda la información que necesitas.
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