¿Cómo mejorar el control de calidad en franquicias y sucursales?

El control de calidad en franquicia es necesario. Hablamos de distintas sucursales, en puntos geográficos diferentes donde la marca está siendo representada. Por tanto, todo lo que ofrece la empresa en imagen, productos y servicios debe ser coherente esté donde esté.

En consecuencia, para garantizar un mejor servicio a tus clientes debes contar con un sistema de revisión y control eficiente que te permita principalmente lo siguiente:

  • Estandarizar procesos.
  • Control operacional.
  • Optimización de la gestión de información.
  • Reducción de pérdidas de inventario.

Contar con un Checklist fácil de usar para gestionar las diferentes tareas y procesos es importante para mejorar el control de calidad en franquicias. Acá te dejamos unas consideraciones y tips para llevarte a la excelencia.

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Ventajas del Checklist de control de estándares de calidad en franquicias y sucursales

Como adelantamos, tener una herramienta de evaluación o Checklist permitirá controlar la ejecución efectiva de tareas. Se trata de una serie de actividades fijas que se deben cumplir acorde a tu modelo de negocio y naturaleza de la marca.

Esto te permitirá tener claro tus movimientos y poder evaluarlos con relación al de otras organizaciones de tu sector.

Mira las ventajas que te da tener un software para este sistema.

Migra de papel a digital

Los listados de control tradicionales pierden efectividad cuando las franquicias crecen y se vuelven más complejas. En estos casos, el manejo de impresiones, incluso de hojas de Excel es obsoleto. Eso sin contar el gasto en recursos físicos y de oficina. Ante este escenario, las herramientas digitales son un gran apoyo.

Controla el cumplimiento de normas y estándares de calidad

Un software de Checklist es una manera contundente de optimizar los procesos de control de calidad en franquicias. Al implementar su uso estarás comunicado con todos los colaboradores involucrados y asegurar el cumplimiento de las tareas y normas.

👉 Contar con una herramienta de Checklist en la nube permite a todos los auditores y gerentes de tiendas trabajar de manera interconectada. 


Controla remotamente las operaciones

¿Y el tema de la conexión a Internet? Bueno la tecnología que emplea la herramienta de Checklist aloja la información en servidores remotos, es como una red interna de la empresa. 

Los gerentes de cada sucursal pueden ingresar a la plataforma con su smartphone u otro dispositivo con conexión a internet y ponerse al día; revisar qué falta hacer y cómo van los procesos durante la jornada de trabajo, desde cualquier lugar.

Recopila datos

De manera muy simple se pueden incluir datos necesarios para el cumplimiento de procesos. También dejar observaciones, tipificar urgencias y prioridades; a fin de hacer ajustes para mejorar el control de calidad en franquicias. 

Identifica errores y gestiona planes de acción

Para lograr que tu herramienta de Checklist sea efectiva, una acción clave es realizar un minucioso diagnóstico. Es la forma correcta de diseñar un plan de acción coherente y útil. 

Dedícate a conocer y entender la realidad operacional y los problemas comunes que presentan las franquicias. Plantea junto a tu equipo preguntas relacionadas a la eficacia operativa, así sean evidentes. Nunca des por sentado que algún punto es del conocimiento general.

Por ejemplo: ¿Cuáles son los puntos críticos de control? ¿Cómo se controlan esos PCC en el proceso?. Al valorar interrogantes como éstas sientas una base sólida para realizar una profunda investigación; lo que te brindará información precisa sobre las diferentes áreas del negocio. 

Visualización: Acceda a los reportes y métricas de cada sucursal

Con tan sólo usuario y clave, accedes al panel con las opciones y ventanas configuradas, claramente identificadas y distribuidas. Tipo de información que podrás enlistar:

  • Normas de calidad.
  • Informe de servicio brindado a clientes.
  • Auditoría de calidad de establecimientos, depósitos, transporte y equipos.
  • Estatus de mantenimiento preventivo y correctivo.
  • Desempeño de los colaboradores.
  • Errores y planes de acción.

