Para perdurar en el tiempo, las empresas necesitan ser competitivas en el mercado y mejorar continuamente. Desde FullAudits creemos que la clave para lograrlo es que las mismas realicen auditorías que les permitan detectar errores, incidencias y posibles mejoras en los procesos y procedimientos.
¿Qué es exactamente una auditoría?
Realizar una auditoría en una empresa es equivalente a realizar un chequeo médico a una persona. A través de un “examen” o evidencia, se pueden detectar fallas, mejorar y reunir información del estado de una organización para tomar decisiones.
Una auditoría es un proceso de verificación y/o validación del cumplimiento de una actividad y la finalidad es identificar qué actividades se desarrollan según lo esperado, cuáles no y cuáles deben mejorar.
Realizada correctamente, posibilitará identificar los errores, así como también enmendarlos a tiempo, y tomar medidas necesarias para volver al camino correcto. Mejorará la gestión interna de la empresa, los trabajadores serán más eficientes y aumentará la productividad.
Es por eso que el día de hoy te daremos 7 tips que debes tener en cuenta si quieres optimizar tu auditoría:
1 – Planifica
Una auditoría debe ayudar a responder y mejorar el resultado de las preguntas más importantes: ¿Qué debe hacerse? ¿Quién debe hacerlo? ¿Dónde y cómo debe ser realizado? ¿Qué recursos, materiales y tiempo necesito?
Es realmente necesario diseñar un plan de auditoría, la etapa de planeación es un gran porcentaje del proceso, por eso tenemos que darle suma importancia.
2 – Ordena los objetivos por prioridad
Los asuntos de mayor importancia deben ser priorizados, y para eso es útil evaluar los riesgos constantemente.
Creemos que creando checklists es posible planificar y organizar de forma sencilla. Nuestro software, por ej. permite asignarle un nombre a la checklist, a las secciones, subsecciones, e ítems que hayas creado según conveniencia. Puedes asignar a los mismos una jerarquía de importancia, que te ayudará a organizar y entender de qué debes ocuparte primero.
3 – Selecciona bien el equipo de auditoría
Los equipos y los líderes de auditoría pueden y deben variar de acuerdo con la complejidad de los procesos que deben ser auditados. Capacite a su equipo adecuadamente y utilice sus recursos de forma optimizada.
4 – Monitoriza las actividades continuamente
Es ideal poder acompañar el proceso de las actividades de la auditoría, que todos los miembros que se encarguen de la auditoría puedan ajustar el abordaje durante la ejecución de la auditoría.
La sección de Business Intelligence dentro de nuestra herramienta puede brindar visibilidad sobre la información recopilada en auditorías e incidencias. Todos los datos recopilados estarán disponibles de forma inmediata y mostrarán información de valor que permitirá que el equipo pueda tomar decisiones acertadas.
5 – Se flexible, revisa y mejora siempre que sea posible
Es necesario estar abierto a posibilidades. Es posible que existan diversos cambios en los procesos, desde un cambio de proveedores hasta la alteración de los integrantes de un equipo. Esto puede exigir ajustes en las frecuencias y progresos de las auditorías.
Con FullAudits cada vez que generes una incidencia se asignará un número de seguimiento único, para que todos los integrantes del equipo puedan hacer un chequeo del proceso de solución. En la sección historial se guardan todas las modificaciones que se hicieron sobre la incidencia con fecha del cambio y responsable. También es posible agregar comentarios y adjuntar multimedia.
6 – La comunicación es esencial durante la auditoría
Las incidencias y las oportunidades de mejora deben comunicarse durante el proceso, no ser sólo presentados en una reunión o proceso final.
Con FullAudits es posible integrar a todo su equipo en una misma plataforma. Sincronice a su equipo de calidad con el resto de las áreas de la empresa.
Todo lo que se genera y se trabaja quedará integrado en un solo lugar, por lo que la información será compartida de una manera más eficiente. Nuestra herramienta es confiable y se actualiza en tiempo real a medida que el equipo va completando su trabajo.
7 – Invierte en un sistema de gestión
Cómo hemos visto, todos los tips de los que hemos hablado anteriormente pueden ser facilitados con una solución TI para gestión de auditorías.
Una herramienta versátil como lo es FullAudits te da la posibilidad de optimizar los procesos de auditoría y controlar su empresa de una forma más efectiva.
Podrás construir tus propios checklists con reportes automatizados, ahorrando tiempo y eliminando el uso del papel. También podrás crear listas de verificación, realizar inspecciones y presentar informes.
La aplicación móvil en combinación con la plataforma web, proporcionan visibilidad e información para ayudar a elevar los estándares de seguridad y calidad de su organización.
Es una inversión que no te arrepentirás de haber hecho.
Created by Full Audits Team.
