Método Kaizen: La manera para que tu empresa impulse una mejora continua

La mejora continua o Kaizen es factible si la vemos desde el punto de vista de aspectos que conforman un ‘todo’. Por ejemplo, el ser humano tiene una dinámica en su trabajo, otra distinta en el hogar o con amigos, y todas estas conforman un ‘todo’.

¿Estás conforme con tus facetas y cómo se desarrolla tu dinámica social? Siempre habrá aspectos por mejorar, y eso no significa que actualmente las cosas vayan mal, sino que siempre existen oportunidades de mejora.

En todo caso, el método Kaizen, o filosofía de la mejora continua te permite trabajar con rigor aspectos a cambiar. Esto nos permite tener un reto alcanzable que motive al logro y mejorar el nivel de satisfacción. Aplicado a las empresas, aquí veremos cómo funciona este sistema.

¿Qué es la mejora continua (Kaizen)?

La palabra Kaizen o mejora continua proviene de dos caracteres tradicionales japoneses: kai, que significa “cambio”, y zen, que significa “bueno” o “bienestar”. La combinación de estas palabras crea el concepto de mejora continua. 

Se trata de un término empleado en la industria para referirse a un sistema de gestión de calidad. Se basa en el principio de mejora continua desde pequeñas acciones, de forma continua, y a lo largo del tiempo; con lo que se pretende lograr cambios importantes a largo plazo.

En ese sentido, aplica a todos los aspectos de un negocio, desde las prioridades estratégicas hasta las operaciones diarias.

El objetivo del método Kaizen es eliminar cualquier desperdicio; entendiéndolo como el uso ineficiente del tiempo o herramientas, pero también a la redundancia en los procesos.

De esta forma se optimizan las actividades para generar valor agregado a los clientes y eliminar las ineficiencias, centrándose en el bienestar de los empleados y su seguridad.

El método Kaizen se popularizó después de la Segunda Guerra Mundial por los fabricantes japoneses. Un ejemplo insigne lo tenemos con Toyota. Su modelo de producción se centra en fabricar sólo “lo que se necesita, cuando se necesita y en la cantidad necesaria”. 

👉 En 1986 es cuando el KAIZEN se presenta al mundo como una metodología de gestión sistemática, en el libro del mismo nombre, de Masaaki Imai, fundador de Kaizen Institute.

Desde entonces, este modelo se ha aplicado a muchos tipos de empresas, sin importar su tamaño.

4 Ventajas de las estrategias de mejora continua

Realiza cambios de bajo riesgo

La forma en que Kaizen resulta efectiva es realizando cambios menores. La idea de la metodología de mejora continua, es implementar pequeñas acciones para verificar que funcionan a lo inmediato. De no funcionar, el flujo de trabajo no se afecta.

Fomenta cambios positivos

El proceso debe ser internalizado y asumido por cada miembro del equipo. Al ser algo positivo hay disposición de tomar el control de sus procesos. De esta manera se puede tomar la decisión de realizar ajustes necesarios para optimizar el proceso individual. 

El método Kaizen genera resultados estables a largo plazo cuando forma parte de la cultura corporativa. 

Personaliza los procesos de cada equipo

Un flujo de trabajo puede variar según la cantidad de personas o características particulares de un proyecto nuevo. Si en el camino se incorporan empleados nuevos, es posible que el proceso original no funcione. 

Con el método Kaizen la idea es incentivar y permitir a los equipos realizar modificaciones para optimizar su dinámica de trabajo.

Un buen ejemplo aquí,  sería la comunicación y control de tareas para un proyecto donde se multiplica de manera radical la cantidad de participantes. 

Con un equipo de cinco personas puede ser efectivo documentar y revisar la información en una hoja de cálculo y vía correo. Sin embargo, con un grupo muy numeroso las tareas que se complementan entre participantes y requieren ser aprobadas para seguir, podrían representar un retraso o confusión. 

El proceso Kaizen da libertad al equipo para proponer y adoptar el flujo de trabajo que mejor se adapte al grupo.