Consejos para un buen control

Más allá de lo que te permite una herramienta de Checklist, debemos ser conscientes que la planificación, el monitoreo y los ajustes continuos son fundamentales. Por ello, para mejorar el control de calidad en franquicias y sucursales te sugerimos:

Integrar al personal en el uso correcto de la herramienta

Para lograr un buen control de calidad, todos los miembros involucrados en la gestión del Checklist deben comprender los motivos de su uso y beneficios.

👉 Parte fundamental del éxito de una herramienta de Checklist es el cumplimiento de tareas y compromiso con los clientes en mantener y superar los estándares de calidad.

Si bien el proveedor del software se encargará de capacitar a los empleados, el foco será el uso técnico y alcances de la herramienta. Lo ideal es que gerentes y coordinadores le expliquen al talento humano la información que se maneja; cómo el sistema agilizará los procesos y el compromiso que cada uno debe tener con el uso adecuado del sistema.

Control de calidad enFranquicias

Incluye indicadores

Poder medir resultados es prácticamente la razón de cualquier sistema de control; para lo que se deben establecer indicadores de problemas. Esto te permitirá realizar seguimiento en las diferentes sucursales.

Aparte, si se detectan problemas es posible diseñar planes de acción para solucionarlo. Recordemos que no es necesario que los responsables estén físicamente en el mismo lugar para esta dinámica.

La efectividad de la gestión de un Checklist está en el seguimiento de determinadas métricas y la aplicación oportuna de correctivos y nuevas estrategias. De hecho, un sistema como el que ofrece Full Audits incluye el módulo de indicadores, que te permitirá medir el rendimiento de las diferentes sucursales o departamentos.

También, gran parte del éxito al implementar estas herramientas, es sin duda tener el apoyo de un equipo de expertos. Tienes que ser muy específico en el diseño de las líneas de acción

Te brindamos asesoría personalizada

¿Sabes lo que necesitas, pero no estás seguro de comprender del todo cómo funciona un software de control de calidad? En Full Audits te mostramos lo que puedes hacer con nuestro sistema. Puedes agendar una cita para contar con una demostración y asesoría personalizada.

De esta forma, tendrás claridad de cómo ejecutar las tareas necesarias para gestión y control de calidad a través de la herramienta. Aprenderás a:

  • Crear o migrar tus propios Checklists personalizados.
  • Programar, asignar y ejecutar auditorías en aplicación web y aplicación móvil.
  • Crear incidencias, organizar la estructura de tus establecimientos y asignar permisos a usuarios.
  • Analizar datos desde el módulo de business intelligence.
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Conclusión

Ahora que sabes lo útil que es tener un sistema de Checklist ¡No pierdas la oportunidad de aclarar cualquier duda con nuestros consultores! Full Audits es tu aliado.

Podrás estandarizar procesos, integrar al equipo de manera proactiva en la toma de decisiones y aumentar la rentabilidad.

Visita nuestro sitio web y prueba nuestras herramientas de forma gratuita. Genera informes automatizados, ahorra tiempo, recursos y dinero.

Además, nuestras herramientas de Checklist y auditoría de forma remota y con una plataforma intuitiva te harán el trabajo más simple. Aprovecha todas las ventajas que ofrecemos con nuestra herramienta de gestión de la calidad.

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¡Utilice checklists y digale adiós al papel!

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Preguntas frecuentes

Full Audits tiene dos plataformas, la WEB permite al Usuario realizar configuraciones y visualizaciones de mayor complejidad tales como configurar usuarios, organigramas de establecimientos, armar formularios a medida, ejecutar auditorías de escritorio, visualizar reportes y analíticas. La plataforma MÓVIL está separada para poder funcionar OFFLINE, permitiendo que los Usuarios puedan continuar trabajando aún sin contar con señal de Wifi o Datos móviles, para ello la simplificamos un poco más y solamente pueden utilizarse las secciones de Auditorías, Incidencias y Calendario, preparada para realizar un trabajo in situ en el lugar de auditoría o verificación.

