📌¿Cuántos tipos de checklist existen y cómo ayudan a mi empresa?

Un checklist ayuda a tu empresa a llevar el control sobre las auditorías. Conoce los tipos de checklist de Full Audits.

Hoy queremos focalizarnos en las Checklist: qué es, qué tipos existen y cómo pueden ayudar a tu empresa. Es por eso que vamos a estar brindándoles información relevante sobre este tema, que será de vital importancia para tu organización.

¿Qué es una checklist? 

En primer lugar, vamos a esclarecer la definición de esta palabra para que todos estemos situados en el mismo lugar. Una checklist es un conjunto de preguntas relacionadas a los sistemas de gestión de calidad y sobre los procesos de documentación de la empresa en cuestión

Básicamente, es un método de control que te permite realizar un seguimiento de diversas tareas, conductas y actividades que se hacen dentro de la empresa y cuyo objetivo es alcanzar un resultado de manera sistemática. 

Una de sus principales ventajas es que, además de sistematizar las actividades que se realizan, posteriormente sirven como registro las actividades efectuadas y pueden revisarse en cualquier momento.

Tipos de checklist

No existe un solo prototipo de checklist, sino que hay varios y todas las que ofrece Full Audits son de altísima calidad. La elección de uno u otro va a depender de las necesidades que se tengan en la empresa. Así, definiremos los diferentes tipos de checklist para que puedas elegir el más apropiado.

Coordinación

Este tipo de checklist proporciona el foco para un conjunto de actividades, ya que se utiliza para gestionar proyectos de un equipo grande. 

Solución de problemas

Con esta checklist de disciplinas podrás verificar si las tareas establecidas se cumplen en el período determinado. 

Verificación de etapas

Este tipo de checklist es el más convencional. Se usa, básicamente, para ordenar un conjunto de etapas para cumplir con una tarea eficientemente. 

Tareas

Como lo dice el nombre, esta checklist ordena las tareas que se tienen que cumplir. Se puede crear para un solo sector de la empresa o para varios equipos.  

Usar correctamente las checklist

Hacer una checklist, también llamada lista de verificación, en Full Audits es muy simple. Pero para poder alcanzar resultados exitosos se deben aprovechar al máximo las herramientas disponibles. 

Todo tiene que estar bien documentado, simplificado y organizado de tal forma que la información volcada en la checklist pueda entenderla cualquier trabajador que forme parte de la empresa, sea del sector que sea. 

¿Qué se puede verificar con una checklist?

Lo que las checklist proponen es una organización sistemática para garantizar que todo se está cumpliendo al pie de la letra y que nada se pase por alto. Esto incluye a todos los miembros de la empresa y de todos los sectores que la conforman, para que todos estén al tanto de todo. 

¿Cómo crear una lista de chequeo?

Para crear una checklist que te brinde resultados óptimos puedes seguir los siguientes pasos:

  • Define lo que vas a verificar antes de comenzar el proceso
  • Establecer en qué momentos y con qué frecuencia se va a utilizar
  • Crear las etapas en las que se aplicará la checklist 
  • Determinar quién o quiénes van a llevar a cabo el chequeo
  • Realizar una prueba piloto para asegurar que todo funciona bien o si, por el contrario, hay algo para mejorar. 

¿Qué beneficios aporta el uso de checklist en tu empresa?

De todo lo que nombramos a lo largo de este texto, vamos a dejarte una lista organizada para que tengas un pequeño resumen de los beneficios que te ofrecen las checklist:

  • Aumentan la productividad
  • Cooperan con la motivación de los colaboradores
  • Impulsan la creatividad
  • Ayudan a mantener la organización
  • Facilitan la delegación de tareas
  • Contribuyen con la minimización de errores
  • Extraen datos de forma ordenada y sencilla
  • Brindan objetividad en los resultados
  • Permiten el uso de la misma plantilla en momentos diferentes para comparar con auditorías anteriores. 

Ejemplos de dónde utilizar una checklist

Las checklist pueden usarse en todo tipo de empresas, ya sean pequeñas, medianas o grandes. Por ejemplo, en una fábrica de alimentos el uso de una checklist puede servir para controlar los productos que recién salen de su fabricación.

Con esta lista de verificación se pueden comprobar los aspectos del producto inspeccionado, identificando al producto por su código. De esta manera, en un futuro, se pueden chequear los resultados de la inspección y compararlos con los actuales.

Otro ejemplo que podemos nombrar es una empresa que fabrica herramientas. Con la checklist se puede inspeccionar desde las nimiedades hasta cuestiones fundamentales para el correcto funcionamiento de la herramienta, ya que podría causar accidentes indeseados. 

¿Quieres llevar a tu empresa al próximo nivel?

Full Audits es un software que tiene todo lo que necesitas para que tu empresa haga ese cambio que tanto estás esperando, ya que crea planes de acción para que visualices todas esas cuestiones que están funcionando bien y aquellas otras que necesitan optimización. 

En Full Audits podemos ayudarte a tener una gran gestión de tu empresa utilizando todo tipo de checklist. Puedes ver las que tenemos disponibles para ti en nuestra librería de checklist y descargarte un PDF de forma gratuita. 

