¿Cuáles son las ventajas y desventajas de utilizar hojas de cálculo en tus auditorías?

Hace algunos años, las hojas de cálculo cambiaron increíblemente la forma de trabajar de los auditores y cómo se desarrollaban los procesos de auditoría. La aparición de las tablas dinámicas permitió el acceso a la gestión de las bases de datos facilitando la revisión y análisis de la información. En este artículo hablaremos de las ventajas y desventajas de utilizar hojas de cálculo para la ejecución de auditorías en el presente, ya que la tecnología ha avanzando drásticamente y para realizar eficientemente los procesos, hay que adaptarlos a las innovaciones tecnológicas.

Si estás leyendo esto, es probable que hayas visto alguna vez una hoja de cálculo. Seguramente Excel de Microsoft Office sea el más conocido para ti.

Este software de aplicación informática es un sistema que utiliza celdas verticales y horizontales que conforman filas y columnas. Su objetivo es organizar y calcular el valor que se le atribuye a las celdas. 

VENTAJAS DE LAS HOJAS DE CÁLCULO 

Las plantillas de cálculo han aparecido para brindarnos oportunidades de mejorar nuestros procedimientos de trabajo. Le han dado al auditor la posibilidad y facilidad de crear, elaborar, y realizar el seguimiento de la auditoría. Es posible con ellas realizar todo tipo de funciones y fórmulas que facilitan el tratamiento de datos que nos libran de procesos tediosos de manipulación de datos.

Es posible manejar grandes bases de datos de forma sencilla, procesar y analizar grandes volúmenes de datos e información, haciendo más eficaz el proceso y maximizando así el tiempo y los recursos utilizadosEste tipo de software nos permite crear de forma práctica y rápida documentos útiles y de fácil entendimiento, compuestos no solo con tablas, sino también con gráficos, analizando la información desde otros puntos de vista. 

Pero cómo hemos dicho anteriormente, la tecnología sigue avanzando de forma radical, y aún así muchas empresas rechazan la aplicación de nuevos softwares para evitar el proceso de aprendizaje del mismo. Podría parecer que las hojas de cálculo cumplen con las necesidades, pero nosotros te mostraremos otra realidad.

DESVENTAJAS DE SOLO UTILIZAR HOJAS DE CÁLCULO PARA AUDITORÍAS.

1.Tienes que tener cuidado con las versiones de un documento.

Aunque existe la posibilidad de trabajar en equipo con las hojas de cálculo, de forma que diferentes usuarios puedan editar el mismo documento, suele haber inconvenientes con las diferentes versionesGeneralmente, si no se trabaja en la nube, las hojas de cálculo se envían por mail. Cabe destacar que suelen ser muy pesadas para enviarlas todas juntas, pero este no es el mayor contratiempo. El problema es que, si el documento es modificado, es necesario que sea reenviado con la información actualizada.  Si se trabaja en la nube tienes que tener muy presente el guardar la última versión o actualizarla y claro, tener siempre buena conexión a internet.

Muchas veces, empleados de diferentes áreas o de diferentes niveles jerárquicos toman un archivo para hacer sus propias modificaciones, sin consultar o verificar los cambios. Un empleado nuevo o alguien que acceda a una de estas hojas de cálculo puede no saber si es correcta, si está desactualizada, o si es un borrador descartado.

FullAudits permite integrar a todo el equipo en una misma plataforma, sincronizando al equipo de auditoría y calidad con el resto de la empresa; descartando así, errores de comunicación y recolección de datos. Todo lo que se genera y se trabaja queda integrado en un solo lugar, en una sola herramienta confiable que se actualiza en tiempo real a medida que el equipo va completando su trabajo.

