Todos coincidimos en que la tarea de auditoría y control es sumamente beneficiosa, tanto cuando las realizamos internamente como al realizarlas sobre cada una de nuestras franquicias.
Sin embargo, las mismas no deben realizarse de cualquier manera. Requieren planificación y establecimiento de objetivos de corto, mediano y largo plazo.
En este artículo podrás interiorizarte sobre las claves para llevar adelante una correcta supervisión y auditoría en tus franquicias.
Estandarizas los procedimientos
Cada parámetro y proceso a controlarse, debe poder ser medido a lo largo del tiempo, mediante pruebas estandarizadas. Así podremos verificar la evolución de estos en un período determinado.
| 👉Los controles y auditorías deben realizarse de manera estandarizada a lo largo de un período de tiempo. Esto es a fin de poder evaluar la evolución del aspecto medido respecto de los objetivos. |
Teniendo este punto en consideración, podremos planificar las acciones necesarias para realizar una correcta auditoría y control de nuestras franquicias.
Para revestir de uniformidad la tarea podremos crear Checklists detallados donde pueda quedar registrado cada valor requerido. Estos formularios podrán completarse en línea o manualmente según sea el caso.
¿Qué debes supervisar y auditar?
La auditoría y control no es aleatoria, como indicamos anteriormente, requiere de una planificación minuciosa. Debe cumplir con ciertos objetivos preestablecidos. Estos objetivos variarán de acuerdo a lo que sea que se audite.
| 👉La auditoría y control de una franquicia requiere de una planificación que permitirá relevar el cumplimiento de los objetivos fijados por la marca. |
Sin embargo, hay ciertos aspectos generales que siempre deben incluirse pues conforman la base del correcto funcionamiento de la franquicia. Enlistamos a continuación las más importantes:
1.- Planificación.
2.- Herramientas.
3.- Programa de Incentivos.
4.- Asistencia.
Planificación
Recordemos que una franquicia es un modelo de negocio exitoso ya probado que se replica. Para que esto suceda, cada tarea debe ser realizada de cierta manera. Según como se planificó en el proceso original.
Cada unidad de negocio debe respetar esta planificación y es tarea de quien audita y controla verificar que esto sea así.
Puede ocurrir que según el lugar donde aplica la franquicia, determinados aspectos de la planificación general pueden variar.
Pondremos como ejemplo una franquicia de Panadería que tiene su sede principal en una ciudad que está ubicada a 100 metros sobre el nivel del mar. La franquicia está en un pueblo situado a 3500 metros sobre el nivel del mar.
En este caso, la planificación general de los procesos no podrá ser la misma, porque la situación geográfica y climática no lo permiten. El personal especializado deberá desarrollar una planificación específica para ese local, a fin de poder garantizar que el producto final presente la calidad correspondiente.
Una vez cumplimentado este paso, el proceso que se auditará regularmente será el que fue aprobado por los especialistas.
Herramientas
Este ítem abarca varios conceptos. Aplicaremos la noción de que una herramienta es un elemento, físico o no, que nos permite llevar a cabo una tarea.
Uno de ellos es el estado de las herramientas y equipamiento utilizado para llevar a cabo las tareas. Este término también aplicará al equipamiento de seguridad e higiene.
Sobre esta terminología, otra variable es el estado de las herramientas administrativas e informáticas.
Programa de incentivos
La auditoría y control sobre los programas de incentivos, ya sean para estimular al personal o para los clientes, debe realizarse de manera periódica para garantizar la transparencia de los mismos.
Dándole un correcto seguimiento se evitan posibles diferencias a futuro.
Asistencia
El control de asistencia es uno de los items más importantes en las tareas de auditoría y control.
El ausentismo puede convertirse en un verdadero problema para una empresa que tiene organizada cada tarea de su personal. Por tal motivo, este aspecto debe ser controlado de manera permanente y se debe accionar de inmediato ante algún tipo de irregularidad.
| 👉El control de asistencia es fundamental para el éxito de una franquicia porque cada proceso fue minuciosamente planificado. El no cumplimiento de esta planificación puede llevar al fracaso a una marca. |
En este caso, se pueden utilizar herramientas adicionales que permitan contar con esta información a diario. Como, por ejemplo, los sistemas de control de ingreso y egreso de personal.
¿Cada cuánto hay que auditar la franquicia?
Según sea la importancia del factor a controlar y la evolución a lo largo del tiempo que deseamos verificar, puede ser permanente, diario, semanal, mensual. En algunos casos será trimestral, semestral o anual.
Es muy importante tener presente que las franquicias son réplicas de un modelo exitoso. Es decir, que deben mantener en todo momento las condiciones de éste.
Elige Full Audits
Al momento de llevar adelante una tarea tan importante, Full Audits puede ayudarte a realizar todas las tareas de auditoría y control. Tanto de manera online y offline, la plataforma ofrece plantillas personalizables para cada necesidad.
Y también, por supuesto, puedes contar con todas las herramientas de la plataforma, que en este caso te permitirán dar seguimiento en tiempo real de cada una de las acciones.
El sistema almacenará cada uno de los controles, procesará los datos y los volcará en reportes de alto valor para la toma de decisiones del personal responsable.
Conclusión
Auditar y controlar una franquicia se relaciona directamente con la periodicidad necesaria y con el relevamiento de ciertos parámetros específicos.
Esta acción tiene como objetivo principal garantizar que se replican los aspectos que permitieron que una marca tenga éxito.
Full Audits cuenta con las herramientas necesarias para llevar a buen término esta tarea de manera eficiente y sencilla. Aportando además el valor agregado del procesamiento de la información recabada en cada supervisión en forma de reporte.
Si quieres comenzar a realizar tus auditorías puedes descargar una plantilla personalizable y crear tus propios checklist. De esta forma podrás garantizar a los clientes de tu marca la calidad que te catapultó al éxito.
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