Si necesitas más información no dudes en visitar nuestra web, en donde encontrarás todo lo que tienes que saber sobre nosotros y los servicios que brindamos. ¡Estaremos encantados de ayudarte a resolver tus problemas! 

Nuestro sistema hace posible estandarizar operaciones y crea informes con los datos recaudados, ayudando así al personal a identificar qué áreas de la empresa están fallando o necesitan un cambio. 

Mediante nuestro sistema, todo el equipo podrá estar en contacto directo y permanente, enterados de cada proceso y mejorando al máximo el tiempo invertido. Además, las tareas estarán completamente organizadas y esto se reflejará en un  alto rendimiento de la empresa.

También podrás agendar una demo si así lo deseas, en donde aprenderás a programar, asignar y ejecutar auditorías, crear o migrar tus propias checklist personalizadas, crear incidencias, organizar estructuras ¡y muchas cosas más!

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¡Utilice checklists y digale adiós al papel!

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Preguntas frecuentes

Full Audits tiene dos plataformas, la WEB permite al Usuario realizar configuraciones y visualizaciones de mayor complejidad tales como configurar usuarios, organigramas de establecimientos, armar formularios a medida, ejecutar auditorías de escritorio, visualizar reportes y analíticas. La plataforma MÓVIL está separada para poder funcionar OFFLINE, permitiendo que los Usuarios puedan continuar trabajando aún sin contar con señal de Wifi o Datos móviles, para ello la simplificamos un poco más y solamente pueden utilizarse las secciones de Auditorías, Incidencias y Calendario, preparada para realizar un trabajo in situ en el lugar de auditoría o verificación.

Si. Tenemos un canal de Youtube con la explicación de cada una de las secciones de la App y sus posibles usos. https://www.youtube.com/channel/UCKY959rrtOIZQ5jBAxoCJJA

Se utilizan los mismos datos de acceso para ambas plataformas. Para acceder a la plataforma WEB deberás ingresar a www.fullaudits.com y hacer click en «Login», donde cargarás tu usuario y contraseña. Para acceder a la plataforma Móvil deberás descargarla desde el Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fullaudits.app&hl=es_419&gl=US. 

En Full Audits nos tomamos la seguridad y confidencialidad de la información como un tema muy importante. En primer lugar, el Cliente siempre tiene la posibilidad de descargar la información a su ordenador. En caso que requiera información en formato base de datos para poder migrar a otro sistema, el mismo será entregado en un plazo de entre 1 hasta 30 días desde realizada la solicitud en el formato de base de datos utilizado por Full Audits. En caso de que el Cliente no realice una solicitud de información la información se borrará de nuestros servidores en un plazo de 90 días.

Nuestro servicio es Cloud (En la Nube). La información está guardada en Google Cloud (Estados Unidos), reconocida mundialmente por su Calidad y Seguridad en el servicio (Poseen clientes globales como Spotify, Snapchat, HSBC, SonyMusic, Mercado Libre, Almundo, Philips, Coca-Cola, entre otros), Google Cloud posee certificación ISO 27001, entre otras certificaciones que pueden ser verificadas en este enlace: https://cloud.google.com/security/compliance/ 

Hardware recomendado: El sistema podrá ser utilizado a través de: Computadoras (escritorio o laptop): Necesita acceso a internet a través de los siguientes navegadores: Google Chrome (v33 o superior), Mozilla Firefox (v29 o superior), Internet Explorer (v12 o superior) o Safari (v7.1 o superior) Smartphones y Tablets (Android – Versión IOS en desarrollo): Android versión 6.0 o superior. Memoria RAM 2Gb o superior, Procesador 1.4GHz o superior. Pantalla de 4 pulgadas o superior Respaldo y Seguridad: El software Full Audits está respaldado por servidores de la empresa.

Por el momento solo tenemos disponible la versión para Android. Estamos trabajando en la entrega de una nueva versión para iOS lo más pronto posible.

Si. Puede ser utilizado en cualquier dispositivo Android.

Podrás utilizar la APP Mobile ya que funciona OFFLINE. Solo se necesita conexión para subir la auditoría finalizada. Para utilizar la APP WEB si necesitarás conexión a internet ya que funciona en un navegador.

Podrás adjuntar imágenes, tomar fotos y editarlas, grabar videos, adjuntar archivos (PDF, Excel, Word, etc).

Los Formularios o Checklists son plantillas que podrás crear y configurar a medida en la sección «Formularios/Checklists». Las Auditorías se ejecutarán con base a esos formularios pre-cargados.

La plataforma te permitirá crear cuestionarios y formularios a medida, configurando los tipos de respuesta para cada item o pregunta. Podrás cargar cuántos formularios quieras y de todo tipo de Norma que se adapte a nuestro formato de Formularios.

Si. Con el Usuario Super Administrador desde la sección Usuarios podrás armar Equipos y configurar los permisos de accesos, pudiendo restringir o limitar la información que cada Usuario podrá crear, visualizar y/o editar.

Inglés, Español y Portugués.

Tenemos un módulo de Business Intelligence. Podrás analizar datos estadísticos de toda la información que vayas generando en el Sistema, tanto de Auditorías como de Incidencias (No conformidades), filtrando por fechas, usuarios, estados y más. Podrás exportar los Reportes a hojas de cálculo, excel, CVS.

Si. Por medio de la extracción de archivos CSV.

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