Podemos afirmar que la eficiencia operativa es el resultado de la implementación de una estrategia de mejora continua. Esta funcionará como un motor que impulsará permanentemente a los líderes y colaboradores.
Las modernas herramientas tecnológicas permiten la digitalización de los procesos y que las personas mejoren su desempeño y agilicen su capacidad de resiliencia ante contextos cada día más complejos y cambiantes.
En este artículo, te ofrecemos algunos consejos prácticos para que planifiques y logres la eficiencia operativa cuidando tus recursos humanos y activos.
¿Qué entendemos por eficiencia operativa?
El reconocido economista Michael Porter, desarrolló el concepto que continúa vigente hasta hoy y que define a la eficiencia operativa. La presenta como el conjunto de prácticas que se realizan en la empresa para que sus recursos se utilicen de la mejor manera posible.
De esta forma, los resultados pueden orientarse a la eliminación de fallas en la producción de bienes y servicios y mejorar contínuamente cada uno de los aspectos del negocio.
Esta tarea implica un gran desafío porque se debe gestionar la eficiencia operativa en toda la organización en su conjunto. Para ello se requiere la adecuada gestión de varios recursos: equipamientos, tiempo, procesos, personas e inversión financiera.
¿Qué pasos debemos dar para optimizar la eficiencia operativa?
La eficiencia operativa no es un mérito ni responsabilidad de un área específica de la organización, sino de un trabajo conjunto. Para lograrla, debes actuar de manera concurrente a fin de generar un impacto significativo y medible.
Optimizar la eficiencia operativa en tu empresa te brindará múltiples beneficios:
- Se incrementará la seguridad global de las operaciones.
- Los costos generales de producción se reducirán.
- El cuidado de los activos mejorará gracias a las tareas de mantenimiento.
- La probabilidad de error en los controles de calidad disminuirá.
- La rentabilidad general de la empresa aumentará.
| 👉La optimización de la eficiencia operativa en una empresa incrementa la seguridad y la calidad reduciendo los costos. Como resultado, la rentabilidad aumenta. |
Para optimizar la eficiencia operativa y lograr estos beneficios, será necesario aplicar un marco de acción. Éste permitirá elevar el nivel de la cultura organizacional de todo el equipo de trabajo en función de las necesidades específicas de tu empresa.
A. Establecer un punto de referencia
Es importante que realices un diagnóstico e identifiques previamente las principales funciones o tareas que esperas optimizar en tu empresa. Debes conocer cuáles son los objetivos que intentarás alcanzar, y qué indicadores clave de rendimiento (KPI) o métricas utilizarás para hacer seguimiento a las tareas convenidas.
Es fundamental comenzar por este paso. Esto te ayudará a identificar los valores de referencia que luego usarás para calcular la eficiencia operativa.
Los datos que relevarás serán muchos, y muy valiosos por lo que te recomendamos que cuentes con una solución tecnológica a medida. Ésta herramienta digital te permitirá identificar claramente cuáles son los aspectos importantes, fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora en tu organización.
B. Estandarizar procesos
Si has establecido un diagnóstico correcto, ahora sabrás cuáles son las tareas que se repiten frecuentemente. Identificarás de manera sencilla si hay colaboradores en tu equipo que realizan la misma tarea. Incluso conocerás los puntos donde puedes tener un efecto de embudo.
Una vez identificadas las áreas y equipos que necesitas intervenir, debes definir los procesos específicos a mejorar. La estandarización de procesos te ayudará a identificar oportunidades para la digitalización y automatización de procesos. Este paso forma parte esencial de la eficiencia operativa.
C. Acompañar al equipo de trabajo
La incorporación de los nuevos procesos estandarizados, y sobre todo si son digitales, generarán un cambio positivo en el flujo de trabajo, aunque inicialmente puede ocasionar retrasos.
Por lo tanto, a medida que avanza el proceso, debes supervisar cuidadosamente la distribución de tareas en tu equipo, para no provocar un agotamiento innecesario o desgaste en sus integrantes.
Ten presente que todo cambio requiere un período de adaptación, y la eficiencia operativa no es la excepción. Debes brindar a los integrantes del equipo el tiempo necesario para que se adapten a la nueva modalidad de trabajo.
En este punto es importante que implementes la mejora continua. Te ayudará a realizar los ajustes necesarios para lograr una mayor eficiencia operativa.
D. Establecer nuevos objetivos
Una vez estandarizados los nuevos procesos, necesitarás comparar los resultados actuales de producción con los anteriores. Si el resultado es positivo, significa que tu estrategia de optimización funcionó de manera correcta.
Ahora deberás establecer nuevos objetivos para tu equipo, pues la esencia de la eficiencia operativa radica en orientarse permanentemente a la mejora continua. Y en concreto, esto sólo significa iniciar el proceso una vez más, para seguir aumentando poco a poco la eficiencia del equipo.
| 👉 Una vez logrados los objetivos de eficiencia operativa, debes comenzar nuevamente todo el proceso desde el inicio para aplicar la mejora continua. |
Sin embargo, debes considerar un período prudente de tiempo, permitiendo que el equipo se adapte a las nuevas condiciones. De esta manera evitarás un sobrecargo en las tareas y el desgaste innecesario de los colaboradores.
Encuentra el partner adecuado
Las herramientas digitales serán claves para lograr el éxito en cada etapa de estos procesos en pos de una mayor eficiencia operativa. Por este motivo necesitas contar con un aliado tecnológico que pueda proveerte soluciones a medida.
Full Audits es el partner adecuado para acompañarte en el proceso de mejora contínua de tu empresa. Nuestro software te permitirá crear todos los checklist necesarios de manera personalizada y sencilla. Podrás automatizar el proceso de auditorías, inspecciones y los planes de acción.
El trabajo de todo el equipo se favorecerá con esta implementación que transformará las tareas manuales, rutinarias y tediosas en completos relevamientos digitales.
| 👉 Con Full Audits alcanzarás la eficiencia operativa mediante la digitalización y automatización de los procesos y tareas que antes se realizaban manualmente, permitiéndote avanzar hacia la mejora contínua. |
Mediante el dashboard de analítica, podrás acceder a todos los datos recolectados mediante aplicaciones webs y mobile de manera intuitiva y en tiempo real. La información estará presentada en reportes funcionales y profesionales.
Conclusiones
Si buscas la eficiencia operativa, la mejora contínua de procesos es el camino, y para lograrlo debes poder medir los resultados. La digitalización de los procesos de auditoría te permitirá hacerlo digitalizando toda información y procesándola debidamente en tiempo real.
De esta manera podrás tomar las decisiones correctas y tu y tu equipo podrás tener éxito en un contexto de cambio permanente.
Nuestro equipo está preparado para ayudarte a lograr todos los objetivos propuestos. Solicita tu prueba a Full Audits y regístrate hoy mismo.
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