7 consejos para optimizar tus auditorías

Para perdurar en el tiempo, las empresas necesitan ser competitivas en el mercado y mejorar continuamente. Desde FullAudits creemos que la clave para lograrlo es que las mismas realicen auditorías que les permitan detectar errores, incidencias y posibles mejoras en los procesos y procedimientos.

¿Qué es exactamente una auditoría?

Realizar una auditoría en una empresa es equivalente a realizar un chequeo médico a una persona. A través de un “examen” o evidencia, se pueden detectar fallas, mejorar y reunir información del estado de una organización para tomar decisiones.

Una auditoría es un proceso de verificación y/o validación del cumplimiento de una actividad y la finalidad es identificar qué actividades se desarrollan según lo esperado, cuáles no y cuáles deben mejorar.

Realizada correctamente, posibilitará identificar los errores, así como también enmendarlos a tiempo, y tomar medidas necesarias para volver al camino correcto. Mejorará la gestión interna de la empresa, los trabajadores serán más eficientes y aumentará la productividad.

Es por eso que el día de hoy te daremos 7 tips que debes tener en cuenta si quieres optimizar tu auditoría:

 

1 – Planifica

Una auditoría debe ayudar a responder y mejorar el resultado de las preguntas más importantes: ¿Qué debe hacerse? ¿Quién debe hacerlo? ¿Dónde y cómo debe ser realizado? ¿Qué recursos, materiales y tiempo necesito?

Es realmente necesario diseñar un plan de auditoría, la etapa de planeación es un gran porcentaje del proceso, por eso tenemos que darle suma importancia.

 

2 – Ordena los objetivos por prioridad

Los asuntos de mayor importancia deben ser priorizados, y para eso es útil evaluar los riesgos constantemente.

Creemos que creando checklists es posible planificar y organizar de forma sencilla. Nuestro software, por ej. permite asignarle un nombre a la checklist, a las secciones, subsecciones, e ítems que hayas creado según conveniencia. Puedes asignar a los mismos una jerarquía de importancia, que te ayudará a organizar y entender de qué debes ocuparte primero.

 

3 – Selecciona bien el equipo de auditoría

Los equipos y los líderes de auditoría pueden y deben variar de acuerdo con la complejidad de los procesos que deben ser auditados. Capacite a su equipo adecuadamente y utilice sus recursos de forma optimizada.

 

4 – Monitoriza las actividades continuamente

Es ideal poder acompañar el proceso de las actividades de la auditoría, que todos los miembros que se encarguen de la auditoría puedan ajustar el abordaje durante la ejecución de la auditoría.

La sección de Business Intelligence dentro de nuestra herramienta puede brindar visibilidad sobre la información recopilada en auditorías e incidencias. Todos los datos recopilados estarán disponibles de forma inmediata y mostrarán información de valor que permitirá que el equipo pueda tomar decisiones acertadas.

 

5 – Se flexible, revisa y mejora siempre que sea posible

Es necesario estar abierto a posibilidades. Es posible que existan diversos cambios en los procesos, desde un cambio de proveedores hasta la alteración de los integrantes de un equipo. Esto puede exigir ajustes en las frecuencias y progresos de las auditorías.

Con FullAudits cada vez que generes una incidencia se asignará un número de seguimiento único, para que todos los integrantes del equipo puedan hacer un chequeo del proceso de solución. En la sección historial se guardan todas las modificaciones que se hicieron sobre la incidencia con fecha del cambio y responsable. También es posible agregar comentarios y adjuntar multimedia.

 

6 – La comunicación es esencial durante la auditoría

Las incidencias y las oportunidades de mejora deben comunicarse durante el proceso, no ser sólo presentados en una reunión o proceso final.

Con FullAudits es posible integrar a todo su equipo en una misma plataforma. Sincronice a su equipo de calidad con el resto de las áreas de la empresa.

Todo lo que se genera y se trabaja quedará integrado en un solo lugar, por lo que la información será compartida de una manera más eficiente. Nuestra herramienta es confiable y se actualiza en tiempo real a medida que el equipo va completando su trabajo.

 

7 – Invierte en un sistema de gestión

Cómo hemos visto, todos los tips de los que hemos hablado anteriormente pueden ser facilitados con una solución TI para gestión de auditorías.

Una herramienta versátil como lo es FullAudits te da la posibilidad de optimizar los procesos de auditoría y controlar su empresa de una forma más efectiva.

Podrás construir tus propios checklists con reportes automatizados, ahorrando tiempo y eliminando el uso del papel. También podrás crear listas de verificación, realizar inspecciones y presentar informes.

La aplicación móvil en combinación con la plataforma web, proporcionan visibilidad e información para ayudar a elevar los estándares de seguridad y calidad de su organización.