Fomenta la curiosidad y el ingenio

Al incentivar a los miembros del equipo a mejorar y personalizar sus procesos, se fomenta la curiosidad y las ganas de innovar en toda la empresa; incluso, la sana competencia por proponer mejoras. 

Esto permite que los empleados se sientan cómodos de experimentar sin temor a ser penalizados por buscar nuevas alternativas de trabajo, ya que siempre se puede retomar el proceso original.

Consejos para implementar el método Kaizen

Tratar de implementar un proceso nuevo lleva su tiempo. Para ayudarte a ganar entusiastas en tu empresa que promuevan el método Kaizen, te dejamos los siguientes consejos.

Efectúa cambios graduales

El método Kaizen trabaja con cambios pequeños. Experimenta con un grupo reducido, realiza ajustes en su área de trabajo que le permitan mejorar sus tareas diarias. Si todo va bien, servirán de ejemplo para establecer objetivos a corto plazo con otros equipos. 

Alienta a los líderes a ser abiertos

El método de mejora continua funciona muy bien de la mano de líderes, que no siempre tienen relación con cargos de supervisión o directivos. Trabaja con estos influencers para alentar a los demás empleados. Es importante incluir a los directivos de cada área para brindar capacitaciones que puedan requerirse en el desarrollo de ideas nuevas.

La mejora continua es más efectiva impulsada por un líder

No intentes alcanzar la perfección

El método de mejora continua busca optimizar lo que hasta ahora está establecido, mediante metas cercanas, pequeñas y totalmente factibles. Aspirar a la perfección, puede llevar a invertir tiempo y esfuerzo en cambios que no son necesarios. La idea es ser un poco mejor cada vez.

Integra Full Audits a tus mejoras

Las metodologías de mejora continua funcionan mejor cuando se aprovechan las bondades de los softwares de gestión de trabajo, para que los equipos puedan organizar todas las tareas y comunicarse de manera abierta y organizada con los responsables en un solo lugar.

👉 A través de un software de gestión de trabajo, mejora la dinámica individual y colectiva al concentrarse en un sólo espacio todos los recursos e información importante para ejecutar cualquier proyecto

De esta forma se documenta y hace seguimiento a los cambios positivos. Con nuestro software de Full Audits puedes además hacer las anotaciones y registros gráficos y multimedias que se consideren apropiados para llevar la comunicación apropiada a todos los niveles del proyecto.

Conclusión

El éxito y reconocimiento de una organización, pasan por el orden en los flujos de trabajo, herramientas de gestión, satisfacción del cliente y la calidad.

Es momento de migrar a un software que te permite digitalizar las tareas y estrategias a implementar en los proyectos; gestionar el proceso desde cualquier dispositivo y hacer auditorías.

Con Full Audits tus informes son automatizados, podrás mejorar los tiempos de ejecución y ahorrar costos en material de oficina. Podrás aplicar cambios concretos que apunten a la calidad de las operaciones comerciales. 

El software de Full Audits es una herramienta para apoyar la labor de tu equipo de trabajo en la mejora continua efectiva. Te enseñamos a implementarla y aprovechar todas sus ventajas. Contactanos ahora y agenda una demostración.

Facebook
Twitter
LinkedIn

¡Utilice checklists y digale adiós al papel!

Descargue nuestros checklists para optimizar sus procesos

Preguntas frecuentes

Full Audits tiene dos plataformas, la WEB permite al Usuario realizar configuraciones y visualizaciones de mayor complejidad tales como configurar usuarios, organigramas de establecimientos, armar formularios a medida, ejecutar auditorías de escritorio, visualizar reportes y analíticas. La plataforma MÓVIL está separada para poder funcionar OFFLINE, permitiendo que los Usuarios puedan continuar trabajando aún sin contar con señal de Wifi o Datos móviles, para ello la simplificamos un poco más y solamente pueden utilizarse las secciones de Auditorías, Incidencias y Calendario, preparada para realizar un trabajo in situ en el lugar de auditoría o verificación.