2. No es sencillo tener un registro de los cambios.

Si una hoja de cálculo es compartida por muchos usuarios, es muy probable que no se sepa quién ha accedido o modificado por última vez, cuándo lo ha hecho o qué cambios ha realizado.  A esto le sumamos que los usuarios no tienen donde dejar registrado lo que hacen en el documento

Softwares como FullAudits han llegado para solucionar estos inconvenientes. Nuestra herramienta te permite crear y gestionar incidencias con todo el equipo. Todos los datos que se suben a la herramienta están disponibles de forma inmediata. Contiene canales de comunicación para que todas las partes involucradas estén en contacto, añadiendo a cada proceso anotaciones y archivos multimedia. Además, contiene una sección llamada “Historial de Incidencias” donde se guardan todas las modificaciones que se hicieron sobre la incidencia con fecha del cambio y responsable.


3. No tiene medidas de seguridad

Los archivos creados en hojas de cálculo por lo general se trabajan sin medidas de seguridad, entonces es posible que sean alterados de manera voluntaria como involuntaria. Esto hace que no se tenga la certeza de si los resultados que muestra la plantilla sean correctos o confiables. Esto se vuelve más complejo cuando las hojas de cálculo están vinculadas a otros archivos.

En este caso con FullAudits el usuario administrador de nuestra herramienta será el encargado de dar y limitar el acceso al resto de los usuarios y las áreas particularmente deseadas.

4. Las hojas de cálculo tienden a enlentecer la automatización.

Los procesos de una organización pueden ser muy complejos, y una empresa que quiere progresar debe hacer todo lo posible por automatizar sus tareas. Realizar el reporte y conclusión de la auditoría, es un proceso externo que se suma a las hojas de cálculo. Esto conlleva horas de trabajo por parte del equipo.

FullAudits es una herramienta eficaz, que hace la mayor parte del trabajo por ti. Una vez realizado el proceso la aplicación hará un reporte automatizado, haciendo que ahorres tiempo y recursos. Al mismo tiempo la automatización de los procesos de una empresa hace que sea todo más fluido y rápido, y a la hora de cumplir tiempos estipulados para la resolución de problemas, las hojas de cálculo se quedan atrás. Nuestro software permite el control de tiempos y recursos y la creación de Checklists hace de las auditorías algo extremadamente organizado, donde es posible jerarquizar las tareas según necesidades y urgencias.

5 .Las hojas de cálculo no son fáciles de utilizar.

Para utilizar hojas de cálculos es necesario tener conocimientos sobre la herramienta, y estos pueden ser desde básicos hasta avanzados. Es muy probable que en una hoja de cálculo existan errores en las fórmulas, creando resultados inexactos. Esto dificulta que todos los usuarios involucrados en el proceso puedan trabajar con la misma.

FullAudits puede utilizarse desde cualquier dispositivo: una PC, una tablet o un celular, y es una aplicación intuitiva, que no necesita de formación previa para utilizarla. La plataforma web es idónea para uso administrativo, para realizar la planificación y en análisis de resultados. Tendrás una visión completa del software y una visión global de las auditorías a través de la sección Business Intelligence.

La plataforma móvil, en cambio, es más cómoda para el uso operativo y para la recopilación de información. Tiene una fácil visualización de la sección de auditorías, incidencias, comunicación y calendario. La app es geolocalizada y puede funcionar con o sin conexión a internet, dejando atrás los problemas que implica la utilización de la nube.

Si quedara alguna duda al momento de utilizar nuestra herramienta, contamos con Asistencia Global 24hs para facilitar tu experiencia.

 

Created by Full Audits Team. 

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Preguntas frecuentes

Full Audits tiene dos plataformas, la WEB permite al Usuario realizar configuraciones y visualizaciones de mayor complejidad tales como configurar usuarios, organigramas de establecimientos, armar formularios a medida, ejecutar auditorías de escritorio, visualizar reportes y analíticas. La plataforma MÓVIL está separada para poder funcionar OFFLINE, permitiendo que los Usuarios puedan continuar trabajando aún sin contar con señal de Wifi o Datos móviles, para ello la simplificamos un poco más y solamente pueden utilizarse las secciones de Auditorías, Incidencias y Calendario, preparada para realizar un trabajo in situ en el lugar de auditoría o verificación.

