Es sabido que utilizar hojas de cálculo genera múltiples beneficios en muchas labores empresariales. Pero eso no significa que siempre sean la mejor solución o herramienta.
En esta oportunidad hablaremos del uso de las hojas de cálculo a la hora de realizar auditorías, y cómo esta herramienta tan útil para algunas tareas, puede ser un gran enemigo para un auditor.
Cómo hemos mencionado varias veces, para perdurar en el tiempo, las empresas necesitan ser competitivas en el mercado y mejorar continuamente. La realización de auditorías es la clave para lograr detectar errores, incidencias y posibles mejoras en los procesos y procedimientos de una empresa.
En algunas ocasiones, el uso de las hojas de cálculo se hace incontrolable, y dificulta el control de los datos y reportes de la información. Es por eso que nombraremos 5 motivos por los cuáles el uso de las hojas de cálculo en la realización de auditorías puede ser perjudicial para la empresa, y cuál sería la mejor opción para no tener problemas a futuro.
- Tienes que tener cuidado con las versiones de un documento.
Una de las mayores desventajas de utilizar hojas de cálculo, son las diferentes versiones que pueden existir del archivo.
Cuando el mismo contiene información clave, es necesario ser muy precavido. No sería una sorpresa que un documento sea manipulado por empleados de diferentes áreas y niveles jerárquicos. Muchas veces sin consultar, o sin verificar un empleado nuevo o alguien que acceda a una de estas hojas de cálculo puede no saber si es correcta, si está desactualizada, o si es un borrador descartado.
Todo se vuelve más complejo cuando los archivos están vinculados con otros archivos, y no es posible saber si el resultado final ha incluido o no todos los datos necesarios de forma correcta.
Si el documento es modificado, es necesario que sea re-enviado con la información actualizada. Si se trabaja en la nube tienes que tener muy presente el guardar la última versión o actualizarla y claro, tener siempre buena conexión a internet.
Este tipo de inconvenientes son evitables.
Full Audits por ejemplo, es un software que permite integrar a todo el equipo en una misma plataforma, sincronizando al equipo de auditoría y calidad con el resto de la empresa; descartando así, errores de comunicación y recolección de datos. Todo lo que se genera y se trabaja queda integrado en un solo lugar, en una sola herramienta confiable que se actualiza en tiempo real a medida que el equipo va completando su trabajo.
2. Las medidas de seguridad no son las mejores
Los archivos creados en hojas de cálculo por lo general se trabajan sin medidas de seguridad, entonces es posible que sean alterados tanto de manera voluntaria como involuntaria. Un pequeño error puede cambiar absolutamente todo el resultado final. Esto hace que no se tenga la certeza de si los resultados que muestra la plantilla sean correctos o confiables.
En este caso con Full Audits el usuario administrador de nuestra herramienta será el encargado de dar y limitar el acceso al resto de los usuarios a las áreas particularmente deseadas.
3. No siempre es posible tener un registro de los cambios
Si una hoja de cálculo es compartida por muchos usuarios, es muy probable que no se sepa quién ha accedido o modificado por última vez, cuándo lo ha hecho o qué cambios ha realizado. A esto le sumamos que los usuarios no tienen donde dejar registrado lo que hacen en el documento. Cómo hemos dicho anteriormente el trabajo de revisión y recálculo es bastante complejo, más aún cuando hay hojas cuyo contenido depende de otros archivos.
Softwares como FullAudits han llegado para cambiar el panorama. Nuestra herramienta te permite crear y gestionar incidencias con todo el equipo. Todos los datos que se suben a la herramienta están disponibles de forma inmediata. Contiene canales de comunicación para que todas las partes involucradas estén en contacto, añadiendo a cada proceso anotaciones y archivos multimedia. Además, contiene una sección llamada “Historial de Incidencias” donde se guardan todas las modificaciones que se hicieron sobre la incidencia con fecha del cambio y responsable.
4. Las hojas de cálculo no son fáciles de utilizar
No es secreto para nadie que las hojas de cálculo no son fáciles de utilizar.
Si no tienes conocimientos sobre la herramienta, te será muy difícil manejarla. Y los conocimientos van desde lo más básico hasta lo más avanzado. Es muy probable que en una hoja de cálculo existan errores en las fórmulas, creando resultados inexactos. Esto dificulta que todos los usuarios involucrados en el proceso puedan trabajar con la misma.
FullAudits puede utilizarse desde cualquier dispositivo: una PC, Tablet o un celular, y es una aplicación intuitiva, que no necesita de formación previa para utilizarla.
- Las hojas de cálculo enlentecen la automatización.
La automatización siempre es una gran aliada para las empresas que quieren progresar.
Cómo hemos dicho en el ítem anterior, si la persona que quiere realizar la auditoría no dispone de los conocimientos necesarios para utilizar las hojas de cálculo, tampoco podrá leerlas fácilmente y analizar la información que hay en ellas. Por lo tanto no podrá obtener la información necesaria para detectar y corregir errores, y mucho menos para mejorar procesos.
Full Audits en cambio, es una herramienta eficaz, que hace la mayor parte del trabajo por ti. Una vez realizado el proceso la aplicación hará un reporte automatizado, haciendo que ahorres tiempo y recursos.
Al mismo tiempo la automatización de los procesos de una empresa conlleva a que sea todo más fluido y rápido, y a la hora de cumplir tiempos estipulados para la resolución de problemas, las hojas de cálculo se quedan atrás. Nuestro software permite el control de tiempos y recursos, la creación de Checklists hacen de las auditorías algo extremadamente organizado, donde es posible jerarquizar las tareas según necesidades y urgencias.
Y si te quedara alguna duda al momento de utilizar nuestra herramienta, contamos con Asistencia Global 24hs, y en nuestra página web puedes encontrar la sección de Soporte, en donde encontrarás nuestra Librería de Checklists para descargar, además de las preguntas frecuentes.
