El poder superar los estándares de calidad de tu sector, pasa por establecer formas de agilizar el control de calidad.
Una de las formas más efectivas de mantener y mejorar el nivel de los productos y servicios es implementando un proceso de Acciones Correctivas y Preventivas (CAPA). Se trata de una gestión de mejoramiento continuo que puedes automatizar con una herramienta de checklist.
Te contamos más para que conozcas la importancia de CAPA y el uso de herramientas de checklist para agilizar el control de calidad. Entenderás los beneficios de las acciones correctivas y preventivas con el uso de un software.
Importancia de las Acciones Correctivas y Preventivas en la Gestión de la Calidad
La mejora continua es el principio de las certificaciones ISO en temas de control de calidad. Para lograr esto, es imprescindible definir un proceso CAPA sólido; es lo que ayuda a que tu organización no sea propensa a entregar productos de calidad inferior o brindar servicios inadecuados.
Dicho esto, al identificar los fallos en la gestión de calidad, debes enfocarte en mecanismos para prevenir y corregir los problemas. Esta es la forma correcta de anticiparse a eventos predecibles y tener establecidas medidas de reducción y control de riesgos que afecten la satisfacción y lealtad del cliente.
Ahora bien, partiendo de la implementación de un sistema de mejora continua, los procesos deben tener un estricto control. Entendamos que los cambios se producen de forma gradual, ya que pasan por la internalización de normas, hábitos y disposición de los profesionales para aumentar la calidad, la eficiencia y la rentabilidad.
Es gracias a la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad, guiado por CAPA que tu empresa afianza el reconocimiento y confianza tanto de consumidores como aliados comerciales, proveedores y demás clientes.
Beneficios de usar un software de acciones correctivas y preventivas
Con lo anterior, tenemos la premisa de la importancia de contar con un software que permita automatizar y gestionar acciones correctivas y preventivas. Una herramienta de checklist es un apoyo tecnológico que ofrece las siguientes ventajas:
Mayor eficiencia y productividad
Al parametrizar todas las acciones preventivas y correctivas en un software de control, tu organización tiene la base para trabajar en la mejora de su proceso. Esto debido a que ciertas tareas son automatizadas, lo que libera de tiempo y recursos.
| 👉 Las certificaciones internacionales contemplan el CAPA como parte de su principio de mejora continua. |
Además, tienes registro de los procesos, pero también un ecosistema donde se recopila y refleja el análisis de datos; de forma tal que puedes monitorear y controlar las variables. De esta forma se hace más eficiente y productivo.
Recopilación y análisis de datos mejorados
Como acabamos de mencionar, con el uso de un software de checklist, puedes recopilar datos y analizarlos de manera más efectiva, gracias a que el programa logra identificar patrones y tendencias.
Capacidades mejoradas de solución de problemas
Al tener una plataforma centralizada para administrar las actividades de CAPA puedes garantizar que los problemas se aborden sin retardos e imprecisiones.
Además, teniendo en cuenta que en el equipo se reparten las responsabilidades, el programa permite establecer tareas por personas. Esto es crucial al verificar el cumplimiento; así como el análisis de causas, ejecución, aprobación de planes y más.
Mejora de la comunicación y la colaboración
Cuando el equipo se vale de una plataforma centralizada para administrar las actividades de CAPA, se logra una comunicación efectiva al compartir un mismo espacio de manejo de información.
Además, es una herramienta segura para el resguardo de datos, que no requiere en lo absoluto el uso de papel y agua. Se sabe que mundialmente las grandes empresas se han visto cada vez más comprometidas a cuidar del ambiente desde todas las áreas de acción e impacto.
Poder trabajar en la nube, hace posible que desde cualquier lugar se pueda actualizar información necesaria, e incluso ciertas tareas pueden realizarse sin conexión.
Esto también promueve la colaboración para el logro de los mismos objetivos al poder actuar desde cualquier ubicación, sin logística de envío o recepción de documentos físicos, ni consumo de materia prima.
Checklists para agilizar el control de calidad
Es momento de tratar aquellas características de softwares diseñados para verificación de tareas que permiten agilizar el control de calidad. Estas son:
Seguimiento del incumplimiento
Con un software de checklist podrás, junto a tu equipo, monitorear el desempeño de tareas y cumplimiento de protocolos y asignaciones. Estas herramientas permiten identificar de manera oportuna y efectiva los problemas; evitando así que puedan llegar al incumplimiento o inconformidad de los estándares y regulaciones de calidad.
A su vez, el equipo de trabajo estará en capacidad de abordar las fallas o deficiencias antes de que se conviertan en problemas de mayor impacto. Te compartimos un ejemplo de ítems ideales para la inspección vehículos y conductores
Otra característica fundamental de un apoyo tecnológico para el control de calidad eficiente es el análisis de causa raíz. Para ello, se debe tener registro histórico con el cual poder trabajar diferentes metodologías para identificar las razones subyacentes de los errores de calidad.
En ese sentido, tu software ha de tener la capacidad de trabajar diversas metodologías para abordar los problemas de forma efectiva; de modo que logres realizar el análisis de los procesos. Cuando deseas hacer una inspección de seguridad, por ejemplo, hay ítems indispensables que siempre han de considerarse y que te ayudarán a entender el origen de los problemas.
| 👉 Las empresas que buscan evolucionar y mantenerse en el top de competitividad se valen de programas que ayudan al análisis e implementación de planes de acción preventivos y correctivos. |
Desarrollo del Planes de Acción
Un software diseñado para Sistemas de Gestión de Calidad tienen un enfoque estandarizado para CAPA. Esto ayuda a garantizar acciones consistentes. Además, es lo que permite generar ajustes y mejoras, ya que puedes realizar seguimiento a los planes implementados y evaluar su eficiencia.
Estas son en gran medida las características que hacen de un software de acciones correctivas y preventivas un apoyo primordial para agilizar el control de calidad y con Full Audits puedes alcanzar una gran gestión de tu empresa utilizando diversos tipos de verificaciones, disponibles en nuestra librería de checklist fácil; que puedes descargar de forma gratuita.
Conclusión
Toda empresa necesita optimizar sus procesos con acciones preventivas y correctivas. Por medio de un software especializado puedes agilizar el control de calidad indistintamente del tu modelo de negocio y alcance.
El grupo de tareas o checklist te ayuda a monitorear el proceso, pero también simplifica el trabajo de análisis y rectificación.
Full Audits te ayuda a sacar provecho de nuestras herramientas con o sin conexión a Internet. Podrás realizar auditorías con informes automatizados, ahorrándote tiempo y dinero, al tiempo que se reduce el impacto negativo de la empresa en el ambiente gracias a la gestión en la nube.
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