Si. Tenemos un canal de Youtube con la explicación de cada una de las secciones de la App y sus posibles usos. https://www.youtube.com/channel/UCKY959rrtOIZQ5jBAxoCJJA

Se utilizan los mismos datos de acceso para ambas plataformas. Para acceder a la plataforma WEB deberás ingresar a www.fullaudits.com y hacer click en «Login», donde cargarás tu usuario y contraseña. Para acceder a la plataforma Móvil deberás descargarla desde el Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fullaudits.app&hl=es_419&gl=US. 

En Full Audits nos tomamos la seguridad y confidencialidad de la información como un tema muy importante. En primer lugar, el Cliente siempre tiene la posibilidad de descargar la información a su ordenador. En caso que requiera información en formato base de datos para poder migrar a otro sistema, el mismo será entregado en un plazo de entre 1 hasta 30 días desde realizada la solicitud en el formato de base de datos utilizado por Full Audits. En caso de que el Cliente no realice una solicitud de información la información se borrará de nuestros servidores en un plazo de 90 días.

Nuestro servicio es Cloud (En la Nube). La información está guardada en Google Cloud (Estados Unidos), reconocida mundialmente por su Calidad y Seguridad en el servicio (Poseen clientes globales como Spotify, Snapchat, HSBC, SonyMusic, Mercado Libre, Almundo, Philips, Coca-Cola, entre otros), Google Cloud posee certificación ISO 27001, entre otras certificaciones que pueden ser verificadas en este enlace: https://cloud.google.com/security/compliance/ 

Hardware recomendado: El sistema podrá ser utilizado a través de: Computadoras (escritorio o laptop): Necesita acceso a internet a través de los siguientes navegadores: Google Chrome (v33 o superior), Mozilla Firefox (v29 o superior), Internet Explorer (v12 o superior) o Safari (v7.1 o superior) Smartphones y Tablets (Android – Versión IOS en desarrollo): Android versión 6.0 o superior. Memoria RAM 2Gb o superior, Procesador 1.4GHz o superior. Pantalla de 4 pulgadas o superior Respaldo y Seguridad: El software Full Audits está respaldado por servidores de la empresa.

Por el momento solo tenemos disponible la versión para Android. Estamos trabajando en la entrega de una nueva versión para iOS lo más pronto posible.

Si. Puede ser utilizado en cualquier dispositivo Android.

Podrás utilizar la APP Mobile ya que funciona OFFLINE. Solo se necesita conexión para subir la auditoría finalizada. Para utilizar la APP WEB si necesitarás conexión a internet ya que funciona en un navegador.

Podrás adjuntar imágenes, tomar fotos y editarlas, grabar videos, adjuntar archivos (PDF, Excel, Word, etc).

Los Formularios o Checklists son plantillas que podrás crear y configurar a medida en la sección «Formularios/Checklists». Las Auditorías se ejecutarán con base a esos formularios pre-cargados.

La plataforma te permitirá crear cuestionarios y formularios a medida, configurando los tipos de respuesta para cada item o pregunta. Podrás cargar cuántos formularios quieras y de todo tipo de Norma que se adapte a nuestro formato de Formularios.

Si. Con el Usuario Super Administrador desde la sección Usuarios podrás armar Equipos y configurar los permisos de accesos, pudiendo restringir o limitar la información que cada Usuario podrá crear, visualizar y/o editar.

Inglés, Español y Portugués.

Tenemos un módulo de Business Intelligence. Podrás analizar datos estadísticos de toda la información que vayas generando en el Sistema, tanto de Auditorías como de Incidencias (No conformidades), filtrando por fechas, usuarios, estados y más. Podrás exportar los Reportes a hojas de cálculo, excel, CVS.

Si. Por medio de la extracción de archivos CSV.

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