Si. Tenemos un canal de Youtube con la explicación de cada una de las secciones de la App y sus posibles usos. https://www.youtube.com/channel/UCKY959rrtOIZQ5jBAxoCJJA

Se utilizan los mismos datos de acceso para ambas plataformas. Para acceder a la plataforma WEB deberás ingresar a www.fullaudits.com y hacer click en «Login», donde cargarás tu usuario y contraseña. Para acceder a la plataforma Móvil deberás descargarla desde el Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fullaudits.app&hl=es_419&gl=US. 

En Full Audits nos tomamos la seguridad y confidencialidad de la información como un tema muy importante. En primer lugar, el Cliente siempre tiene la posibilidad de descargar la información a su ordenador. En caso que requiera información en formato base de datos para poder migrar a otro sistema, el mismo será entregado en un plazo de entre 1 hasta 30 días desde realizada la solicitud en el formato de base de datos utilizado por Full Audits. En caso de que el Cliente no realice una solicitud de información la información se borrará de nuestros servidores en un plazo de 90 días.

Nuestro servicio es Cloud (En la Nube). La información está guardada en Google Cloud (Estados Unidos), reconocida mundialmente por su Calidad y Seguridad en el servicio (Poseen clientes globales como Spotify, Snapchat, HSBC, SonyMusic, Mercado Libre, Almundo, Philips, Coca-Cola, entre otros), Google Cloud posee certificación ISO 27001, entre otras certificaciones que pueden ser verificadas en este enlace: https://cloud.google.com/security/compliance/ 

Hardware recomendado: El sistema podrá ser utilizado a través de: Computadoras (escritorio o laptop): Necesita acceso a internet a través de los siguientes navegadores: Google Chrome (v33 o superior), Mozilla Firefox (v29 o superior), Internet Explorer (v12 o superior) o Safari (v7.1 o superior) Smartphones y Tablets (Android – Versión IOS en desarrollo): Android versión 6.0 o superior. Memoria RAM 2Gb o superior, Procesador 1.4GHz o superior. Pantalla de 4 pulgadas o superior Respaldo y Seguridad: El software Full Audits está respaldado por servidores de la empresa.

Por el momento solo tenemos disponible la versión para Android. Estamos trabajando en la entrega de una nueva versión para iOS lo más pronto posible.

Si. Puede ser utilizado en cualquier dispositivo Android.

Podrás utilizar la APP Mobile ya que funciona OFFLINE. Solo se necesita conexión para subir la auditoría finalizada. Para utilizar la APP WEB si necesitarás conexión a internet ya que funciona en un navegador.

Podrás adjuntar imágenes, tomar fotos y editarlas, grabar videos, adjuntar archivos (PDF, Excel, Word, etc).

Los Formularios o Checklists son plantillas que podrás crear y configurar a medida en la sección «Formularios/Checklists». Las Auditorías se ejecutarán con base a esos formularios pre-cargados.

La plataforma te permitirá crear cuestionarios y formularios a medida, configurando los tipos de respuesta para cada item o pregunta. Podrás cargar cuántos formularios quieras y de todo tipo de Norma que se adapte a nuestro formato de Formularios.

Si. Con el Usuario Super Administrador desde la sección Usuarios podrás armar Equipos y configurar los permisos de accesos, pudiendo restringir o limitar la información que cada Usuario podrá crear, visualizar y/o editar.

Inglés, Español y Portugués.

Tenemos un módulo de Business Intelligence. Podrás analizar datos estadísticos de toda la información que vayas generando en el Sistema, tanto de Auditorías como de Incidencias (No conformidades), filtrando por fechas, usuarios, estados y más. Podrás exportar los Reportes a hojas de cálculo, excel, CVS.

Si. Por medio de la extracción de archivos CSV.

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