Es una inversión que no te arrepentirás de haber hecho.

 

Created by Full Audits Team. 

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¡Utilice checklists y digale adiós al papel!

Descargue nuestros checklists para optimizar sus procesos

Preguntas frecuentes

Full Audits tiene dos plataformas, la WEB permite al Usuario realizar configuraciones y visualizaciones de mayor complejidad tales como configurar usuarios, organigramas de establecimientos, armar formularios a medida, ejecutar auditorías de escritorio, visualizar reportes y analíticas. La plataforma MÓVIL está separada para poder funcionar OFFLINE, permitiendo que los Usuarios puedan continuar trabajando aún sin contar con señal de Wifi o Datos móviles, para ello la simplificamos un poco más y solamente pueden utilizarse las secciones de Auditorías, Incidencias y Calendario, preparada para realizar un trabajo in situ en el lugar de auditoría o verificación.

Si. Tenemos un canal de Youtube con la explicación de cada una de las secciones de la App y sus posibles usos. https://www.youtube.com/channel/UCKY959rrtOIZQ5jBAxoCJJA

Se utilizan los mismos datos de acceso para ambas plataformas. Para acceder a la plataforma WEB deberás ingresar a www.fullaudits.com y hacer click en «Login», donde cargarás tu usuario y contraseña. Para acceder a la plataforma Móvil deberás descargarla desde el Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fullaudits.app&hl=es_419&gl=US. 

En Full Audits nos tomamos la seguridad y confidencialidad de la información como un tema muy importante. En primer lugar, el Cliente siempre tiene la posibilidad de descargar la información a su ordenador. En caso que requiera información en formato base de datos para poder migrar a otro sistema, el mismo será entregado en un plazo de entre 1 hasta 30 días desde realizada la solicitud en el formato de base de datos utilizado por Full Audits. En caso de que el Cliente no realice una solicitud de información la información se borrará de nuestros servidores en un plazo de 90 días.

Nuestro servicio es Cloud (En la Nube). La información está guardada en Google Cloud (Estados Unidos), reconocida mundialmente por su Calidad y Seguridad en el servicio (Poseen clientes globales como Spotify, Snapchat, HSBC, SonyMusic, Mercado Libre, Almundo, Philips, Coca-Cola, entre otros), Google Cloud posee certificación ISO 27001, entre otras certificaciones que pueden ser verificadas en este enlace: https://cloud.google.com/security/compliance/ 

Hardware recomendado: El sistema podrá ser utilizado a través de: Computadoras (escritorio o laptop): Necesita acceso a internet a través de los siguientes navegadores: Google Chrome (v33 o superior), Mozilla Firefox (v29 o superior), Internet Explorer (v12 o superior) o Safari (v7.1 o superior) Smartphones y Tablets (Android – Versión IOS en desarrollo): Android versión 6.0 o superior. Memoria RAM 2Gb o superior, Procesador 1.4GHz o superior. Pantalla de 4 pulgadas o superior Respaldo y Seguridad: El software Full Audits está respaldado por servidores de la empresa.

Por el momento solo tenemos disponible la versión para Android. Estamos trabajando en la entrega de una nueva versión para iOS lo más pronto posible.

Si. Puede ser utilizado en cualquier dispositivo Android.

Podrás utilizar la APP Mobile ya que funciona OFFLINE. Solo se necesita conexión para subir la auditoría finalizada. Para utilizar la APP WEB si necesitarás conexión a internet ya que funciona en un navegador.

Podrás adjuntar imágenes, tomar fotos y editarlas, grabar videos, adjuntar archivos (PDF, Excel, Word, etc).

Los Formularios o Checklists son plantillas que podrás crear y configurar a medida en la sección «Formularios/Checklists». Las Auditorías se ejecutarán con base a esos formularios pre-cargados.

La plataforma te permitirá crear cuestionarios y formularios a medida, configurando los tipos de respuesta para cada item o pregunta. Podrás cargar cuántos formularios quieras y de todo tipo de Norma que se adapte a nuestro formato de Formularios.

Si. Con el Usuario Super Administrador desde la sección Usuarios podrás armar Equipos y configurar los permisos de accesos, pudiendo restringir o limitar la información que cada Usuario podrá crear, visualizar y/o editar.

Inglés, Español y Portugués.

Tenemos un módulo de Business Intelligence. Podrás analizar datos estadísticos de toda la información que vayas generando en el Sistema, tanto de Auditorías como de Incidencias (No conformidades), filtrando por fechas, usuarios, estados y más. Podrás exportar los Reportes a hojas de cálculo, excel, CVS.

Si. Por medio de la extracción de archivos CSV.

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