En los entornos empresariales existen muchas buenas prácticas que tienen como objetivo la mejora de proceso y aumentar la eficiencia. Las órdenes de trabajo son una de las más importantes.
Las órdenes de trabajo incluyen la autorización para realizar mantenimientos preventivos o correctivos, reparaciones u operaciones especiales. Además, proporcionan los pasos que se deben seguir para completar con éxito cada tarea.
Como ves, generar órdenes de trabajo puede ser algo laborioso. En esta publicación, te mostraremos cómo generarlas fácilmente usando listas de verificación digitales.
Beneficios que traen la digitalización en tus procesos
La digitalización de procesos es necesaria para el buen funcionamiento de tu empresa. Usar herramientas tecnológicas para crear órdenes de trabajo, por ejemplo, hace que el proceso sea más ágil, oportuno y eficiente.
Pero estas no son las únicas ventajas. La digitalización de procesos ofrece muchos beneficios como la emisión de formularios personalizados, el trabajo offline y muchos más.
Emitir formularios a la medida de cada organización
Con la solución adecuada, los formularios se pueden personalizar para que, por ejemplo, los contadores tengan más autonomía y rapidez. Esto aumenta la productividad de la empresa y mejora la confiabilidad de los datos recopilados por estos instrumentos.
Al ejecutar el software, puede determinar qué respuesta desea para las preguntas más variadas. También puede enviar un formulario de satisfacción del cliente para determinar el nivel de servicio proporcionado por los técnicos.
Trabajar directamente en terreno y sin conexión a internet
Gracias a la digitalización, tus colaboradores pueden acceder a las órdenes de trabajo incluso sin conexión a Internet. De hecho, si utilizas listas de verificación digitales, no es necesario que lleven documentos impresos o tomen notas a mano; hacerlo puede ser molesto y aumentar la posibilidad de errores.
Otra ventaja es que los empleados pueden enviar órdenes de trabajo inmediatas a sus superiores mientras están en el trabajo. Esto simplifica el proceso administrativo y evita demoras.
Registrar el lugar exacto donde se ejecutó la orden de trabajo
La digitalización de procesos es una excelente manera de mejorar la eficiencia y la productividad de su empresa.
Al usar una lista de verificación para crear órdenes de trabajo, sabrás la ubicación exacta donde se ejecutó la orden. Esto es particularmente útil para los equipos móviles que trabajan de forma remota, ya que los informes se pueden enviar instantáneamente a la sede.
Realizar reportes personalizados
Una de las grandes ventajas de digitalizar tus procesos para generar órdenes de trabajos es la posibilidad de crear reportes personalizados. Este tipo de reportes te pueden brindar información valiosa sobre el desempeño del equipo de trabajo y el estado de los procesos.
Por ejemplo, si utiliza una lista de verificación para realizar el mantenimiento preventivo de la maquinaria, puede crear un informe. Esto te permite conocer la cantidad de mantenimiento realizado durante un período determinado.
Además, el tiempo requerido para completar esta tarea y los costos asociados con cada mantenimiento.
Gracias a esto, se puede analizar la efectividad del proceso y tomar decisiones para mejorar el desempeño del grupo de trabajo.
Los reportes personalizados también te ayudarán a monitorear la calidad del trabajo de cada miembro del equipo. Esta información es útil para evaluar el desempeño e identificar oportunidades de mejora.
Checklists para la mejora de tus procesos
Los checklist son una herramienta simple pero poderosa para la mejora de procesos en todo tipo de empresas. En particular, pueden ser muy eficaces en la gestión de órdenes de trabajo.
Al crear una orden de trabajo mediante una lista de verificación de trabajo, te aseguras de que se completen todas las tareas necesarias. Esto optimiza el tiempo y reduce la posibilidad de errores.
| 👉 Los checklists son una herramienta muy efectiva para la generación de órdenes de trabajo, ya que permiten a los usuarios recopilar y verificar información de manera fácil y sistemática. |
Pero, ¿cómo usar checklist para la mejora de procesos? Hay muchas listas de verificación diferentes que puede usar para hacer esto. Aquí te dejamos algunos ejemplos:
1. Inspección
Esta lista de verificación te ayudará a mantenerte organizado durante la inspección, puedes contiene todos los elementos que se inspeccionarán y puedes ir chequeando su estado.
De esta forma, la ejecución de la orden de trabajo es significativamente más fácil. Porque no olvidará las tareas importantes y podrá guardar toda la información para su uso posterior.
Otro punto interesante de la lista de verificación es que puede y debe adaptarse al contexto del sitio que se está evaluando. Asegúrate de incluir información como equipo, herramientas y reglas de seguridad que se deben seguir durante la inspección.
2. Mantenimiento
Esta lista es la principal herramienta utilizada para verificar el estado de funcionamiento de los activos de una empresa. Ayuda a garantizar una mayor confiabilidad y disponibilidad de los equipos; además asegura que el personal que va a realizar la tarea cuenta con las habilidades y la experiencia para completarla.
También puedes usar checklist de órdenes de trabajo para programar el mantenimiento preventivo, como cambios de aceite o reemplazos de filtros.
Por ejemplo, si el sistema HVAC de una empresa necesita mantenimiento, se crea una orden de trabajo y se asignan empleados para completar la tarea.
3. Reparación
Las órdenes de trabajo generalmente se usan en un entorno comercial o industrial y, por lo general, implican reparar algo que está roto o necesita ser reemplazado.
| 👉 Mediante el uso de listas de verificación, puede optimizar su proceso de trabajo y asegurarse de que todo se haga correctamente y según lo programado. |
En estos casos, puedes usar un checklist para generar una orden de trabajo para realizar la reparación. Esta lista debe incluir información como la fecha de solicitud del mantenimiento y una descripción del problema.
Conclusiones
En resumen, utilizar un checklist para generar órdenes de trabajo es una forma fácil y efectiva de mejorar tus procesos. La digitalización permite ahorrar tiempo, reducir errores y aumentar la eficiencia.
Con nuestras herramientas, puede crear fácilmente órdenes de trabajo y modificarlas de acuerdo con las necesidades de su negocio. Nuestro sistema está basado en la nube, lo que significa que nunca perderá datos.
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