Si. Tenemos un canal de Youtube con la explicación de cada una de las secciones de la App y sus posibles usos. https://www.youtube.com/channel/UCKY959rrtOIZQ5jBAxoCJJA

Se utilizan los mismos datos de acceso para ambas plataformas. Para acceder a la plataforma WEB deberás ingresar a www.fullaudits.com y hacer click en «Login», donde cargarás tu usuario y contraseña. Para acceder a la plataforma Móvil deberás descargarla desde el Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fullaudits.app&hl=es_419&gl=US. 

En Full Audits nos tomamos la seguridad y confidencialidad de la información como un tema muy importante. En primer lugar, el Cliente siempre tiene la posibilidad de descargar la información a su ordenador. En caso que requiera información en formato base de datos para poder migrar a otro sistema, el mismo será entregado en un plazo de entre 1 hasta 30 días desde realizada la solicitud en el formato de base de datos utilizado por Full Audits. En caso de que el Cliente no realice una solicitud de información la información se borrará de nuestros servidores en un plazo de 90 días.

Nuestro servicio es Cloud (En la Nube). La información está guardada en Google Cloud (Estados Unidos), reconocida mundialmente por su Calidad y Seguridad en el servicio (Poseen clientes globales como Spotify, Snapchat, HSBC, SonyMusic, Mercado Libre, Almundo, Philips, Coca-Cola, entre otros), Google Cloud posee certificación ISO 27001, entre otras certificaciones que pueden ser verificadas en este enlace: https://cloud.google.com/security/compliance/ 

Hardware recomendado: El sistema podrá ser utilizado a través de: Computadoras (escritorio o laptop): Necesita acceso a internet a través de los siguientes navegadores: Google Chrome (v33 o superior), Mozilla Firefox (v29 o superior), Internet Explorer (v12 o superior) o Safari (v7.1 o superior) Smartphones y Tablets (Android – Versión IOS en desarrollo): Android versión 6.0 o superior. Memoria RAM 2Gb o superior, Procesador 1.4GHz o superior. Pantalla de 4 pulgadas o superior Respaldo y Seguridad: El software Full Audits está respaldado por servidores de la empresa.

Por el momento solo tenemos disponible la versión para Android. Estamos trabajando en la entrega de una nueva versión para iOS lo más pronto posible.

Si. Puede ser utilizado en cualquier dispositivo Android.

Podrás utilizar la APP Mobile ya que funciona OFFLINE. Solo se necesita conexión para subir la auditoría finalizada. Para utilizar la APP WEB si necesitarás conexión a internet ya que funciona en un navegador.

Podrás adjuntar imágenes, tomar fotos y editarlas, grabar videos, adjuntar archivos (PDF, Excel, Word, etc).

Los Formularios o Checklists son plantillas que podrás crear y configurar a medida en la sección «Formularios/Checklists». Las Auditorías se ejecutarán con base a esos formularios pre-cargados.

La plataforma te permitirá crear cuestionarios y formularios a medida, configurando los tipos de respuesta para cada item o pregunta. Podrás cargar cuántos formularios quieras y de todo tipo de Norma que se adapte a nuestro formato de Formularios.

Si. Con el Usuario Super Administrador desde la sección Usuarios podrás armar Equipos y configurar los permisos de accesos, pudiendo restringir o limitar la información que cada Usuario podrá crear, visualizar y/o editar.

Inglés, Español y Portugués.

Tenemos un módulo de Business Intelligence. Podrás analizar datos estadísticos de toda la información que vayas generando en el Sistema, tanto de Auditorías como de Incidencias (No conformidades), filtrando por fechas, usuarios, estados y más. Podrás exportar los Reportes a hojas de cálculo, excel, CVS.

Si. Por medio de la extracción de archivos CSV.

Recibimos
sus datos.

En las proximas 48 hs nos
pondremos en contacto

¡Muchas gracias!